Cách đọc sơ đồ quy trình nghiệp vụ trên KetoanX

Chức năng này dùng để làm gì

Trang không nhập liệu, không có số liệu. Nó cho bạn thấy trình tự công việc kế toán của từng mảng: mua hàng, bán hàng, kho, quỹ và ngân hàng, vay, tiền lương, tài sản và công cụ dụng cụ, thuế và cuối kỳ. Dưới mỗi bước có một câu nói bước ấy làm gì, và một số bước có nhánh phụ cho tình huống hay gặp (trả lại hàng, thu nợ theo đợt).

Trang Sơ đồ quy trình nghiệp vụ với thanh chọn phân hệ viền vàng — Sơ đồ quy trình nghiệp vụ: mỗi mảng là một khung gồm các ô đánh số theo thứ tự công việc.

Trang đứng trước mọi chức năng khác. Dùng nó để tìm màn cần mở, rồi đọc bài hướng dẫn của màn ấy. Cách đọc số liệu sau khi làm xong ở trang Tổng quan.

Trước khi bắt đầu

Thanh chọn phân hệ trên trang sơ đồ — Trang chỉ hiện sơ đồ của phân hệ bạn được xem; có từ hai phân hệ thì hiện thanh chọn.

Chỉ cần đăng nhập và chọn công ty.
Trang chỉ hiện sơ đồ của phân hệ bạn được xem. Chưa được cấp phân hệ nào thì thấy khung Chưa có phân hệ nào được xem với dòng gợi ý nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền. Quyền cấp ở thành viên, phân quyền.
Bấm vào bước mà bạn không đủ quyền ở màn đích thì màn đích sẽ từ chối. Sơ đồ chỉ lọc theo phân hệ, không lọc theo từng quyền thêm, sửa.

Mở màn hình

Vào menu Tổng quan, Sơ đồ quy trình nghiệp vụ. Đầu trang có dòng mô tả: các bước thường làm của từng phân hệ theo thứ tự, bấm vào một bước để mở đúng màn hình, nhánh phụ nằm dưới bước chính.

Menu bên trái, mục Sơ đồ quy trình nghiệp vụ viền vàng — Menu bên trái: Tổng quan, rồi Sơ đồ quy trình nghiệp vụ.

Khi bạn được xem từ hai phân hệ trở lên, bên dưới có thanh chọn: Tất cả và một nút cho mỗi sơ đồ (Mua hàng, Bán hàng, Kho, Quỹ, ngân hàng, Vay, Tiền lương, Tài sản cố định, CCDC, Thuế và cuối kỳ). Bấm một nút thì chỉ còn sơ đồ ấy; địa chỉ trang đổi theo, nên bạn lưu được đường dẫn tới một sơ đồ. Chỉ được xem một phân hệ thì không có thanh chọn.

Đọc báo cáo

Mỗi sơ đồ là một khung có tên, một câu giới thiệu và hàng ô đánh số. Mỗi ô gồm số bước, tên bước (bấm được), một câu mô tả, và nếu có thì các nhánh phụ ở cuối ô, cách bằng một đường kẻ. Mũi tên giữa hai ô chỉ thứ tự.

Sơ đồ Nghiệp vụ bán hàng gồm các ô đánh số, mỗi ô có tên bước và mô tả — Mỗi ô gồm số bước, tên bước bấm được, một câu mô tả và các nhánh phụ ở cuối ô.

Sơ đồ	Các bước chính, theo thứ tự
Nghiệp vụ mua hàng	Đơn mua hàng, Chứng từ mua hàng, Hóa đơn đầu vào, Trả tiền nhà cung cấp, Công nợ phải trả
Nghiệp vụ bán hàng	Báo giá, Đơn đặt hàng, Chứng từ bán hàng, Hóa đơn, Thu tiền khách hàng, Công nợ phải thu
Nghiệp vụ kho	Nhập kho, xuất kho, Chuyển kho, Kiểm kê kho, Tính giá xuất kho, Tổng hợp nhập xuất tồn
Nghiệp vụ quỹ, ngân hàng	Thu, chi, Duyệt lệnh chi, Đối chiếu ngân hàng, Kiểm kê quỹ, Sổ quỹ, sổ tiền gửi
Nghiệp vụ vay	Khế ước vay, Nhận giải ngân, Trả nợ gốc, lãi, Đánh giá lại vay ngoại tệ, Tổng hợp tình hình vay
Nghiệp vụ tiền lương	Hồ sơ nhân viên, Chấm công, Bảng lương, Trả lương, Thuế TNCN, bảo hiểm
Nghiệp vụ tài sản cố định, CCDC	Ghi tăng tài sản, Tài sản cố định, Khấu hao, phân bổ, Kiểm kê tài sản, Sổ tài sản
Thuế và cuối kỳ	Kiểm tra sổ sách, Thuế GTGT, Cuối kỳ, Khóa sổ, Báo cáo tài chính, Tờ khai thuế

Nhánh phụ hay dùng: ở bán hàng, Hàng bán trả lại nằm dưới Chứng từ bán hàng và Đợt thu nợ nằm dưới Thu tiền khách hàng; ở mua hàng, Trả lại hàng mua và Phân bổ chi phí mua nằm dưới Chứng từ mua hàng; ở thuế, Đối chiếu sổ và tờ khai nằm dưới Thuế GTGT và Bộ hồ sơ BCTC dưới Báo cáo tài chính.

Làm từng bước: đi hết một vòng bán hàng

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát bán 20 bộ ấm chén cho Công ty TNHH An Phú, giá 400.000 đồng một bộ chưa thuế, thuế suất 8%, và muốn biết nên làm gì theo thứ tự nào.

Sơ đồ bán hàng, ô Chứng từ bán hàng viền vàng — Chọn Bán hàng trên thanh chọn rồi bấm ô Chứng từ bán hàng để lập chứng từ.

Vào Tổng quan, Sơ đồ quy trình nghiệp vụ. Nếu thấy nhiều sơ đồ, bấm nút Bán hàng trên thanh chọn.
Đọc sơ đồ từ ô 1. Ô Báo giá (gửi giá cho khách) và Đơn đặt hàng (giữ hàng, theo dõi số đã giao) là bước tùy chọn: bán lẻ, bán ngay thì bỏ qua.
Bấm vào ô Chứng từ bán hàng để mở màn lập chứng từ. Lập chứng từ 20 bộ, cộng tiền hàng 8.000.000 đồng, thuế 640.000 đồng, tổng 8.640.000 đồng. Cách lập ở bài chứng từ bán hàng.
Quay lại sơ đồ, bấm Hóa đơn để lập hoặc nhập hóa đơn của lần bán này.
Bấm Thu tiền khách hàng khi An Phú trả tiền. Khách trả nhiều đợt thì dùng nhánh phụ Đợt thu nợ.
Cuối cùng bấm Công nợ phải thu để xem khách nào còn nợ, quá hạn bao lâu.

Sau bước cuối bạn đã đi qua đủ sáu màn của vòng bán hàng theo đúng thứ tự, và biết mỗi màn sinh ra dữ liệu gì cho màn sau.

Các trường hợp khác

Sơ đồ dùng được theo nhiều cách tùy bạn đang ở giai đoạn nào của công ty.

Sơ đồ Thuế và cuối kỳ với các bước theo thứ tự — Sơ đồ Thuế và cuối kỳ: thứ tự các bước từ kiểm tra sổ sách tới lập tờ khai.

Khi bạn mới dùng KetoanX và chưa biết bắt đầu từ đâu

Sơ đồ chỉ nói các bước nghiệp vụ, chưa nói chuẩn bị. Trước khi đi theo sơ đồ nào, tạo công ty ở tạo công ty và chọn chế độ kế toán, nhập số dư đầu kỳ và khai danh mục khách hàng, mặt hàng. Hệ thống tài khoản và chế độ kế toán chi phối cách ghi sổ; xem bài chế độ kế toán doanh nghiệp 2026.

Khi cần làm cuối kỳ

Mở sơ đồ Thuế và cuối kỳ. Thứ tự: kiểm tra sổ sách, khấu trừ thuế GTGT, kết chuyển lãi lỗ, khóa sổ, lập báo cáo tài chính, lập tờ khai. Nên khóa sổ sau khi đã đối chiếu và trước khi lập báo cáo để số không đổi giữa chừng. Về pháp luật: báo cáo tài chính năm nộp chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, tờ khai GTGT kỳ tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau (từ 01/7/2026). Xem công việc kế toán cuối kỳ và lịch nộp tờ khai thuế 2026.

Khi công ty không đi hết các bước

Sơ đồ là trình tự điển hình, không bắt buộc. Công ty bán lẻ thu tiền ngay không cần Báo giá và Đơn đặt hàng. Công ty dịch vụ không có kho thì bỏ sơ đồ Kho. Phần mềm không chặn bạn đi nhảy bước.

Khi sơ đồ không có phân hệ bạn cần

Sơ đồ chỉ có tám mảng kể trên. Hợp đồng, ngân sách, giá thành, báo cáo quản trị và thiết lập không có sơ đồ; tìm chúng ở menu bên trái.

Số liệu lấy từ đâu

Trang không đọc và không ghi dữ liệu kế toán. Các bước và liên kết là danh sách cố định có sẵn trong phần mềm, lọc theo phân hệ bạn được xem. Việc bấm vào một bước chỉ chuyển trang.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Chưa có phân hệ nào được xem: tài khoản chưa được cấp quyền xem phân hệ. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp.

Sơ đồ vay, hai bước Nhận giải ngân và Trả nợ gốc, lãi mở cùng một trang khế ước — Hai bước Nhận giải ngân và Trả nợ gốc, lãi của sơ đồ vay cùng mở trang khế ước vay.

Bấm một bước, trang đích báo Bạn không có quyền xem trang vừa mở: sơ đồ chỉ lọc theo phân hệ, còn màn đích có thể đòi quyền riêng. Nhờ cấp thêm quyền.

Không thấy thanh chọn phân hệ: bạn chỉ được xem một phân hệ nên không cần.

Bước Nhận giải ngân và Trả nợ gốc, lãi của sơ đồ vay đều mở cùng một trang khế ước vay: đó không phải lỗi, hai việc làm ngay trong từng khế ước.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi.

Sơ đồ bán hàng, ô Chứng từ bán hàng và Hóa đơn — Thứ tự trong sơ đồ không bắt buộc, nhưng bước sau thường dùng dữ liệu của bước trước.

Tôi phải làm đúng thứ tự trong sơ đồ không?

Không bắt buộc, nhưng bước sau thường dùng dữ liệu của bước trước. Ví dụ không có chứng từ bán thì chưa có gì để lập hóa đơn hay thu tiền theo hóa đơn.

Sơ đồ có đổi theo chế độ kế toán Thông tư 99 hay 133 không?

Không. Các bước giống nhau; chỉ tài khoản và mẫu báo cáo ở từng màn thay đổi theo chế độ.

Vì sao sơ đồ bán hàng có Hóa đơn sau Chứng từ bán hàng, trong khi luật nói hóa đơn lập khi giao hàng?

Sơ đồ chỉ sắp theo cách làm thông thường trên phần mềm. Thời điểm lập hóa đơn do luật quy định, xem thời điểm lập hóa đơn; bạn cũng có thể lập hóa đơn ngay trong lúc lập chứng từ bán.

Tôi bấm nhầm bước, có hỏng gì không?

Không. Bấm vào bước chỉ mở màn hình. Dữ liệu chỉ thay đổi khi bạn cất chứng từ ở màn đó.

Hướng dẫn khác trong nhóm Tổng quan

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ: cách dùng trên KetoanX