Chi nhánh hạch toán độc lập và phụ thuộc: khác nhau ở sổ sách, kê khai và phân bổ thuế

Từ "hạch toán độc lập" vì vậy mang hai nghĩa khác nhau, và cần tách ra trước khi so sánh.

Nghĩa thứ nhất là cách gọi quen dùng trong doanh nghiệp: chi nhánh có bộ sổ riêng, ghi nhận doanh thu, chi phí và có thể lập báo cáo tài chính riêng. Thông tư 99 gọi chung là phân cấp kế toán và để doanh nghiệp quyết định. Nghĩa thứ hai nằm trong văn bản thuế, khi nói tới đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập và loại ngay ra khỏi đó mọi đơn vị phụ thuộc theo Luật Doanh nghiệp. Đó không phải chi nhánh hay văn phòng đại diện mà thực chất là pháp nhân riêng như công ty con, công ty thành viên trong tổng công ty, và nó tự khai thuế.

Mã số thuế 13 chữ số dành cho đơn vị phụ thuộc, còn 10 chữ số dành cho tổ chức là đơn vị độc lập, theo quy định về cấu trúc mã số thuế từ 01/7/2026.

Ví dụ trụ sở cấp 500 triệu đồng tiền mặt gửi ngân hàng cho chi nhánh làm vốn. Ở trụ sở ghi Nợ TK 1361 (vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc), Có TK 112 500.000.000. Ở chi nhánh ghi Nợ TK 112, Có TK 3361 500.000.000 nếu doanh nghiệp coi đó là khoản phải trả nội bộ, hoặc Có TK 411 nếu coi là vốn.

Mọi quan hệ thanh toán nội bộ còn lại theo dõi trên TK 136 (phải thu nội bộ) và TK 336 (phải trả nội bộ) chi tiết theo từng đơn vị. Cuối kỳ phải đối chiếu hai tài khoản này với từng đơn vị, lập biên bản thanh toán bù trừ rồi ghi Nợ 336, Có 136 theo cùng một đối tượng. Chi tiết nằm ở bài [tài khoản 136, 336 phải thu, phải trả nội bộ](/kien-thuc/tai-khoan-136-336-phai-thu-phai-tra-noi-bo); hàng đi lại giữa kho trụ sở và chi nhánh nằm ở [chuyển kho, xuất hàng cho chi nhánh](/kien-thuc/chuyen-kho-xuat-kho-van-chuyen-noi-bo).

Khác tỉnh với trụ sở, chi nhánh tự bán hàng, có tài khoản ngân hàng, hóa đơn riêng và ghi sổ đủ GTGT đầu ra, đầu vào thì khai riêng tại cơ quan thuế nơi chi nhánh hoạt động. Chi nhánh không rơi vào các trường hợp khai riêng thì hồ sơ nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp, và nếu thuộc diện phân bổ thì khai tập trung rồi chia nghĩa vụ cho từng địa phương, như phần dưới.

Khai riêng ở chi nhánh cùng tỉnh là quyền, không phải nghĩa vụ: nó chỉ mở ra khi chi nhánh có đủ con dấu, tài khoản, hóa đơn riêng và bạn muốn vậy. Cách đọc kỳ khai tháng, quý ở bài [kỳ kê khai thuế GTGT tháng, quý](/kien-thuc/ky-ke-khai-thue-gtgt-thang-quy).

Trong tập đoàn, tổng công ty, đơn vị thành viên nào tính riêng được doanh thu, chi phí và thu nhập chịu thuế thì tự khai TNDN với cơ quan thuế quản lý nó. Đơn vị thành viên kinh doanh ngành khác với tập đoàn và tách riêng được thu nhập ấy cũng khai riêng.

ketoanx.com/settings/branches

Các bước

1. 1

   Mở Hệ thống→, Chi nhánh, khung Thêm chi nhánh. Ô Mã chi nhánh bắt buộc, bắt đầu bằng chữ cái, tối đa 6 ký tự chữ hoa và số, ví dụ BNH cho nhà máy Bắc Ninh. Ô Tên chi nhánh bắt buộc (từ 2 ký tự). Ô Mã số thuế (đơn vị phụ thuộc) ghi mã 13 chữ số của nhà máy; các ô Địa chỉ, Điện thoại, Người phụ trách, Ghi chú không bắt buộc. Bấm Thêm chi nhánh. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên thêm, sửa được.

2. 2

   Trên đầu trang có Phân quyền theo chi nhánh để giới hạn người dùng chỉ thấy chứng từ của một chi nhánh, và Đánh số theo chi nhánh để số chứng từ mang mã chi nhánh đứng đầu, dạng HN-PT00001/26.

3. 3

   Ghi khoản cấp vốn 500 triệu của ví dụ bằng hai chứng từ ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ. Chứng từ của trụ sở: Loại chứng từ chọn Báo nợ ngân hàng, ô Chi nhánh để Chứng từ chung của công ty, dòng TK Nợ 1361, TK Có 112, Số tiền (VND) 500.000.000. Chứng từ của nhà máy: Báo có ngân hàng, ô Chi nhánh chọn BNH · …, dòng TK Nợ 112, TK Có 3361 (hoặc 411 nếu công ty coi là vốn), cùng số tiền. Bấm Cất và ghi sổ cho cả hai.

4. 4

   Mọi chứng từ phát sinh ở nhà máy về sau (mua, bán, lương, chi phí) đều chọn chi nhánh BNH ở ô Chi nhánh. Người dùng bị giới hạn theo chi nhánh thì ô này bắt buộc.

5. 5

   Mở Báo cáo→, BCTC tổng hợp các chi nhánh, chọn Từ ngày, Đến ngày (mặc định từ đầu năm tài chính đến hôm nay) rồi bấm Xem báo cáo. Đầu trang có nút xuất Excel và nút in.

Phần mềm tự ghi gì

Khai chi nhánh không sinh bút toán. Hai chứng từ ở bước 3 ghi đúng như bài: trụ sở Nợ 1361, Có 112 500.000.000; nhà máy Nợ 112, Có 3361 500.000.000. Trên báo cáo tổng hợp, khung Đối chiếu số dư nội bộ cho thấy phải thu nội bộ 136 là 500.000.000, phải trả nội bộ 336 là 500.000.000, số đã loại trừ ở mỗi phía và nhãn Khớp; lệch thì nhãn Lệch và phần lệch còn nằm trên báo cáo tổng hợp. Khung này cũng báo doanh thu bán hàng nội bộ trong kỳ (Có 511 đối ứng 136, 336) đã trừ ở mã 01 và mã 11 của báo cáo kết quả, và tiền chuyển nội bộ đã bỏ khỏi báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Câu báo lỗi hay gặp khi khai chi nhánh: Mã chi nhánh bắt đầu bằng chữ cái, tối đa 6 ký tự chữ hoa và số (ví dụ HN, HCM, CN1); Mã chi nhánh … đã có; và khi xóa chi nhánh đã dùng: Chi nhánh đã có … chứng từ, không xóa được. Hãy ngừng dùng. (bấm Ngừng dùng trên dòng chi nhánh).

Kiểm lại và giới hạn

Bốn bảng của báo cáo tổng hợp là B01 phần tài sản, phần nguồn vốn, B02 và B03 trực tiếp; mỗi bảng có cột từng đơn vị, Toàn công ty, Loại trừ và Tổng hợp. Cột trụ sở gồm chứng từ không gắn chi nhánh. Số dư đầu kỳ nhập cho toàn công ty, không tách theo chi nhánh, nên đứng riêng ở cột Số dư đầu kỳ nhập tay của B01. Lãi nội bộ còn nằm trong hàng tồn kho cuối kỳ chưa được loại trừ; bạn tự điều chỉnh nếu có.

KetoanX không lập phụ lục phân bổ 01-6/GTGT và không tính tỷ lệ phân bổ thuế TNDN cho nhà máy; con số 60 triệu và 120 triệu của ví dụ bạn tính tay rồi kê khai trên HTKK. Màn tờ khai thuế không lọc theo chi nhánh, nên chi nhánh khai thuế riêng chưa có tờ khai riêng trong phần mềm. Đơn vị có pháp nhân riêng thì xem [phần mềm kế toán cho nhiều công ty](/phan-mem-ke-toan-nhieu-cong-ty). KetoanX không nộp tờ khai thay bạn; mọi hồ sơ nộp trên cổng của cơ quan thuế. Hướng dẫn đầy đủ của màn báo cáo có ở hướng dẫn BCTC tổng hợp các chi nhánh.