Đối chiếu công nợ, tạm ứng trên KetoanX: lập và in biên bản

ketoanx.com/advances/confirmation

Biên bản nằm cuối chuỗi làm việc với tạm ứng: lập giấy đề nghị tạm ứng, chi tiền, theo dõi ở theo dõi tạm ứng, rồi quyết toán tạm ứng. Đối chiếu thường làm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, trước khi chốt số, như biên bản đối chiếu công nợ với khách và nhà cung cấp.

Theo bài tài khoản 141 tạm ứng: giao tiền ghi Nợ 141, quyết toán hoặc hoàn trả ghi Có 141, số dư Nợ là khoản chưa quyết toán. Tài khoản 141 chỉ dành cho người lao động của doanh nghiệp. Thông tư 99, áp dụng từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026, không đặt sẵn điều kiện tạm ứng mà để doanh nghiệp tự ban hành quy chế; Thông tư 133 cũ có quy định chặt hơn như phải thanh toán dứt điểm kỳ trước mới được ứng tiếp. Biên bản đối chiếu không phải mẫu bắt buộc của Thông tư 99 hay 133, công ty tự soạn, nên mẫu của KetoanX là một cách trình bày.

ketoanx.com/advances/confirmation

1. 1

   Người nhận tạm ứng được khai là nhân viên trong khách hàng, nhà cung cấp, đánh dấu ô Nhân viên. Danh sách chọn chỉ gồm những người có dấu này.

2. 2

   Chứng từ tạm ứng (Nợ 141) và quyết toán, hoàn ứng (Có 141) đã ghi sổ và gắn đúng tên nhân viên trên dòng hạch toán. Dòng 141 không gắn nhân viên không vào biên bản.

3. 3

   Tên kế toán trưởng, giám đốc và địa chỉ công ty đã khai ở thông tin thuế, người ký; chưa khai thì biên bản để dấu chấm cho bạn viết tay.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng. Người bị giới hạn theo chi nhánh không mở được màn.

ketoanx.com/advances/confirmation

Thanh chọn gồm Nhân viên (bắt buộc, mặc định Chọn nhân viên), Từ ngày (mặc định 01/01 của năm chứa Đến ngày), Đến ngày (mặc định hôm nay) và Xem. Chưa chọn nhân viên thì trang hiện Chọn nhân viên nhận tạm ứng kèm gợi ý danh sách gồm đối tượng được đánh dấu là nhân viên.

ketoanx.com/advances/confirmation

Dòng Số dư đầu kỳ ghi số còn tạm ứng trước Từ ngày (số dư đầu kỳ nhập tay cộng phát sinh trước). Dòng Cộng phát sinh ở cuối cộng hai cột phát sinh, còn ô cuối cùng của dòng đó là số dư cuối kỳ chứ không phải một tổng.

Câu kết luận có ba dạng. Số dư dương: bên B còn phải thanh toán cho bên A số tiền ghi bằng số và bằng chữ. Số dư âm: bên A còn phải chi thêm cho bên B. Bằng 0: hai bên không còn công nợ tạm ứng. Biên bản mở đầu bằng "Hôm nay, ngày … tháng … năm …" lấy theo Đến ngày, không phải ngày bạn in. Ba chỗ ký: "Người nhận tạm ứng", "Kế toán trưởng", "Giám đốc".

ketoanx.com/advances/confirmation

Khi nhân viên đã chi vượt số ứng

Khi chi thực tế được duyệt vượt số đã ứng mà công ty chưa chi bù, số dư 141 âm. Biên bản khi đó kết luận bên A còn phải chi thêm cho bên B và ghi số tiền bằng chữ. Chi bù xong thì số dư về 0.

Khi ứng không hết và trừ vào lương

Theo bài tài khoản 141, tiền ứng thừa có thể nộp lại quỹ (Nợ 111 hoặc 112, Có 141) hoặc trừ vào lương (Nợ 334, Có 141) theo quy chế. Cả hai làm giảm số dư 141 và hiện ở cột Đã quyết toán, hoàn ứng.

Khi đối chiếu cuối năm

Đặt Từ ngày 01/01 và Đến ngày 31/12. Số dư cuối kỳ là số tạm ứng chưa quyết toán trên bảng cân đối kế toán. Soát các khoản nhiều tháng chưa quyết toán trước khi khóa sổ, xem khóa sổ kế toán. Khoản tạm ứng đã chi tiêu cần có chứng từ hợp lệ: khoản mua từ 5 triệu đồng đã gồm thuế muốn được khấu trừ thuế GTGT phải thanh toán không dùng tiền mặt, tạm ứng tiền mặt để mua hóa đơn lớn dễ mất quyền khấu trừ, xem thanh toán không dùng tiền mặt.

Khi nhân viên không ký

Biên bản không phải điều kiện để khoản tạm ứng tồn tại; căn cứ là chứng từ chi và quy chế. Giữ bản đã gửi và thời điểm gửi, như bài đối chiếu công nợ nói với khách hàng.

Khi chỉ cần xem tuổi nợ

Dùng theo dõi tạm ứng: màn đó cho số dư và tuổi nợ của mọi nhân viên cùng lúc.

ketoanx.com/advances/confirmation

Kiểm lại: số cuối của mọi nhân viên cộng lại bằng số dư tài khoản 141 trên cân đối phát sinh. Biên bản chỉ tính bằng đồng, không có nguyên tệ.

ketoanx.com/advances/confirmation

Bảng toàn số 0 dù có tạm ứng: dòng 141 trên chứng từ chưa gắn nhân viên. Mở chứng từ, chọn đối tượng cho dòng 141.

Số dư khác màn theo dõi tạm ứng: hai màn dùng cùng nguồn; khác nhau thường do khoảng ngày hoặc ngày kết thúc khác nhau.

Câu "Hôm nay, ngày …" không phải ngày in: sửa bằng cách đặt Đến ngày là ngày lập biên bản.

Trang báo "Bạn không có quyền": thiếu quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng.