01
Chức năng này dùng để làm gì
Mỗi sáng bạn mở trang này để nắm tình hình rồi bấm vào chỗ cần xử lý. Trang gom ba nhóm số liệu (tiền, doanh thu và lợi nhuận, công nợ), danh sách việc cần chú ý, hạn nộp thuế sắp tới, các việc cuối kỳ của tháng, biểu đồ 12 tháng, năm khách hàng nợ nhiều nhất, tám chứng từ mới nhất và tình hình tồn kho.
Trang nằm ở đầu mọi quy trình: số trên đây chỉ đẹp khi các màn phía sau đã ghi sổ đầy đủ, ví dụ chứng từ bán hàng hay thu tiền khách hàng. Từ trang này bạn nhảy sang thông báo để xem đầy đủ các việc tồn, hoặc sang sơ đồ quy trình nghiệp vụ nếu chưa biết bắt đầu từ đâu.
Một điều cần nhớ ngay: mọi con số chỉ gồm chứng từ đã ghi sổ. Chứng từ lưu nháp không có trong trang này, và chứng từ kết chuyển cuối kỳ cũng bị loại để doanh thu, chi phí không bị triệt tiêu về 0.
02
Trước khi bắt đầu
Công ty đã được tạo và chọn chế độ kế toán. Xem tạo công ty và chọn chế độ kế toán.
Đã có số liệu để trang hiện: số dư đầu kỳ và ít nhất một chứng từ đã ghi sổ. Công ty chưa có chứng từ nào thì trang hiện khung Chưa có chứng từ nào với nút Nhập số dư đầu kỳ.
Quyền xem phân hệ báo cáo. Có quyền này bạn thấy đủ số liệu tài chính. Không có thì trang rút gọn, xem mục các trường hợp khác.
Muốn thấy giá vốn, chi phí, lãi lỗ và giá trị tồn kho thì tài khoản phải được phép xem giá vốn. Quyền do chủ sở hữu cấp ở thành viên, phân quyền.
03
Mở màn hình
Vào menu Tổng quan, Tổng quan. Đây cũng là trang hiện ra sau khi đăng nhập. Tiêu đề là Chào kèm tên cuối của bạn, dòng mô tả ghi tên công ty, kỳ đang xem và ngày chốt số dư.
Ba nút trên đầu trang: Xem báo cáo mở danh sách báo cáo, Bàn làm việc mở bàn làm việc tùy biến, Lập chứng từ bán hàng mở thẳng biểu mẫu bán hàng (chỉ hiện khi bạn có quyền lập chứng từ bán).
Dưới tiêu đề là khung chọn kỳ xem. Kỳ xem có bốn lựa chọn: Tháng, Quý, Năm và Tùy chọn. Ba kiểu đầu dùng ô Ngày trong kỳ: chọn một ngày bất kỳ, trang tự lấy tháng, quý hoặc năm chứa ngày đó. Kiểu Tùy chọn đổi hai ô thành Từ ngày và Đến ngày. Chọn xong bấm Xem. Quý và năm tính theo năm tài chính của công ty, nên công ty có năm tài chính lệch năm dương lịch sẽ thấy kỳ lệch theo.
04
Đọc báo cáo
Trang gồm các khối sau. Bảng cho biết từng khối nói gì và lấy số từ đâu.
| Khối hoặc chỉ tiêu | Ý nghĩa | Lấy số từ đâu |
|---|---|---|
| Tiền mặt và tiền gửi | Số tiền đang có đến ngày chốt | Tài khoản 111, 112, 113 |
| Tiền thu vào và Tiền chi ra của kỳ | Tiền vào, ra khỏi quỹ và tài khoản ngân hàng trong kỳ | Bút toán chạm tài khoản tiền một phía; chuyển giữa hai tài khoản tiền không tính |
| Doanh thu của kỳ | Doanh thu cộng thu nhập khác, đã trừ giảm trừ doanh thu | Tài khoản loại 5 và 7 |
| Chi phí của kỳ | Mọi chi phí kể cả giá vốn, chi phí tài chính, chi phí khác | Tài khoản loại 6 và 8 |
| Lãi, lỗ của kỳ | Doanh thu trừ chi phí | Hai dòng trên |
| Phải thu khách hàng | Tổng số các khách còn nợ mình | Tài khoản 131, chỉ cộng khách dư Nợ |
| Phải trả nhà cung cấp | Tổng số mình còn nợ các nhà cung cấp | Tài khoản 331, chỉ cộng nhà cung cấp dư Có |
| Phải thu đã quá hạn | Số tiền khách trễ hạn trả | Hạn nợ trên chứng từ bán; chỉ hiện khi có |
| Cần chú ý | Việc đang tồn, đã lọc theo quyền của bạn | Xem mục dưới |
| Hạn nộp sắp tới | Hạn nộp tờ khai, tiền thuế, bảo hiểm trong 60 ngày tới | Lịch hạn nộp của công ty |
| Việc cuối kỳ tháng | Năm việc cuối tháng đã làm hay chưa | Có chứng từ tự sinh của tháng hay chưa |
Doanh thu và chi phí 12 tháng | Cột doanh thu, chi phí từng tháng | Cùng cách tính ở trên |
| Số dư tiền cuối mỗi tháng | Đường tiền 12 tháng | Số dư tiền đầu kỳ cộng biến động từng tháng |
| Khách hàng nợ nhiều nhất | Năm khách nợ lớn nhất | Cùng nguồn Phải thu khách hàng |
| Chứng từ gần đây | Tám chứng từ mới tạo | Chứng từ vừa lập, kể cả nháp |
| Kho hàng | Giá trị tồn kho, mặt hàng dưới mức tối thiểu | Báo cáo tồn kho đến ngày chốt |
Mỗi chỉ tiêu có số lớn, một viên thuốc phần trăm so với kỳ trước (màu xanh là tốt, đỏ là xấu; chi phí và tiền chi tăng thì tính là xấu) và một đường nhỏ vẽ xu hướng 12 tháng. Kỳ trước không có số thì viên thuốc ghi chưa so được. Bấm vào Doanh thu, Phải thu khách hàng, Phải trả nhà cung cấp và Phải thu đã quá hạn để mở báo cáo chi tiết.
Khối Cần chú ý liệt kê các việc như phải thu quá hạn, phải trả đến hạn trong 7 ngày, mặt hàng dưới mức tồn tối thiểu, lô hết hạn dùng trong 30 ngày, kỳ trả nợ vay trong 15 ngày, khoản chi vượt dự toán, dòng sổ phụ ngân hàng chưa khớp, lệnh chi chờ duyệt, chứng từ chưa ghi sổ, hạn nộp thuế và bảo hiểm trong 14 ngày. Dòng nào bằng 0 thì không hiện. Nhãn đỏ là đã trễ, vàng là sắp đến hạn hoặc cần xử lý. Bấm vào dòng để mở đúng màn xử lý. Chỉ sáu việc đầu hiện sẵn, các việc còn lại nằm sau Xem thêm.
05
Làm từng bước: xem tình hình tháng 10 năm 2026
Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát, năm tài chính trùng năm dương lịch, sáng 16/10/2026 chủ doanh nghiệp muốn biết tháng này đang thế nào so với tháng trước.
Vào Tổng quan, Tổng quan. Kỳ mặc định là Tháng với ngày hôm nay, tức tháng 10/2026.
Đọc nhóm Tiền. Giả sử Tiền mặt và tiền gửi là 420.000.000 đồng, tiền thu vào 610.000.000 đồng, tiền chi ra 480.000.000 đồng.
Đọc nhóm Doanh thu, lợi nhuận. Giả sử doanh thu 500.000.000 đồng, tháng 9 là 400.000.000 đồng thì viên thuốc ghi +25%. Chi phí 380.000.000 đồng thì lãi 120.000.000 đồng.
Đọc nhóm Công nợ. Phải thu 130.000.000 đồng từ ba khách, phải trả 150.000.000 đồng. Có hàng phải thu quá hạn thì hiện thêm một dòng đỏ.
Kéo xuống Cần chú ý. Dòng Phải thu đã quá hạn ghi 2 chứng từ, bấm vào để mở tuổi nợ và gọi khách.
Muốn so với cả quý, chọn Quý ở Kỳ xem, giữ ngày trong kỳ rồi bấm Xem. Dòng mô tả đổi sang quý 4 năm 2026 và các viên thuốc so với quý 3.
Sau bước cuối bạn có bức tranh tháng và quý, cùng danh sách việc cần làm ngay. Số dư tiền và công nợ luôn chốt đến ngày bạn chọn nhưng không quá hôm nay.
06
Các trường hợp khác
Trang hiện khác nhau tùy quyền của bạn và tùy bạn đang xem kỳ nào. Các tình huống dưới đây là những chỗ người mới hay bỡ ngỡ nhất.
Khi bạn không có quyền xem báo cáo
Trang không hiện số liệu tài chính toàn công ty. Bạn chỉ thấy câu chào, các thẻ phân hệ bạn được cấp quyền (mỗi thẻ tối đa sáu lối vào) và khối Cần chú ý lọc theo quyền. Chưa được cấp phân hệ nào thì trang báo Bạn chưa được cấp quyền ở phân hệ nào. Nhờ chủ sở hữu cấp quyền. Nếu bạn vừa bấm vào một trang không được phép, trang này hiện thêm câu Bạn không có quyền xem trang vừa mở.
Khi tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh
Khối Cần chú ý không hiện, vì các việc này tính trên toàn công ty. Thẻ phân hệ chỉ còn những màn đã hỗ trợ lọc chi nhánh.
Khi không được xem giá vốn
Dòng Chi phí, Lãi, lỗ, giá trị tồn kho và cột số tiền của Chứng từ gần đây không hiện, biểu đồ chỉ còn doanh thu. Trang ghi rõ: tài khoản của bạn không được xem giá vốn. Số chi phí không rời máy chủ, nên không thể xem bằng cách khác.
Khi muốn xem hạn nộp thuế
Khối Hạn nộp sắp tới chỉ hiện với người được xem phân hệ Thuế. Mỗi hạn là một ô ngày, tên tờ khai hoặc khoản nộp, kỳ và số ngày còn lại; còn 3 ngày trở xuống tô đỏ, còn 14 ngày trở xuống tô vàng. Bấm Xem lịch để mở lịch đầy đủ.
Về pháp luật: từ 01/7/2026, tờ khai kỳ tháng nộp chậm nhất ngày 20 của tháng sau, kỳ quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, và hạn rơi vào ngày nghỉ thì lùi sang ngày làm việc kế tiếp. Lịch trong KetoanX dời hạn theo ngày nghỉ đã cài sẵn và theo kỳ khai tháng hay quý của công ty; bảng hạn từng kỳ ở bài lịch nộp tờ khai thuế 2026 và cách chọn kỳ ở bài kỳ kê khai thuế GTGT tháng hay quý. Trang chỉ nhắc, không nộp thay: việc nộp làm trên cổng của cơ quan thuế.
Khi muốn theo dõi các việc cuối tháng
Khối Việc cuối kỳ tháng có năm dòng: Trích khấu hao TSCĐ, Phân bổ CCDC, chi phí trả trước, Tính và hạch toán lương, Khấu trừ thuế GTGT, Kết chuyển lãi lỗ. Dòng nào gạch ngang là tháng đó đã có chứng từ tự sinh tương ứng. Bấm vào dòng để mở đúng màn làm việc. Khối này chỉ kiểm có chứng từ hay chưa, không kiểm số tiền có đúng không, và công ty không có tài sản cố định hay không trả lương vẫn thấy dòng chưa xong. Danh sách đầy đủ các việc cuối kỳ ở bài công việc kế toán cuối kỳ.
Khi xem một kỳ trong quá khứ
Chọn Ngày trong kỳ ở tháng cũ. Số dư tiền, công nợ và tồn kho chốt đến cuối kỳ đó, và dòng mô tả ghi rõ ngày. Khối Lãi lỗ lũy kế từ đầu năm tính từ đầu năm tài chính chứa ngày cuối kỳ đang xem (theo tháng bắt đầu năm tài chính của công ty) đến tháng đó, nên xem kỳ năm trước thì số này là lũy kế của năm tài chính ấy. Muốn đối chiếu chi tiết, dùng kết quả kinh doanh.
07
Số liệu lấy từ đâu
Trang không ghi bút toán. Mọi số đọc từ chứng từ đã ghi sổ: doanh thu, chi phí, tiền thu chi lấy từ phát sinh các tài khoản, phải thu và phải trả lấy từ công nợ theo hóa đơn và sổ chi tiết 131, 331, tồn kho lấy từ báo cáo tồn kho. Việc sửa một chứng từ làm số trên trang đổi ngay.
Doanh thu ở đây là doanh thu cộng thu nhập khác, và chi phí gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp (tài khoản loại 8). Vì thế Lãi, lỗ là lãi sau các khoản đã hạch toán, không bằng lợi nhuận trước thuế trên báo cáo chính thức nếu công ty đã hạch toán thuế thu nhập. Báo cáo chuẩn là kết quả kinh doanh, còn bảng cân đối kế toán cho số dư tại ngày. Cách theo dõi phải thu và tuổi nợ ở bài theo dõi tuổi nợ phải thu.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Trang này không có biểu mẫu nên ít báo lỗi. Các tình huống dễ nhầm:
Chưa có chứng từ nào: công ty mới tạo. Nhập số dư đầu kỳ hoặc lập chứng từ đầu tiên rồi ghi sổ.
Doanh thu bằng 0 dù đã lập hóa đơn: hóa đơn nội bộ không tự ghi doanh thu, doanh thu đến từ chứng từ bán hàng đã ghi sổ. Kiểm tra khối Cần chú ý, dòng Chứng từ chưa ghi sổ.
Bạn không có quyền xem trang vừa mở: bạn bấm vào một lối mà quyền không cho. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.
Số tiền không khớp với sổ quỹ: trang gộp tiền mặt, tiền gửi và tiền đang chuyển (111, 112, 113). Mở cân đối phát sinh để đối chiếu từng tài khoản.
Dòng Khách hàng nợ nhiều nhất trống: không khách nào dư Nợ, hoặc phải thu đã được đối trừ hết.
09
Hỏi đáp
Những câu người mới hay hỏi khi mở trang lần đầu.
Vì sao tôi vừa lập chứng từ mà số trên trang không đổi?
Chứng từ lưu nháp (chưa ghi sổ) không được tính. Mở chứng từ và bấm ghi sổ. Chứng từ nháp vẫn hiện ở Chứng từ gần đây nhưng không vào các chỉ tiêu.
Tôi chọn kỳ tháng trước nhưng số tiền vẫn khác số cuối tháng đó?
Không khác. Nếu thấy khác, kiểm tra xem có chứng từ ghi sổ lùi ngày sau lần xem trước. Khóa sổ kỳ để số cố định, xem khóa sổ kế toán.
Trang này có thay được báo cáo tài chính không?
Không. Đây là bảng nhìn nhanh, không có số đầu năm, thuyết minh hay chữ ký. Báo cáo nộp cho cơ quan thuế và ngân hàng lập ở bảng cân đối kế toán và kết quả kinh doanh.
Có đổi được các khối hiện trên trang không?
Trang này cố định. Muốn tự chọn biểu đồ và chỉ tiêu, dùng nút Bàn làm việc.
Người không phải kế toán có dùng trang này được không?
Được. Chủ doanh nghiệp thường chỉ cần đọc ba nhóm số đầu và khối Cần chú ý. Đọc đến đâu cần chi tiết thì bấm vào số để xuống báo cáo.
Hướng dẫn khác trong nhóm Tổng quan
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.