Tỷ giá xuất quỹ ngoại tệ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/fx/cash-out

Bạn dùng màn này sau khi đã lập các chứng từ thu, chi ngoại tệ của kỳ (phiếu thu, phiếu chi) với tỷ giá lấy từ bảng tỷ giá, và trước khi chạy đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ. Chạy theo thứ tự nào thì số dư quỹ và tổng lãi, lỗ cuối cùng cũng như nhau; chạy xuất quỹ trước thì chênh lệch của các lần chi được ghi riêng là chênh lệch đã thực hiện, rõ hơn khi đọc sổ.

Quy định ở bài tỷ giá trong kế toán theo Thông tư 99, áp dụng từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026: khi xuất quỹ ngoại tệ, bên Có tài khoản tiền ghi theo tỷ giá ghi sổ, tính bình quân gia quyền hoặc đích danh. Bình quân gia quyền là tổng giá trị quy đổi chia cho số nguyên tệ tồn đầu kỳ cộng phát sinh tăng, tính tại cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập. Công ty cũng được chọn dùng tỷ giá giao dịch thực tế cho cả bên Có tiền, khi đó chênh lệch được ghi lúc phát sinh hoặc định kỳ vào 515, 635. Màn này làm theo cách thứ hai, ghi định kỳ.

ketoanx.com/fx/cash-out

1. 1

   Chứng từ thu, chi ngoại tệ đã ghi sổ, mỗi dòng có số nguyên tệ. Số dư đầu kỳ có nguyên tệ đã nhập ở số dư đầu kỳ.

2. 2

   Làm lần lượt từng kỳ, từ kỳ sớm nhất chưa xử lý. Số dư trước ngày bắt đầu được lấy theo sổ sách, nên chênh lệch của kỳ trước chưa điều chỉnh sẽ không bao giờ được sửa nếu bạn bỏ qua nó.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có 515 và 635. Xem hệ thống tài khoản.

4. 4

   Mỗi tài khoản ngân hàng ngoại tệ nên có tài khoản kế toán chi tiết riêng, vì màn gộp theo tài khoản kế toán và loại tiền. Hai tài khoản ngân hàng dùng chung 112 USD sẽ bị tính chung một tỷ giá bình quân, trong khi quy định đòi theo dõi riêng từng tài khoản tiền.

5. 5

   Quyền: xem màn cần quyền xem ở phân hệ Quỹ, ngân hàng hoặc Thuế, cuối kỳ. Nút lập chứng từ chỉ hiện với người có quyền thêm ở phân hệ Thuế, cuối kỳ.

6. 6

   Sổ chưa khóa tới ngày cuối khoảng cần ghi. Xem khóa sổ kế toán.

ketoanx.com/fx/cash-out

Mỗi tài khoản tiền có ngoại tệ là một khung riêng, đặt tên Tài khoản kèm số tài khoản và loại tiền (ví dụ 111 · USD). Góc khung có nhãn Khớp khi sổ đã đúng, hoặc Cần điều chỉnh kèm số tiền. Chưa có tiền ngoại tệ thì trang hiện Chưa có tiền ngoại tệ.

ketoanx.com/fx/cash-out

Bảng của mỗi tài khoản có các cột sau.

Dòng đầu mỗi bảng là Số dư trước ngày bắt đầu. Dòng cuối ghi số sổ sách, số theo tỷ giá bình quân, và một câu bắt đầu bằng "Đề xuất:" cho biết bút toán cần lập (Nợ tài khoản tiền, Có 515 khi lãi; Nợ 635, Có tài khoản tiền khi lỗ).

ketoanx.com/fx/cash-out

Khi chọn bình quân cả kỳ

Đổi Phương pháp thành Bình quân cả kỳ rồi bấm Tính. Mọi lần chi trong khoảng dùng chung một tỷ giá. Với ví dụ trên, hai cách ra cùng 25.320 vì chi nằm sau mọi lần thu. Khác nhau khi có lần thu sau lần chi: di động không tính lần thu đó vào lần chi trước, cả kỳ thì tính. Quy định cho phép tính bình quân tại cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập, nên chọn một cách và giữ nhất quán qua các kỳ.

Khi chi hết quỹ

Với phương pháp di động, lần chi làm nguyên tệ về 0 sẽ xuất toàn bộ số đồng còn lại, để không sót vài đồng lẻ trên quỹ không còn nguyên tệ.

Khi chi lúc quỹ nguyên tệ không còn

Dòng chi mang cảnh báo đỏ "Chi khi quỹ nguyên tệ không còn số dư: không tính được tỷ giá bình quân" và không có chênh lệch. Kiểm lại thứ tự ngày của chứng từ thu, chi hoặc số dư đầu kỳ.

Khi chênh lệch âm

Chứng từ chi ghi Có ít hơn mức đúng, phần lệch là lỗ tỷ giá. Dòng cuối ghi "Đề xuất: Nợ 635, Có 111" và nút lập chứng từ ghi đúng bút toán đó.

Khi muốn làm lại

Bấm Tính lại sau khi lập thì ra Khớp. Muốn bỏ chứng từ điều chỉnh, mở danh sách chứng từ ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, xóa chứng từ có diễn giải bắt đầu bằng "Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá xuất quỹ", rồi tính lại.

Khi có nhiều tài khoản ngoại tệ

Mỗi tài khoản và loại tiền một khung, mỗi loại tiền một chứng từ điều chỉnh. Chứng từ của một loại tiền gom các dòng của mọi tài khoản thuộc loại tiền đó.

ketoanx.com/fx/cash-out

Với ví dụ trên, bấm Lập chứng từ điều chỉnh tạo một chứng từ nghiệp vụ khác, ngày 31/10/2026, mang dấu tự động, loại tiền USD, diễn giải "Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá xuất quỹ USD từ 2026-10-01 đến 2026-10-31 (bình quân di động)". Bút toán:

Chứng từ chỉ đổi số đồng, không có số nguyên tệ, nên số nguyên tệ 3.500 USD của quỹ giữ nguyên. Bút toán chỉ sửa bên Có tiền. Bên Nợ của chứng từ chi (chi phí hoặc công nợ) vẫn ghi theo tỷ giá chứng từ 25.600, nên chênh lệch nằm ở 515 hoặc 635. Đây là cách "dùng tỷ giá giao dịch thực tế cho cả hai bên, ghi chênh lệch định kỳ" nói ở trên.

Để kiểm lại: quỹ ngoại tệ ở màn Ngoại tệ có tỷ giá sổ bằng tỷ giá bình quân; 515, 635 ở Báo cáo→, Sổ chi tiết.

1. 1

   Chỉ có bình quân gia quyền, di động hoặc cả kỳ. Không có phương pháp đích danh mà Thông tư 99 cũng cho dùng.

2. 2

   Màn không tự lấy tỷ giá ghi sổ khi bạn lập chứng từ chi. Chứng từ chi ghi theo tỷ giá bạn nhập hoặc tỷ giá điền sẵn từ bảng tỷ giá, rồi màn này sửa phía Có tiền theo định kỳ. Nếu bạn bỏ không chạy, tài khoản tiền ngoại tệ lệch so với tỷ giá bình quân.

3. 3

   Màn gộp theo tài khoản kế toán, không theo từng tài khoản ngân hàng.

4. 4

   Màn không kiểm bạn có dùng một cách tính nhất quán qua các kỳ không.

5. 5

   Công ty hợp tác xã: chứng từ điều chỉnh thực tế ghi vào thu nhập khác 558 hoặc chi phí khác 658, nhưng chữ đề xuất trên màn vẫn ghi 515 và 635. Kiểm tài khoản đối ứng trên chứng từ sau khi lập.

6. 6

   Về thuế, chênh lệch tỷ giá thực hiện kê khai theo luật thuế, xem bài thu nhập tính thuế TNDN.

ketoanx.com/fx/cash-out

Không có chênh lệch tỷ giá xuất quỹ cần điều chỉnh trong kỳ: mọi khung đều Khớp. Không có gì để lập.

Sổ đã khóa đến ngày: Đến ngày nằm trong kỳ đã khóa. Chọn ngày sau ngày khóa hoặc mở khóa sổ.

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản 515 hoặc 635: thêm tài khoản ở hệ thống tài khoản rồi lập lại.

Cảnh báo "Chi khi quỹ nguyên tệ không còn số dư": xem mục tương ứng ở trên.

Không thấy nút Xem trước bút toán điều chỉnh: hoặc mọi khung đều Khớp, hoặc tài khoản của bạn không có quyền thêm ở phân hệ Thuế, cuối kỳ.