Thu, chi hàng loạt: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/vouchers/bulk

Mỗi dòng sinh đúng một chứng từ có một dòng hạch toán, có số riêng, đánh theo thứ tự dòng. Màn này chỉ làm tiền Việt, không chọn được tài khoản ngân hàng cụ thể và không có ô nguyên tệ; những việc đó làm ở biểu mẫu trong thu, chi, chứng từ khác. Trả nợ từng hóa đơn của nhà cung cấp, thu nợ từng hóa đơn của khách thì dùng trả tiền nhà cung cấp và thu tiền khách hàng, vì chỉ ở đó phần mềm đối trừ được vào hóa đơn.

ketoanx.com/vouchers/bulk

1. 1

   Quyền thêm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng. Không có thì màn hiện câu Bạn không có quyền thêm chứng từ ở phân hệ Quỹ, ngân hàng. và lưới bị khóa.

2. 2

   Mã đối tượng của khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên đã có ở khách hàng, nhà cung cấp. Mã gõ vào lưới phải khớp mã trong danh mục (không phân biệt hoa thường).

3. 3

   Mục thu, mục chi (lý do) nếu muốn dùng cột Lý do. Chưa có thì ô cột đó hiện Chưa có mục thu hoặc Chưa có mục chi.

4. 4

   Tài khoản ngầm định của từng loại phiếu: tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi điền sẵn ở cột TK Nợ hay TK Có. Chỉnh ở tài khoản ngầm định.

5. 5

   Kỳ chưa khóa sổ (khóa sổ kế toán).

ketoanx.com/vouchers/bulk

Lưới lúc đầu có ba dòng trống, loại Phiếu chi, ngày hôm nay. Dưới lưới có Thêm dòng, ô đánh dấu Cất là ghi sổ và nút Cất N chứng từ (N là số dòng đã điền).

ketoanx.com/vouchers/bulk

Dòng cuối của lưới cộng số chứng từ và tổng số tiền các dòng đã điền. Bạn dán được vùng ô chép từ Excel vào một dòng của lưới, với các cột theo thứ tự Ngày, Loại, Mã đối tượng, Mã lý do, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Diễn giải. Ngày viết 31/10/2026 hay 2026-10-31 đều đọc được. Cột Loại viết PT, PC, BC, BN hoặc tên như phiếu thu, chi, báo nợ, UNC. Dòng đầu là dòng tiêu đề thì máy bỏ.

ketoanx.com/vouchers/bulk

Khi dán bảng kê từ Excel

Chép vùng ô từ Excel (nên không kèm các cột khác), bấm vào một dòng trống của lưới và dán. Các dòng dán thay dòng trống đó và nối tiếp xuống. Ngày không đọc được bị để trống, bạn nhập lại; cột Loại viết sai bị đổi thành Phiếu chi mà không báo, nên đọc lại cột Loại sau khi dán, nhất là với bảng kê hỗn hợp thu và chi.

Khi lô có một dòng lỗi

Máy kiểm hết mọi dòng trước rồi mới cất. Nếu có dòng sai, không chứng từ nào được cất; dòng lỗi tô nền đỏ, di chuột vào số thứ tự dòng hoặc đọc dòng chữ đỏ dưới ô Diễn giải để thấy lý do. Sửa dòng đó rồi bấm cất lại. Mỗi lần cất tối đa 200 dòng; nhiều hơn thì chia lô.

Khi chi vượt tồn quỹ hoặc tồn tiền gửi

Máy cộng chi và thu của cả lô theo từng tài khoản tiền, so với số dư đến ngày hạch toán muộn nhất trong lô, và chỉ cảnh báo khi cả lô làm số dư âm. Ví dụ lô ở trên làm tài khoản tiền gửi chi ròng 12.715.000 đồng (12.800.000 trừ lãi 85.000); nếu số dư tiền gửi đến 31/10 chỉ còn 10.000.000 đồng, máy hỏi bằng câu bắt đầu Các chứng từ trong lưới, nêu số tiền chi và số dư còn lại, và kết thúc Vẫn cất?. Hủy để chỉnh, hoặc đồng ý nếu bạn biết tiền đã về nhưng sổ chưa ghi. Công ty đặt mức chặn ở cài đặt cảnh báo thì câu kết bằng Không cho cất theo Cài đặt cảnh báo. và cả lô không được cất.

Lưu ý phần mềm chỉ so ở ngày muộn nhất của lô. Lô gồm nhiều ngày có thể không báo một ngày giữa lô tiền đã âm. Lô nhiều ngày nên nhập theo từng ngày, hoặc đối chiếu lại bằng sổ quỹ (sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi).

Khi công ty bật duyệt lệnh chi

Với công ty đã bật duyệt lệnh chi, những phiếu chi, báo nợ do người không phải chủ sở hữu hay quản trị viên lập trong lô chỉ được cất, chờ duyệt. Thông báo thành công thêm đoạn nêu số phiếu chi, báo nợ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ, kèm số phiếu bị giữ; các phiếu thu, báo có trong lô vẫn ghi sổ bình thường.

Khi chi từ 5 triệu đồng bằng tiền mặt

Quy định: từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế đầu vào (Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP); thuế TNDN cũng đòi điều kiện này cho khoản chi từ 5 triệu mỗi lần, từ 15/12/2025. Xem bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Phần mềm làm khác chỗ này: lưới không kiểm mốc 5 triệu, bạn có thể cất cả lô phiếu chi tiền mặt trên 5 triệu mà không hề được nhắc. Khoản ấy lộ ra sau ở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách. Hãy dùng loại Báo nợ cho khoản từ 5 triệu, như dòng 5 ở ví dụ.

Khi cần ngoại tệ hoặc đúng tài khoản ngân hàng

Lưới không có ô loại tiền và tài khoản ngân hàng. Chứng từ ngoại tệ, hoặc báo có, báo nợ cần gắn đúng một tài khoản ngân hàng khi công ty có nhiều tài khoản, lập ở biểu mẫu thường. Chứng từ từ lưới không gắn tài khoản ngân hàng nào, nên khi đối chiếu sổ phụ có thể hiện ở sổ của mọi tài khoản ngân hàng dùng chung một tài khoản kế toán; xem tài khoản ngân hàng, đối chiếu.

ketoanx.com/vouchers/bulk

Kiểm lại ở Chứng từ (lọc theo ngày), ở sổ chi tiết của 111 và 112, và sổ nhật ký chung.

ketoanx.com/vouchers/bulk

Khi có dòng lỗi, câu báo có dạng Dòng 3: Ngày không hợp lệ, cuối câu luôn có Chưa cất chứng từ nào (hiện tối đa năm dòng, phần còn lại ghi dòng lỗi khác). Các lý do thường gặp:

Ngày không hợp lệ: ô ngày trống hoặc ngày không có thật, thường do dán từ Excel dạng chữ lạ. Chọn lại ngày.

Số tiền phải là số lớn hơn 0: để trống số tiền, số bằng 0 hoặc có chữ.

Không có đối tượng mã: mã đối tượng gõ sai hoặc chưa có trong danh mục. Thêm đối tượng ở danh mục rồi nhập lại.

Không có mục thu, mục chi mã: mã lý do dán từ Excel không có trong danh mục mục thu chi.

Thiếu TK Nợ hoặc Thiếu TK Có: dòng chưa có tài khoản bên còn lại, thường gặp ở phiếu thu, báo có (chưa nhập TK Có) và phiếu chi, báo nợ (chưa nhập TK Nợ).

Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp và Tài khoản không có trong hệ thống: chọn tài khoản con đúng.

Lưới chưa có dòng nào và Mỗi lần cất tối đa 200 dòng: lưới trống, hoặc lô quá lớn.