Trích trước lãi vay: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/loans/accrue

Bạn làm được trên màn này: chọn ngày cuối kỳ, xem lãi từng khế ước đã phát sinh, đã trích và còn phải trích, rồi lập chứng từ cho tất cả cùng lúc. Nó đứng sau việc ghi giải ngân và trả nợ ở vay và lịch trả nợ, và là một bước trong cuối kỳ. Với khoản vay ngoại tệ, sau bước này còn có đánh giá lại vay ngoại tệ. Lý do ghi và nguyên tắc nằm ở bài kiến thức lãi vay được vốn hóa và trích trước lãi vay và tài khoản 335 chi phí phải trả. Cả hai đều theo Thông tư 99 (áp dụng từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026); công ty Thông tư 133 làm giống vì dùng cùng tài khoản 335 và 635.

ketoanx.com/loans/accrue

1. 1

   Khế ước vay đã khai và đã giải ngân bằng đồng, xem vay và lịch trả nợ. Khế ước ngoại tệ không được tính ở màn này.

2. 2

   Các lần trả lãi trước đó đã ghi sổ, vì lãi dồn tính từ lần trả lãi gần nhất. Quên ghi một lần trả lãi thì số trích sẽ thừa.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có sẵn 335 và tài khoản chi phí lãi của khế ước (mặc định 635), xem hệ thống tài khoản.

4. 4

   Quyền thêm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng. Người chỉ xem thấy bảng nhưng không có nút lập chứng từ.

5. 5

   Kỳ chưa khóa sổ, xem khóa sổ kế toán.

6. 6

   Nếu lãi của khoản vay thuộc loại được vốn hóa vào tài sản dở dang, đổi ô TK chi phí lãi của khế ước sang 241 hoặc 627 trước khi trích. Điều kiện vốn hóa xem bài kiến thức đã nêu.

ketoanx.com/loans/accrue

Dưới tiêu đề là ô Ngày trích với nút Tính lại. Rồi đến khung "Lãi vay đến hết ngày" kèm ngày bạn chọn, chứa bảng từng khế ước, dòng Cộng, và nút lập chứng từ ở cuối khung.

ketoanx.com/loans/accrue

Các lý do ở Ghi chú: "Đã trích trước tại ngày này" (đã bấm lập chứng từ cho đúng ngày này); "Có chứng từ trả nợ chưa ghi sổ" (lần trả nợ có lệnh chi đang chờ duyệt, duyệt hoặc xóa chứng từ rồi mới trích); và, với khế ước ngoại tệ, câu báo phần mềm chưa trích trước lãi vay ngoại tệ kèm cách tự lập chứng từ theo tỷ giá cuối kỳ. Khế ước đã tất toán hoặc không còn dư nợ gốc tại ngày trích thì không có dòng.

Khi trích đủ mọi tháng của kỳ trả lãi

Giả sử bạn trích thêm cả cuối tháng 01/2027 (31/01/2027): lãi phát sinh từ 01/11/2026 là 18.000.000 đồng, trừ 12.000.000 đã trích, nên Trích kỳ này là 6.000.000. Với cơ sở Lãi năm chia 12 tháng, mỗi tháng trọn là đúng một tháng lãi như lịch trả nợ, dù tháng có 28, 30 hay 31 ngày, nên tổng đã trích 18.000.000 đồng khớp số lãi ngân hàng thu. Ngày 01/02/2027 trả lãi, chứng từ ghi Nợ 335 18.000.000, Có 112 18.000.000, không có dòng 635. Nếu ngân hàng chỉ thu 17.900.000 đồng, chứng từ trả lãi dùng hết 18.000.000 đã trích: Nợ 335 17.900.000, Có 112 17.900.000, và hoàn nhập phần thừa Nợ 335 100.000, Có 635 100.000, để 335 của khế ước về 0. Bài tài khoản 335 chi phí phải trả nói số chênh giữa số trích và số thực tế được điều chỉnh vào chi phí. Khế ước chọn Số ngày thực tế trên 365 thì lãi tính theo số ngày thực tế của từng tháng.

Khi vừa trả lãi trước ngày trích

Nếu ngày 01/02/2027 công ty đã trả lãi và ghi sổ, rồi bạn trích ngày 28/02/2027, Tính từ ngày sẽ là 01/02/2027 và chỉ tính lãi của tháng 02. Số tiền trích trước trước ngày trả lãi không bị tính lại.

Khi trích đúng ngày hai lần

Lần thứ hai ở cùng ngày dòng khế ước hiện "Đã trích trước tại ngày này" và không lập thêm. Muốn làm lại, xóa chứng từ trích trước ở thu, chi, chứng từ khác; sự kiện trích trước mất theo chứng từ, bảng tính lại như chưa trích.

Khi lãi được vốn hóa vào công trình

Ví dụ khoản vay riêng để xây nhà xưởng 14 tháng. Vào Sửa khế ước ở màn vay, đổi ô TK chi phí lãi thành 241, lưu rồi mới quay lại trích. Cột TK chi phí lãi hiện 241 và chứng từ ghi Nợ 241, Có 335. Phần mềm không tự phân bổ một phần lãi vốn hóa, một phần chi phí, và không trừ thu nhập lãi tiền gửi chưa dùng của khoản vay riêng như bài lãi vay được vốn hóa mô tả (ví dụ 45.000.000 trừ 6.000.000 còn 39.000.000). Muốn vốn hóa một phần, bạn lập chứng từ nghiệp vụ khác tay cho phần đó. Đổi tài khoản chỉ có tác dụng cho các lần ghi sau, không chuyển lại những khoản đã ghi vào 635.

Khi khoản vay bằng ngoại tệ

Đầu trang hiện cảnh báo Khoản vay ngoại tệ chưa được trích trước tự động kèm số khế ước, và dòng của khế ước ghi chú cách tự lập. Bạn lập chứng từ ở lập chứng từ nghiệp vụ khác: Nợ 635, Có 335 theo tỷ giá cuối kỳ. Khi trả lãi ở màn vay, nhập số đã trích tay vào ô Trong đó đã trích trước bằng chứng từ khác (Nợ 335): phần mềm ghi Nợ 335 cho phần đó, chỉ phần còn lại vào chi phí, nên chi phí lãi không bị ghi hai lần. Cùng cách ấy cho khoản vay đồng mà bạn đã trích tay: màn này đếm các chứng từ lập tay Nợ chi phí lãi, Có 335 từ đầu năm không gắn khế ước nào và cảnh báo ở đầu trang, kèm số chứng từ và tổng tiền, để bạn không trích lại cho cùng kỳ.

Khi có lãi dồn từ khế ước đầu kỳ

Khoản vay mang sang từ năm trước có lãi dồn đã khai ở khế ước vay đầu kỳ thì phần lãi dồn đó đã nằm trên 335. Khi trả lãi, phần mềm dùng lãi dồn cũ cộng các lần trích ở màn này, trừ đi phần đã dùng.

Khi hợp đồng ghi lãi thả nổi

Đổi lãi suất ở màn vay (mục Đổi lãi suất). Màn này tính lãi từng đoạn theo lãi suất có hiệu lực của từng khoảng ngày, nên không cần làm gì thêm.

ketoanx.com/loans/accrue

Khi bạn bấm nút, mỗi khế ước một chứng từ loại VAY, một dòng: Nợ tài khoản chi phí lãi của khế ước (thường 635), Có 335, số tiền là Trích kỳ này. Phần mềm cũng ghi một sự kiện trích trước cho khế ước để lần trả lãi sau biết dùng 335 trước. Để kiểm lại, xem bảng Sự kiện đã ghi sổ ở màn vay, sổ chi tiết của 335, hoặc báo cáo tổng hợp tình hình vay. Chi phí lãi đã trích vào kết quả kinh doanh của tháng; số dư 335 là chi phí phải trả trên bảng cân đối.

Hai điều phần mềm làm khác bạn có thể tưởng. Thứ nhất, nó chỉ trích khi bạn bấm: nếu quên thì tháng đó không có chi phí lãi, và màn Cuối kỳ sẽ nhắc bước này. Thứ hai, phần trích thừa không hoàn nhập ở màn này mà ở lần trả lãi: chứng từ trả lãi dùng hết số đã trích đến ngày trả, lãi thực trả lớn hơn thì phần thiếu ghi Nợ 635, nhỏ hơn thì phần thừa ghi Nợ 335, Có TK chi phí lãi.

Về thuế: tiền lãi vay trả cho ngân hàng qua tài khoản nên thỏa điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Lãi vay ngoài tổ chức tín dụng bị khống chế 20% một năm và lãi vay bên liên kết có trần riêng, nói ở bài chi phí bị khống chế mức được trừ. Phần mềm không tính các trần này; bạn điều chỉnh khi quyết toán thuế TNDN.

ketoanx.com/loans/accrue

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản: thiếu 635 hoặc tài khoản chi phí lãi bạn đã gõ ở khế ước. Thêm hoặc sửa lại khế ước. Nếu báo Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp, chọn tài khoản con.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày trích nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa, hoặc xin mở khóa.

Không có lãi vay nào cần trích trước tại ngày này: tất cả khế ước đã trích đủ, chưa phát sinh lãi, hoặc bị bỏ qua. Xem cột Ghi chú.

Không có khế ước vay nào còn dư nợ: chưa khai khế ước hoặc chưa ghi giải ngân. Quay lại vay và lịch trả nợ.

Trích kỳ này bằng 0 dù mới qua một tháng: lần trước đã trích vượt hoặc bạn đã ghi lãi trả trong tháng. Kiểm cột Tính từ ngày và Đã trích trước.

Ghi chú Có chứng từ trả nợ chưa ghi sổ: khế ước có lần trả nợ mà lệnh chi đang chờ duyệt, phần mềm chưa biết lần trả lãi đó có được ghi sổ không nên chưa trích. Duyệt lệnh chi ở duyệt lệnh chi hoặc xóa chứng từ rồi tính lại.