Căn cứ là Thông tư 20/2026/TT-BTC, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Điều kiện chung của một khoản chi nằm ở bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN; thuế của chính chủ nhà thì xem bài cá nhân cho thuê nhà, tài sản; khoản chi này cuối cùng chạy vào bài cách tính thuế TNDN 2026.
01
Hồ sơ để tiền thuê được tính vào chi phí
Hồ sơ gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Chủ nhà là cá nhân không cần xuất hóa đơn cho công ty, nên không có hóa đơn không phải là lý do để loại khoản thuê. Quy định nêu hai thứ này và không nhắc đến yêu cầu công chứng.
Điều kiện còn lại là cách trả tiền. Mỗi lần trả từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Công ty thuê văn phòng 10 triệu đồng một tháng và đưa tiền mặt cho chủ nhà thì mười hai khoản thuê trong năm đều không được trừ, dù hợp đồng đầy đủ. Chuyển khoản vào đúng tài khoản của người ký hợp đồng cho thuê là cách an toàn nhất. Chuyển cho người khác (vợ, con, người quản lý) thì chứng từ không khớp với bên cho thuê trên hợp đồng, và bạn nên có văn bản của chủ nhà chỉ định tài khoản nhận.
Hợp đồng hết hạn mà hai bên vẫn tiếp tục thì ký phụ lục gia hạn ngay, để chứng từ luôn có hợp đồng đi kèm.
02
Khi nào công ty phải khai thuế thay chủ nhà
Công ty chỉ khai thuế thay, nộp thuế thay khi hợp đồng thuê bất động sản ghi rõ tổ chức thuê là người nộp thay thuế cho cá nhân. Hợp đồng không có điều khoản đó thì chủ nhà tự khai, tự nộp thuế với cơ quan thuế và công ty chỉ trả tiền thuê.
Khi phải khai thay, công ty dùng tờ khai Mẫu 01/TCKT kèm bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản Mẫu 02/BK-KTBĐS, theo Thông tư 18/2026/TT-BTC. Kinh doanh lưu trú thuộc diện khác nên không dùng mẫu này.
03
Tiền thuê chưa gồm thuế và thuế nộp thay
Hợp đồng có thể ghi tiền thuê chưa bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN, và công ty phải nộp thuế thay cho chủ nhà theo quy định về quản lý thuế. Khi đó công ty được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay, với điều kiện có chứng từ nộp thuế.
Ví dụ, hợp đồng ghi tiền thuê 20 triệu đồng một tháng "chưa gồm thuế", công ty nộp thay. Chi phí thuê của tháng là 20 triệu đồng cộng số thuế đã nộp thay cho tháng đó, và giấy nộp tiền vào ngân sách là chứng từ của khoản thuế. Thiếu giấy nộp tiền thì phần thuế không vào chi phí được. Mức thuế của chủ nhà phụ thuộc doanh thu cho thuê và loại tài sản, được nói ở bài thuế của cá nhân cho thuê tài sản.
04
Tiền điện nước mang tên chủ nhà
Hợp đồng điện nước của nhà thuê thường đứng tên chủ nhà, hóa đơn cũng ra tên họ. Khoản này không được trừ khi hồ sơ thiếu theo một trong hai cách.
Công ty trả thẳng cho nhà cung cấp điện nước mà không có hóa đơn điện nước và hợp đồng thuê thì bị loại. Công ty trả tiền cho chủ nhà mà không có chứng từ thanh toán phù hợp với số điện nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê cũng bị loại. Ngược lại, bạn giữ hợp đồng thuê (ghi bên thuê trả điện nước), hóa đơn điện nước kỳ đó và chứng từ chuyển khoản đúng số tiền ghi trên hóa đơn thì khoản này đủ hồ sơ.
05
Trả trước, tiền cọc và cách ghi sổ
Tiền thuê hằng tháng ghi Nợ TK 642 (hoặc 627, 641 theo bộ phận dùng), Có TK 111, 112 hoặc 331. Tiền cọc là khoản ký quỹ, ký cược nên ghi Nợ TK 244, Có TK 112, và chưa phải chi phí; khi hết hợp đồng nhận lại thì ghi ngược.
Trả trước tiền thuê nhiều tháng thì khoản trả trước chờ phân bổ ở TK 242 rồi đưa dần vào chi phí theo thời gian thuê. Chi phí thuê tài sản cố định vượt mức phân bổ theo số năm mà bên thuê trả trước không được trừ, nên trả trước cả năm vẫn phải phân bổ theo thời gian thuê. Ví dụ, trả 120 triệu đồng thuê văn phòng 12 tháng từ tháng 4: ghi Nợ TK 242 120 triệu đồng, Có TK 112 120 triệu đồng; mỗi tháng chuyển 10 triệu đồng vào TK 642. Nguyên tắc của tài khoản này nằm ở bài tài khoản chi phí chờ phân bổ.
06
Thuê xe của cá nhân
Xe cũng là tài sản thuê của cá nhân, nên hồ sơ y hệt: hợp đồng thuê xe và chứng từ trả tiền, chuyển khoản khi mỗi lần từ 5 triệu đồng. Hợp đồng nên ghi biển số, thời hạn thuê, bên chịu xăng và bảo dưỡng. Xăng dầu công ty tự mua cho xe thuê thì cần hóa đơn đầu vào như thường.
Chủ xe là người trong công ty (giám đốc, cổ đông, nhân viên) vẫn theo hồ sơ này, và vì hai bên có quan hệ, bạn nên để hợp đồng ghi rõ giá thuê, thời hạn và chứng từ trả tiền để chứng minh khoản thuê có thật. Thuê dịch vụ vận chuyển theo chuyến của cá nhân là khoản mua dịch vụ, xem bài mua hàng không có hóa đơn.
07
Câu hỏi hay gặp
Ba chỗ hay bị hỏi lại: hóa đơn từ chủ nhà, thuê một phần căn nhà, và đổi địa chỉ giữa năm.
Chủ nhà đưa hóa đơn thì có dùng không
Có. Hóa đơn hợp lệ không bị cấm, và nó giúp bạn chứng minh khoản thuê dễ hơn. Quy định chỉ không bắt buộc phải có hóa đơn khi bên cho thuê là cá nhân.
Thuê một phần căn nhà, chủ nhà vẫn ở chung
Hợp đồng nên ghi rõ phần diện tích cho thuê, vì tiền thuê chỉ được trừ khi phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty. Hợp đồng thuê cả căn mà công ty chỉ dùng một phần thì khoản chi dễ bị hỏi lại.
Công ty đổi địa chỉ giữa năm thì hợp đồng cũ tính đến khi nào
Đến ngày chấm dứt ghi trong biên bản thanh lý hoặc phụ lục. Phần tiền thuê sau ngày đó không phát sinh, và tiền cọc nhận lại ghi giảm TK 244.
Bài liên quan
Thuế TNDN
Thuế TNDN 2026: cách tính, thuế suất, tạm nộp
Thuế TNDN bằng thu nhập tính thuế nhân thuế suất; thu nhập tính thuế đi từ lợi nhuận kế toán, cộng chi phí không được trừ, trừ thu nhập miễn thuế và lỗ chuyển.
Hộ kinh doanh
Thuế cho thuê nhà 2026: tự khai hay khai thay
Cá nhân cho thuê nhà, xe, tài sản có doanh thu cả năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không nộp GTGT, TNCN, chỉ thông báo doanh thu.
Hệ thống tài khoản
Tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ: Thông tư 99
Tài khoản 242 giữ những khoản chi đã phát sinh nhưng thuộc về kết quả kinh doanh của nhiều kỳ, để mỗi kỳ chỉ nhận phần của mình.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.