Chứng từ định kỳ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/vouchers/recurring

Điều cần biết ngay: phần mềm không tự chạy ngầm. Đến kỳ mà không ai bấm Sinh chứng từ đến hạn thì chưa có chứng từ nào được lập. Màn có huy hiệu Đến hạn để bạn thấy mẫu nào đang chờ.

Mẫu được tạo từ một chứng từ nhập tay có sẵn ở thu, chi, chứng từ khác. Chứng từ sinh ra cũng hiện ở danh sách đó, nên sau đó bạn xem, in, sửa như chứng từ bình thường. Khoản biến động theo tháng (điện, nước, phí theo doanh số) không hợp với mẫu cố định; lập tay hoặc dùng thu, chi hàng loạt.

ketoanx.com/vouchers

1. 1

   Một chứng từ nhập tay làm mẫu: phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ hoặc chứng từ nghiệp vụ khác. Chứng từ do mua hàng, bán hàng, kho, lương, khấu hao tự sinh ra không làm mẫu được.

2. 2

   Đối tượng và tài khoản ngân hàng của mẫu đã có trong danh mục (xem khách hàng, nhà cung cấp và tài khoản ngân hàng, đối chiếu). Mẫu được kiểm lại như một chứng từ thật khi lưu, nên thiếu danh mục thì không lưu được.

3. 3

   Quyền ở phân hệ Quỹ, ngân hàng: thêm để lưu mẫu và bấm sinh chứng từ, sửa để bật, tắt, sửa mẫu, xóa để xóa mẫu. Không có quyền thì nút tương ứng không hiện.

4. 4

   Kỳ chưa khóa sổ. Sinh chứng từ vào kỳ đã khóa sẽ bị từ chối, cách vượt qua có ở phần lỗi bên dưới (xem khóa sổ kế toán).

ketoanx.com/vouchers/recurring

Chưa có mẫu nào thì trang hiện Chưa có mẫu chứng từ định kỳ kèm nút Chọn chứng từ làm mẫu. Việc tạo mẫu không làm ở màn này mà làm ở màn chi tiết của chứng từ: mở một chứng từ nhập tay, kéo xuống khung Lặp lại định kỳ và bấm Lưu làm mẫu định kỳ.

Có mẫu rồi thì trên cùng là khung Sinh các kỳ đến hết ngày với nút Sinh chứng từ đến hạn. Dưới đó là bảng các mẫu với cột Tên mẫu (kèm diễn giải và tóm tắt bút toán Nợ/Có), Loại, Chu kỳ, Kỳ kế tiếp, Đã sinh đến, Kết thúc, Số tiền, Trạng thái. Mỗi dòng có các nút Tắt (hoặc Bật), Sửa và Xóa.

ketoanx.com/vouchers

Trong diễn giải của chứng từ gốc bạn có thể gõ ký hiệu kỳ: {thang} thành số tháng, {nam} thành năm, {quy} thành quý, {ngay} thành ngày đầy đủ. Ví dụ "Tiền thuê văn phòng tháng {thang}/{nam}" ở kỳ 05/12/2026 thành "Tiền thuê văn phòng tháng 12/2026". Ký hiệu cũng được thay trong diễn giải từng dòng và ô nội dung thanh toán. Phải lập diễn giải có ký hiệu này trên chứng từ gốc trước khi lưu mẫu; khung sửa không đổi được nội dung hạch toán.

ketoanx.com/vouchers

Khi tiền thuê trả cho cá nhân và quy định 5 triệu

Thuê nhà, văn phòng, xe của cá nhân thì không cần hóa đơn, nhưng mỗi lần trả từ 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì tiền thuê mới vào chi phí được trừ. Quy định này chi phối từ 01/7/2025 theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, xem thuê nhà, văn phòng, xe của cá nhân và thanh toán không dùng tiền mặt. Vì vậy mẫu 12.000.000 đồng phải là báo nợ chuyển khoản, không phải phiếu chi tiền mặt. Phần mềm không cảnh báo khi mẫu là phiếu chi tiền mặt từ 5 triệu, và mỗi kỳ sinh ra cũng không bị chặn. Bạn tự chọn đúng loại chứng từ ngay từ chứng từ gốc.

Nếu hợp đồng ghi công ty nộp thuế thay chủ nhà, khoản thuế đó là việc riêng, không nằm trong mẫu này; xem cùng bài kiến thức trên và thuế cho thuê nhà, tài sản.

Khi khoản trả có hóa đơn và thuế GTGT

Phí dịch vụ vệ sinh, phí quản lý tòa nhà thường có hóa đơn. Chứng từ gốc của mẫu phải có dòng thuế GTGT đầu vào (Nợ 1331, Có tài khoản tiền) cùng số tiền cố định. Phần mềm chép đúng các dòng ấy mỗi kỳ, nhưng không nhận hóa đơn mới: hóa đơn tháng nào thì tháng đó bạn vẫn phải nhập ở phần hóa đơn đầu vào. Số tiền trên hóa đơn đổi (ví dụ đổi thuế suất) thì mẫu sai theo, cần lưu mẫu mới.

Khi chi phí trả trước cho nhiều kỳ

Trả một lần tiền thuê cả năm không phải việc của mẫu định kỳ: tiền ra một lần. Khoản ấy chờ phân bổ vào chi phí các kỳ theo tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ. Nếu bạn muốn mỗi tháng tự lập bút toán phân bổ Nợ chi phí, Có 242 cùng số tiền, mẫu định kỳ làm được: lưu một chứng từ nghiệp vụ khác Nợ 6427, Có 242 làm mẫu Hằng tháng.

Khi muốn xem lại rồi mới ghi sổ

Bỏ tích Chứng từ sinh ra được ghi sổ luôn (ở khung lưu mẫu hoặc khung Sửa mẫu định kỳ). Chứng từ sinh ra mang trạng thái Chưa ghi sổ, và bảng mẫu thêm huy hiệu Chưa ghi sổ ở cột Trạng thái. Bạn kiểm số tiền với hóa đơn hoặc sao kê rồi ghi sổ từng chứng từ hoặc hàng loạt ở màn danh sách.

Khi tạm dừng, đổi chu kỳ hoặc kết thúc

Bấm Tắt ở dòng mẫu thì mẫu không sinh chứng từ nữa, huy hiệu đổi thành Đang tắt. Bấm Bật để chạy lại; kỳ kế tiếp vẫn giữ nguyên, nên các kỳ đã lỡ sẽ được sinh bù khi bạn bấm sinh. Muốn bỏ qua kỳ đã lỡ, bấm Sửa, đặt Kỳ kế tiếp từ ngày là ngày muốn tiếp tục. Đổi Chu kỳ hoặc Ngày bắt đầu thì phần mềm tính lại kỳ kế tiếp từ kỳ đã sinh gần nhất. Hết Kết thúc thì cột Kỳ kế tiếp hiện Đã hết hạn.

Khi số tiền hoặc tài khoản đổi

Khung Sửa mẫu định kỳ không đổi được bút toán. Màn giải thích: muốn đổi nội dung hạch toán, hãy lưu lại mẫu từ một chứng từ khác rồi xóa mẫu cũ. Ví dụ tiền thuê tăng từ 12.000.000 lên 13.000.000 đồng từ 01/2027: lập một báo nợ 13.000.000, lưu làm mẫu mới có Kỳ đầu tiên 05/01/2027, rồi Tắt hoặc Xóa mẫu cũ. Xóa mẫu không xóa các chứng từ đã sinh.

Khi khoản định kỳ bằng ngoại tệ

Mẫu giữ nguyên mã tiền tệ và tỷ giá của chứng từ gốc, nên mọi kỳ dùng cùng tỷ giá ấy, không lấy tỷ giá ngày của kỳ. Với khoản ngoại tệ thật, kỳ nào cũng cần tỷ giá của kỳ đó (xem tỷ giá trong kế toán), nên đừng dùng mẫu cho ngoại tệ nếu tỷ giá biến động; hãy lập tay, hoặc sau khi sinh thì mở chứng từ sửa tỷ giá.

ketoanx.com/vouchers

Với ví dụ thuê văn phòng 12.000.000 đồng, mỗi kỳ sinh ra một báo nợ ngày của kỳ, bút toán y hệt chứng từ gốc:

Nợ 6427 (chi phí thuê) 12.000.000; Có 112 (tài khoản tiền gửi của ngân hàng đã chọn) 12.000.000.

Ngày chứng từ và ngày hạch toán đều bằng ngày của kỳ. Số chứng từ lấy số kế tiếp trong dãy của loại ấy. Chứng từ mang dấu nguồn là mẫu, nên về sau bạn biết nó do mẫu sinh ra. Chứng từ được ghi sổ thì lên sổ cái, sổ tiền gửi và sổ nhật ký chung như chứng từ lập tay. Không ghi sổ thì chưa vào sổ nào.

Phần mềm sinh chứng từ qua cùng cửa kiểm với khi lập tay: kiểm tài khoản, đối tượng, danh mục, khóa sổ. Hai điều khác: không cảnh báo chi quá tồn quỹ (vì khoản định kỳ là khoản đã định trước), và phiếu chi, báo nợ tự ghi sổ vẫn qua cửa duyệt lệnh chi. Người bấm sinh phải chờ duyệt thì chứng từ nằm lại ở trạng thái chưa ghi sổ, màn báo "phiếu chi, báo nợ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ" (xem duyệt lệnh chi).

Để kiểm lại: mở Thu, chi, chứng từ khác lọc theo khoảng ngày, hoặc xem sổ tiền gửi ở tài khoản ngân hàng, đối chiếu.

ketoanx.com/vouchers

Nhập tên mẫu: ô Tên mẫu để trống hoặc dưới 2 ký tự.

Ngày kết thúc phải bằng hoặc sau ngày bắt đầu: sửa lại ngày ở ô Kết thúc.

Sổ đã khóa đến ngày … không thể ghi chứng từ vào kỳ này: kỳ cần sinh nằm trong kỳ đã khóa. Do mẫu sinh theo từng kỳ trong một giao dịch, mẫu đó sẽ không sinh kỳ nào. Bấm Sửa và đặt Kỳ kế tiếp từ ngày là ngày sau ngày khóa để bỏ qua các kỳ đã khóa. Các kỳ bị bỏ qua phải làm bằng bút toán điều chỉnh.

mẫu chưa sinh được: đây là phần của câu báo khi một mẫu bị bỏ qua, kèm tên mẫu và lý do (ví dụ kỳ nào bị từ chối, hoặc "Nội dung mẫu không hợp lệ, hãy lưu lại mẫu từ một chứng từ"). Các mẫu khác vẫn sinh bình thường. Sửa nguyên nhân rồi bấm sinh lại.

Không có chứng từ định kỳ nào đến hạn: không mẫu nào bật có kỳ kế tiếp bằng hoặc trước ngày bạn chọn ở Sinh các kỳ đến hết ngày. Kiểm lại ngày đó, và kiểm mẫu có đang ở trạng thái Đang tắt không.