Tổng hợp tình hình vay: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/loans

Báo cáo không tự ghi gì vào sổ. Nó đọc lại những gì bạn đã làm ở màn vay và lịch trả nợ: khai khế ước, giải ngân, trả nợ, tất toán. Sau khi xem xong, bạn đối chiếu tổng dư nợ với số dư Có tài khoản vay trên cân đối phát sinh, rồi chuyển sang lập bảng cân đối kế toán, nơi khoản vay được tách ngắn hạn, dài hạn.

Cách ghi tài khoản vay (341, 343) có ở bài vay ghi tài khoản 341, trái phiếu ghi tài khoản 343. Sổ S34-DN là một trong mười sổ về vay, vốn và đầu tư, xem bài sổ chi tiết tiền vay, vốn góp, cổ phiếu và khoản đầu tư.

ketoanx.com/reports/loans

1. 1

   Khế ước đã khai ở vay và lịch trả nợ. Khoản vay có từ trước khi dùng KetoanX thì khai ở khế ước vay đầu kỳ.

2. 2

   Giải ngân và trả nợ của kỳ đã làm xong. Bảng đọc từ các lần giải ngân, trả nợ đã lưu ở màn vay; khoản chưa nhập thì chưa có trong bảng.

3. 3

   Lãi vay chưa đến kỳ trả đã được trích trước nếu bạn muốn sổ cái và chi phí của kỳ đúng. Việc này không đổi số trên báo cáo vay, vì báo cáo chỉ đếm lãi đã trả.

4. 4

   Khoản vay ngoại tệ đã đánh giá lại tới cuối kỳ.

5. 5

   Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng. Nút Xuất Excel cần thêm quyền xuất Excel ở phân hệ Quỹ, ngân hàng hoặc Báo cáo.

ketoanx.com/reports/loans

Thanh chọn kỳ gồm Từ ngày (mặc định 01/01 của năm hiện tại), Đến ngày (mặc định hôm nay) và nút Xem. Dưới tiêu đề có một dòng mô tả ghi lại khoảng ngày đang xem.

ketoanx.com/reports/loans

Cột Trả lãi chỉ cộng lãi đã trả bằng tiền hoặc bù bằng khoản đã trích trước (Nợ 335). Lãi trích trước chưa trả không nằm ở cột này.

Sổ chi tiết tiền vay

Sổ chi tiết mở bằng liên kết Sổ chi tiết. Phía trên có ô chọn Khế ước (hiện mã khế ước và bên cho vay), Từ ngày, Đến ngày và nút Xem.

Dòng đầu là Số dư đầu kỳ, cuối sổ là Cộng số phát sinh và Số dư cuối kỳ. Mẫu S34-DN của Thông tư 99 chỉ có hai cột tiền, một cho tiền trả nợ vay (Nợ) và một cho tiền vay (Có). Hai cột Dư nợ gốc và Lãi đã trả là phần KetoanX thêm để tiện đối chiếu, nên khi cần in sát mẫu, dùng mục Cột hiện khi in trong Tùy chọn in để bỏ chúng.

ketoanx.com/reports/loans

Khi khế ước vay bằng ngoại tệ

Bảng thêm cột Chênh lệch tỷ giá ngay khi trong kỳ có đánh giá lại dư nợ vay. Số dư nợ ở đây là giá trị ghi sổ bằng đồng, nên Dư nợ cuối kỳ = đầu kỳ + giải ngân - trả gốc + chênh lệch tỷ giá. Lần đánh giá lại hiện ở sổ chi tiết bằng dòng Đánh giá lại tỷ giá. Theo Thông tư 99, lãi hoặc lỗ đánh giá lại ghi thẳng 515 hoặc 635; theo Thông tư 133 đi qua 413 rồi kết chuyển số thuần, xem bài tỷ giá trong kế toán. Cách đánh giá lại ở bài đánh giá lại vay ngoại tệ và ngoại tệ.

Lưu ý: tệp Xuất Excel của bảng tổng hợp không có cột chênh lệch tỷ giá, và tệp của sổ chi tiết ghi dòng đánh giá lại là Trả nợ. Với khoản vay ngoại tệ, đối chiếu theo số trên màn hình hoặc bản in.

Khi khế ước đã tất toán trong kỳ

Dòng vẫn hiện kèm nhãn Đã tất toán, Dư nợ cuối kỳ bằng 0. Sau kỳ đó, nếu khế ước không còn dư nợ và không có phát sinh thì dòng không hiện nữa.

Khi vay từ trước khi dùng KetoanX

Khế ước đầu kỳ là một khế ước như các khế ước khác, mang dư nợ đã khai. Nếu ngày số dư đầu kỳ nằm trong khoảng bạn xem, dư nợ ấy hiện ở cột Giải ngân chứ không phải Dư nợ đầu kỳ. Xem khế ước vay đầu kỳ.

Khi tổng dư nợ khác số dư tài khoản 3411

Hai nguyên nhân hay gặp: chi phí đi vay ngoài lãi (phí thu xếp, thẩm định) đã ghi Nợ 3411 bằng chứng từ khác, nên số dư sổ cái thấp hơn dư nợ khế ước đúng bằng phần chưa phân bổ; hoặc có chứng từ vay ghi tay vào 3411 mà không đi qua màn vay. Chi phí đi vay ngoài lãi và cách vốn hóa lãi vay có ở bài lãi vay vốn hóa và trích trước lãi vay.

Khi vay của cá nhân hoặc công ty khác

Khoản vay này cũng khai thành khế ước và hiện trong bảng như vay ngân hàng. Điều kiện hồ sơ, thuế thu nhập cá nhân trên lãi và mức lãi vay được trừ khi tính thuế (không quá 20% một năm với bên cho vay không phải tổ chức tín dụng) ở bài vay tiền của cá nhân, công ty khác. Báo cáo này không kiểm mức lãi đó.

ketoanx.com/reports/loans

Hai điểm cần biết. Một, báo cáo và sổ S34 chỉ tính chứng từ vay đã ghi sổ: lần trả nợ có chứng từ chi tiền đang chờ ở duyệt lệnh chi chưa làm giảm dư nợ, nên dư nợ trên báo cáo khớp sổ cái cả trong lúc chờ duyệt. Duyệt xong thì lần trả nợ vào báo cáo; tất toán chờ duyệt thì khế ước chỉ mang nhãn Đã tất toán sau khi lệnh chi được duyệt và ghi sổ. Hai, chứng từ bị xóa (hoặc bị từ chối duyệt rồi xóa) thì lần giải ngân hoặc trả nợ đi kèm cũng mất khỏi báo cáo.

Mở sổ chi tiết thấy Chưa có khế ước vay: công ty chưa khai khế ước nào. Khai ở vay và lịch trả nợ.

Sổ chi tiết ghi Không có phát sinh trong kỳ.: khế ước đó không có giải ngân hay trả nợ trong khoảng ngày; số dư đầu kỳ và cuối kỳ vẫn đúng.

Dư nợ cuối kỳ không khớp 3411: xem mục trên về chi phí đi vay và chứng từ ghi tay.

Mở trang từ 0 đến 7 giờ sáng giờ Việt Nam thì Đến ngày mặc định là ngày hôm trước, vì ngày mặc định tính theo giờ quốc tế. Chọn lại ngày cho chắc.