Bảng kê số dư ngân hàng trên KetoanX: xem, so sổ phụ

Chức năng này dùng để làm gì

Mục đích là trả lời nhanh một câu: tiền gửi trên sổ của từng tài khoản ngân hàng có bằng số ngân hàng báo không, và cộng lại có bằng tài khoản 112 trên sổ cái không. Trên màn này bạn chọn ngày xem, thấy số dư sổ từng tài khoản (đồng và nguyên tệ), nhập số dư thực tế lấy từ sổ phụ hoặc app ngân hàng, đọc chênh lệch, in bảng kê có chỗ ký hoặc xuất Excel.

Bảng kê số dư ngân hàng liệt kê từng tài khoản với số dư sổ kế toán và ô số dư trên sổ phụ — Bảng kê: số dư sổ kế toán của từng tài khoản ngân hàng, ô để nhập số dư trên sổ phụ, cột chênh lệch và dòng khớp với tài khoản 112 trên sổ cái.

Bảng này không ghi bút toán nào. Số bạn nhập chỉ là số đối chiếu. Muốn tìm vì sao lệch và ghi bổ sung thì vào đối chiếu từng tài khoản ở tài khoản ngân hàng, đối chiếu. Số dư từng ngày trong một khoảng thời gian có màn riêng, bảng kê số dư tiền gửi theo ngày.

Trước khi bắt đầu

Dòng Chưa gắn tài khoản ngân hàng của bảng kê được viền vàng — Chứng từ và số dư đầu kỳ chưa chọn tài khoản ngân hàng dồn vào dòng Chưa gắn tài khoản ngân hàng; gắn đúng tài khoản để dòng này về 0.

Đã khai tài khoản ngân hàng kèm tài khoản kế toán 112 chi tiết, xem tài khoản ngân hàng, đối chiếu. Chưa khai thì màn hiện Chưa khai báo tài khoản ngân hàng nào.
Quyền xem số dư của phân hệ Quỹ, ngân hàng (quyền chi tiết Xem số dư, cần kèm quyền xem). Không có quyền này thì không mở được màn. Nhập số dư thực tế cần thêm quyền sửa; xuất Excel cần thêm quyền xuất.
Số dư đầu kỳ và chứng từ đã gắn đúng tài khoản ngân hàng, nhất là khi nhiều tài khoản ngân hàng dùng chung một tài khoản kế toán (số dư đầu kỳ).
Số dư thực tế trên sổ phụ đúng ngày bạn muốn so. Đây là số cuối ngày, lấy từ sổ phụ hoặc giấy báo của ngân hàng.

Mở màn hình

Vào menu Quỹ, ngân hàng, Bảng kê số dư ngân hàng. Trang có tiêu đề Bảng kê số dư ngân hàng. Trên đầu trang có ba nút: Tài khoản ngân hàng (sang màn khai tài khoản), Xuất Excel và In bảng kê.

Menu bên trái, mục Bảng kê số dư ngân hàng trong nhóm Quỹ, ngân hàng được viền vàng — Menu bên trái: Quỹ, ngân hàng, rồi Bảng kê số dư ngân hàng.

Dưới đó là ô Đến ngày và nút Xem. Mặc định là hôm nay. Bảng nằm trong khung có tiêu đề Số dư tiền gửi ngân hàng đến ngày đã chọn, với tên công ty ở trên cùng.

Đọc bảng

Mỗi tài khoản ngân hàng một dòng, tài khoản ngừng dùng hiện chữ mờ. Bấm vào số tài khoản để mở màn đối chiếu của tài khoản đó, đã chọn sẵn đúng ngày đang xem.

Hai dòng cuối của bảng kê: Tổng cộng và Số dư tài khoản 112 trên sổ cái kèm nhãn Khớp tổng bảng kê — Hai dòng cuối: Tổng cộng của bảng và Số dư tài khoản 112 trên sổ cái; nhãn Khớp tổng bảng kê cho biết hai số bằng nhau.

Cột	Ý nghĩa	Lấy số từ đâu
Số tài khoản, Ngân hàng, TK kế toán, Loại tiền	Thông tin tài khoản đã khai	Màn khai tài khoản ngân hàng
Số dư nguyên tệ	Chỉ hiện khi có tài khoản ngoại tệ; để trống ở dòng đồng	Số nguyên tệ trên các dòng chứng từ tiền gửi
Số dư sổ kế toán (VND)	Số dư tiền gửi quy ra đồng đến hết ngày chọn	Số dư đầu kỳ cộng chứng từ đã ghi sổ của tài khoản đó
Số dư trên sổ phụ	Ô để bạn nhập số thực tế của ngày chọn. Chưa nhập thì ô trống kèm dòng gợi ý lần nhập gần nhất	Do bạn nhập
Chênh lệch	Số dư sổ phụ trừ số dư sổ kế toán, tính theo loại tiền của tài khoản. Bằng 0 hiện nhãn Khớp	Phép trừ của phần mềm

Hai dòng cuối. Chưa gắn tài khoản ngân hàng là phần tiền gửi không xác định được thuộc tài khoản nào: chứng từ và số dư đầu kỳ ghi vào tài khoản kế toán dùng chung cho nhiều tài khoản ngân hàng mà chưa chọn tài khoản ngân hàng. Tổng cộng là tổng cả bảng. Dưới nó là dòng Số dư tài khoản 112 trên sổ cái kèm nhãn Khớp tổng bảng kê hoặc nhãn Lệch và số lệch.

Quy tắc gán một khoản về tài khoản ngân hàng: khoản đã gắn đúng tài khoản ngân hàng theo dõi tài khoản kế toán đó thì thuộc tài khoản ấy; chưa gắn mà tài khoản kế toán chỉ có một tài khoản ngân hàng thì thuộc tài khoản duy nhất đó; còn lại vào dòng chưa gắn. Tổng luôn bằng số dư các tài khoản kế toán tiền gửi.

Làm từng bước: so sổ với sổ phụ ngày cuối tháng

Ví dụ: Công ty TNHH Minh Long có hai tài khoản: Vietcombank số 0071000123456 theo dõi ở 1121 (đồng), Techcombank số 19035551212 theo dõi ở 1122 (USD). Cần so số dư ngày 31/10/2026. Sổ kế toán 1121 là 503.700.000 đồng. Sổ 1122 là 10.000 USD, tương đương 253.000.000 đồng.

Bảng kê ngày 31/10/2026, ô Số dư trên sổ phụ của dòng Vietcombank nhập 515.700.000 và hiện nút Lưu — Chọn Đến ngày 31/10/2026, bấm Xem rồi nhập 515.700.000 vào ô sổ phụ của dòng Vietcombank: nút Lưu hiện ra cạnh ô.

Vào Quỹ, ngân hàng, Bảng kê số dư ngân hàng. Ở ô Đến ngày chọn 31/10/2026 và bấm Xem.
Đọc cột Số dư sổ kế toán (VND): 503.700.000 và 253.000.000. Cột Số dư nguyên tệ hiện 10.000 ở dòng USD.
Ở cột Số dư trên sổ phụ của dòng Vietcombank nhập 515.700.000 (số trên sổ phụ). Một nút Lưu hiện ra cạnh ô; bấm nó.
Ở dòng Techcombank nhập 10.000 (nguyên tệ, vì tài khoản USD nhập theo loại tiền của nó) và bấm Lưu.
Cột Chênh lệch dòng Vietcombank hiện 12.000.000; dòng Techcombank hiện nhãn Khớp. Chênh lệch 12.000.000 đồng là ủy nhiệm chi lập ngày 30/10 mà ngân hàng ghi nợ ngày 02/11. Bấm số tài khoản 0071000123456 để sang màn đối chiếu và ghép tiếp.
Xem dòng cuối: tổng bảng kê và số dư 112 trên sổ cái cùng 756.700.000 đồng, nhãn Khớp tổng bảng kê.
Bấm In bảng kê để in có chỗ ký Người lập và Kế toán trưởng, hoặc Xuất Excel để lưu tệp.

Nhập xong, số thực tế được lưu theo từng tài khoản và từng ngày; mở lại ngày đó vẫn thấy.

Các trường hợp khác

Tình huống thông thường là mọi tài khoản đều bằng đồng và có số thực tế. Những trường hợp sau khác ở vài chỗ.

Hai ô Số dư trên sổ phụ còn trống ghi Chưa nhập nên cột Chênh lệch để trống — Chưa nhập số thực tế của ngày đang xem thì ô sổ phụ ghi Chưa nhập và cột Chênh lệch để trống.

Khi chưa nhập số thực tế của ngày đang xem

Cột Chênh lệch để trống. Nếu từng nhập ở ngày trước, dòng nhỏ dưới ô hiện Lần nhập gần nhất kèm ngày và số, để bạn biết số cũ nhất làm mốc. Số cũ này không dùng để tính chênh lệch.

Khi nhập nhầm hoặc muốn xóa số đã nhập

Sửa số trong ô rồi bấm Lưu, hoặc xóa trắng ô rồi bấm Lưu để xóa số của ngày đó. Phần mềm ghi nhật ký thao tác mỗi lần lưu hoặc xóa, xem được ở nhật ký thao tác.

Khi có tài khoản ngoại tệ

Số dư sổ kế toán luôn quy ra đồng, còn số dư thực tế và chênh lệch nhập và tính theo nguyên tệ của tài khoản. Vì vậy chênh lệch của dòng USD là số USD, không phải số đồng. Cuối kỳ phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ nên số đồng của tài khoản ngoại tệ sẽ đổi sau khi đánh giá lại; quy tắc ở bài tỷ giá trong kế toán.

Khi dòng Chưa gắn tài khoản ngân hàng khác 0

Tức có khoản tiền gửi chưa biết thuộc tài khoản ngân hàng nào. Mở các chứng từ thu, chi tiền gửi và số dư đầu kỳ, chọn tài khoản ngân hàng cho chúng; hoặc mở tài khoản kế toán chi tiết riêng cho mỗi tài khoản ngân hàng, khi đó phần mềm tự gán. Dòng này về 0 thì bảng kê của từng tài khoản đáng tin.

Khi tổng bảng kê lệch tài khoản 112

Nguyên nhân thường là có tài khoản ngân hàng theo dõi ở tài khoản kế toán ngoài nhóm 112. Dòng ghi chú dưới bảng liệt kê các tài khoản đó. Sửa tài khoản kế toán theo dõi ở màn khai tài khoản ngân hàng, hoặc chấp nhận chênh lệch có chủ ý.

Khi cần số dư từng ngày trong một khoảng

Dùng bảng kê số dư tiền gửi theo ngày, có đầu ngày, tiền vào, tiền ra và cuối ngày. Màn này chỉ cho số tại một ngày.

Số liệu lấy từ đâu

Số dư sổ kế toán lấy từ số dư đầu kỳ và mọi chứng từ đã ghi sổ có dòng Nợ hoặc Có tài khoản 112 đến hết ngày chọn. Chứng từ chưa ghi sổ, kể cả lệnh chi đang chờ duyệt (duyệt lệnh chi), chưa tính vào. Số dư trên sổ phụ là số bạn nhập, không lấy từ tệp sổ phụ đã nhập ở màn đối chiếu. Dòng Số dư tài khoản 112 trên sổ cái cộng mọi tài khoản bắt đầu bằng 112.

Dòng Số dư tài khoản 112 trên sổ cái bằng tổng bảng kê, nhãn Khớp tổng bảng kê — Dòng Số dư tài khoản 112 trên sổ cái cộng mọi tài khoản bắt đầu bằng 112 và so với dòng Tổng cộng của bảng.

Về nghiệp vụ: sổ tiền gửi ghi theo giấy báo của ngân hàng, mỗi ngân hàng một sổ chi tiết (xem tài khoản 112 và sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi). Cuối tháng chưa tìm ra nguyên nhân lệch thì ghi sổ theo số ngân hàng và treo phần lệch ở 138 hoặc 338 (1381 và 3381 ở Thông tư 133), tháng sau tra tiếp; cách làm ở bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng. Trước khi khóa sổ nên xem kiểm tra đối chiếu số liệu trước khóa sổ. Phần mềm không tự treo chênh lệch.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Chưa khai báo tài khoản ngân hàng nào: chưa có tài khoản nào. Bấm Khai báo tài khoản ngân hàng ngay trong khung để sang màn khai.

Hai ghi chú dưới bảng kê về dòng chưa gắn tài khoản ngân hàng và tài khoản theo dõi ngoài nhóm 112 — Dòng cuối hiện Lệch dù từng tài khoản đúng: đọc hai ghi chú dưới bảng, về dòng chưa gắn tài khoản ngân hàng và tài khoản theo dõi ngoài nhóm 112.

Không tìm thấy tài khoản ngân hàng: tài khoản bạn đang nhập số dư vừa bị xóa hoặc không thuộc công ty. Tải lại trang.

Ngày không hợp lệ sau khi bấm Lưu: ngày trên địa chỉ trang bị sửa tay hoặc sai. Chọn lại ở ô Đến ngày rồi bấm Xem.

Bấm Xuất Excel chỉ thấy dòng chữ từ chối: tài khoản của bạn thiếu quyền xuất hoặc quyền xem số dư. Nhờ quản trị viên cấp ở thành viên, phân quyền.

Dòng cuối hiện Lệch dù từng tài khoản đúng: xem hai ghi chú dưới bảng, về dòng chưa gắn tài khoản ngân hàng và tài khoản theo dõi ngoài nhóm 112.

Hỏi đáp

Những thắc mắc hay gặp khi so số dư lần đầu.

Ô Số dư trên sổ phụ của dòng Vietcombank sau khi nhập 515.700.000, chỉ để đối chiếu — Số nhập ở ô sổ phụ chỉ để đối chiếu, không đổi số dư sổ kế toán nằm ngay bên trái.

Nhập số dư trên sổ phụ ở đây có làm đổi sổ kế toán không?

Không. Số bạn nhập chỉ để đối chiếu và chênh lệch tính ngay trên bảng. Muốn đổi sổ thì lập chứng từ ở màn đối chiếu.

Vì sao ngày hôm nay cột sổ phụ trống dù hôm qua tôi đã nhập?

Số thực tế lưu theo từng ngày. Ngày mới phải nhập lại; dòng nhỏ Lần nhập gần nhất chỉ gợi ý, không thay thế.

Chênh lệch khác 0 có nghĩa là sổ sai không?

Chưa chắc. Có thể là chứng từ ghi sổ ngày này mà ngân hàng xử lý ngày sau. Bấm số tài khoản để sang màn đối chiếu và ghép từng dòng; phần còn lại sau khi ghép hết mới cần xử lý.

Tại sao dòng USD chênh lệch tính bằng USD?

Số thực tế nhập theo loại tiền của tài khoản, nên so với số nguyên tệ trên sổ. Số đồng chỉ nằm ở cột Số dư sổ kế toán (VND).

Bảng kê này có thay cho sao kê ngân hàng khi quyết toán không?

Không. Nó là bảng kiểm nội bộ. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vẫn là giấy báo Nợ, sao kê của ngân hàng, theo bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Hướng dẫn khác trong nhóm Quỹ, ngân hàng

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Bảng kê số dư ngân hàng: cách dùng trên KetoanX