Bảng kê số dư tiền gửi theo ngày: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/bank/balances/daily

Màn đứng sau các chứng từ thu, chi qua ngân hàng, chuyển tiền nội bộ và việc khai tài khoản ngân hàng, đối chiếu. Trước khi chốt tháng bạn so số cuối ngày với sổ phụ để tìm chênh lệch; nếu chỉ cần số dư tại đúng một ngày thì dùng bảng kê số dư ngân hàng.

Theo bài sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết quỹ và sổ tiền gửi, sổ tiền gửi ghi theo giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc sổ phụ của ngân hàng, mỗi tài khoản ở mỗi ngân hàng một sổ riêng, và số dư trên sổ phải so với số dư ngân hàng báo. Cách tìm và treo chênh lệch ở bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng. Bảng kê này là bản tóm theo ngày để đối chiếu; sổ tiền gửi S08-DN (tên trong Thông tư 99 là "Sổ tiền gửi không kỳ hạn") ghi từng dòng.

ketoanx.com/bank/balances/daily

1. 1

   Tài khoản ngân hàng đã khai ở tài khoản ngân hàng, đối chiếu, mỗi tài khoản gắn một tài khoản kế toán. Nên mở tài khoản kế toán chi tiết riêng cho mỗi tài khoản ngân hàng.

2. 2

   Chứng từ thu, chi, báo Có, báo Nợ đã ghi sổ và đã chọn đúng tài khoản ngân hàng trên chứng từ (ô Tài khoản ngân hàng). Số dư đầu kỳ của tài khoản đã nhập ở số dư đầu kỳ.

3. 3

   Quyền: phải có quyền chi tiết "Xem số dư" của phân hệ Quỹ, ngân hàng, và quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng hoặc Báo cáo. Thiếu quyền "Xem số dư" thì bạn bị đưa về trang Tổng quan kèm báo không đủ quyền, không có lời giải thích trên màn này. Người bị giới hạn theo chi nhánh không mở được. Cấp quyền ở thành viên, phân quyền.

ketoanx.com/bank/balances/daily

Thanh lọc gồm Từ ngày (mặc định mùng 1 của tháng chứa Đến ngày), Đến ngày (mặc định hôm nay), Tài khoản ngân hàng (mặc định Tất cả, mỗi mục ghi số tài khoản và tên ngân hàng), ô đánh dấu Hiện cả ngày không phát sinh và nút Xem. Nếu công ty chưa khai tài khoản ngân hàng nào, trang hiện Chưa khai báo tài khoản ngân hàng nào kèm nút Khai báo tài khoản ngân hàng.

ketoanx.com/bank/balances/daily

Cuối mỗi bảng là dòng Cộng phát sinh. Dòng Số dư đầu kỳ ở trên cùng ghi số tồn trước Từ ngày, đặt trong cột Số dư cuối ngày.

Một khoản được xếp vào tài khoản ngân hàng nào theo quy tắc sau, cùng quy tắc với bảng kê số dư tại một ngày. Chứng từ gắn đúng một tài khoản ngân hàng mà tài khoản kế toán của dòng khớp với tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng đó thì thuộc tài khoản ấy. Chứng từ không gắn gì thì thuộc tài khoản ngân hàng duy nhất đang theo dõi trên tài khoản kế toán đó. Còn lại rơi vào khung Chưa gắn tài khoản ngân hàng, chỉ hiện khi chọn Tất cả và khung đó có số dư hoặc phát sinh.

ketoanx.com/bank/balances/daily

Khi xem tất cả tài khoản

Chọn Tất cả: mỗi tài khoản ngân hàng một khung, xếp tài khoản đang dùng trước, ngừng dùng sau. Cuối cùng có thể có khung Chưa gắn tài khoản ngân hàng. Khung này hiện khi có chứng từ trên tài khoản 112 mà không biết thuộc tài khoản ngân hàng nào, thường vì hai tài khoản ngân hàng dùng chung một tài khoản kế toán và chứng từ không chọn tài khoản. Mở chứng từ, chọn đúng tài khoản ngân hàng.

Khi tài khoản là ngoại tệ

Hai cột Thu vào, Chi ra là số quy đổi ghi sổ bằng đồng, còn cột Số dư cuối ngày bằng nguyên tệ nằm cuối. Số dư đồng không bằng nguyên tệ nhân tỷ giá trong ngày: nó là giá trị ghi sổ, thay đổi theo tỷ giá từng lần thu, chi và theo lần đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ. Tỷ giá bình quân khi chi ở tỷ giá xuất quỹ. Nguyên tắc ghi nhận ở bài tỷ giá trong kế toán.

Khi tài khoản âm

Chữ đỏ và dòng báo "Có ngày số dư âm: kiểm tra chứng từ chi ghi trước chứng từ thu, hoặc ngày hạch toán nhập sai." xuất hiện. Kiểm chứng từ chi có mang ngày sớm hơn chứng từ thu tiền về không. Nếu ngân hàng thật sự cho thấu chi, bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng lưu ý khoản thấu chi không ghi âm trên 112 mà theo dõi như một khoản vay.

Khi tiền đã chuyển đi nhưng ngân hàng chưa báo Có

Tiền nộp vào ngân hàng hoặc chuyển cho đơn vị khác mà chưa có giấy báo Có nằm ở tài khoản 113 (tiền đang chuyển), không ở 112, nên bảng kê tiền gửi chưa tính. Theo bài tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng, khi ngân hàng báo Có thì ghi Nợ 112, Có 113. Số dư cuối ngày trên bảng kê vì thế có thể thấp hơn sổ phụ đúng bằng số tiền đang chuyển. Công ty theo Thông tư 133 không có tài khoản 113 nên tự quy định cách theo dõi.

Khi chỉ cần một ngày

Dùng bảng kê số dư ngân hàng ở nút Số dư tại một ngày. Bảng tại một ngày đặt cạnh số dư sổ phụ bạn nhập để đối chiếu.

Khi muốn xem cả năm

Bảng dựng tối đa 370 ngày. Chọn khoảng ngắn hơn, mỗi lần một quý hoặc một tháng.

ketoanx.com/bank/balances/daily

Kiểm lại: tổng số dư cuối cùng của các khung phải bằng số dư tài khoản 112 trên cân đối phát sinh. Nếu lệch, kiểm khung Chưa gắn tài khoản ngân hàng và số dư đầu kỳ chưa gắn tài khoản.

ketoanx.com/bank/balances/daily

Trang báo "Bạn không có quyền xem ở phân hệ": thiếu quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng hoặc Báo cáo.

Chưa khai báo tài khoản ngân hàng nào: công ty chưa khai tài khoản. Bấm Khai báo tài khoản ngân hàng.

Số dư cuối khác sổ phụ: xem các mục ở trên (113, ngày hạch toán khác ngày ngân hàng, chứng từ chưa ghi sổ), rồi đối chiếu từng dòng.

Bảng trống một tài khoản: chứng từ chưa chọn tài khoản ngân hàng nên nằm ở khung khác, hoặc khoảng ngày không có phát sinh và chưa bật Hiện cả ngày không phát sinh.