Đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/stock-branch-check

Báo cáo đứng sau chuyển kho, nơi bạn lập phiếu, và sổ kho của thủ kho, nơi thủ kho xác nhận. Lưu ý quan trọng về cách hiểu: "chi nhánh" ở đây là kho nhận của phiếu, không dùng khai báo chi nhánh trong cài đặt. Báo cáo chỉ đọc sổ, không ghi gì.

1. 1

   Mỗi chi nhánh có một kho riêng ở vật tư, hàng hóa, kho. Báo cáo phân biệt chi nhánh bằng kho nhận.

2. 2

   Phiếu chuyển kho lập với loại Xuất cho đơn vị phụ thuộc và đã ghi sổ. Phiếu loại Chuyển kho nội bộ hay Gửi bán đại lý không có trong báo cáo.

3. 3

   Thủ kho dùng sổ kho của thủ kho để đánh dấu đã ghi sổ kho; nếu không, báo cáo coi mọi phiếu là chưa xác nhận.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Kho hoặc Báo cáo. Tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh không mở được trang. Cột giá trị chỉ hiện với người được xem giá vốn.

ketoanx.com/reports/stock-branch-check

Bộ lọc chỉ có Từ ngày (mặc định đầu tháng), Đến ngày (mặc định hôm nay) và nút Xem báo cáo. Hai ngày lọc theo ngày ghi sổ của phiếu. Báo cáo không lọc theo kho hay mặt hàng. Mỗi cặp kho giao và kho nhận là một khung riêng.

Dưới bảng là dòng "Phiếu giao nhận" kèm số phiếu, và hoặc là số phiếu thủ kho chưa xác nhận, hoặc "thủ kho đã xác nhận hết". Sau đó là danh sách phiếu, mỗi phiếu có số (bấm để mở), ngày và dấu đã xác nhận hoặc chưa xác nhận; phiếu lệch số lượng có thêm dấu "lệch" kèm số. Chưa có phiếu nào thì trang báo Không có phiếu xuất kho cho đơn vị phụ thuộc trong kỳ.

Cách hiểu đúng hai điều. Một: số xuất và số nhập đều đọc từ cùng một phiếu chuyển kho, nên với phiếu nguyên vẹn chúng bằng nhau và cột Chênh lệch ghi Khớp. Báo cáo không biết hàng thực tế đến chi nhánh là bao nhiêu nếu khác số trên phiếu. Hai: dấu xác nhận chỉ là một dấu cho cả phiếu. Thủ kho của bất kỳ kho nào đánh dấu ghi sổ kho thì phiếu đều thành đã xác nhận; báo cáo không phân biệt thủ kho bên giao hay bên nhận.

Khi cuối kỳ phải đối chiếu tài khoản 136, 336

Theo Thông tư 99, giữa trụ sở và đơn vị trực thuộc, trụ sở ghi Nợ 136 (1368), Có 156 khi chuyển hàng, chi nhánh ghi Nợ 156, Có 336 (3368) khi nhận. Cuối kỳ hai bên đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư rồi bù trừ từng khoản. KetoanX không tự sinh 136, 336 từ phiếu chuyển kho, nên bạn lập chứng từ nghiệp vụ khác cho từng đợt chuyển và đối chiếu bằng số của báo cáo này. Xem bài phải thu, phải trả nội bộ 136, 336. Bảng cân đối của công ty có nhiều chi nhánh loại trừ số 136, 336 ở báo cáo tài chính tổng hợp các chi nhánh.

Khi chuyển hàng cho đơn vị có pháp nhân riêng

Chuyển cho công ty con hay đơn vị hạch toán độc lập là bán hàng, phải lập hóa đơn chứ không dùng phiếu nội bộ. Đơn vị đó nên mở thành công ty riêng chứ không khai là chi nhánh. Ranh giới ở bài chi nhánh hạch toán độc lập, phụ thuộc. Phiếu loại Xuất cho đơn vị phụ thuộc chỉ đúng cho đơn vị phụ thuộc.

Khi cần phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Từ 01/7/2026, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn (Nghị định 254/2026/NĐ-CP), và công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được chọn giữa hóa đơn GTGT điện tử và phiếu này khi điều chuyển hàng cho chi nhánh phụ thuộc khác tỉnh. KetoanX in phiếu theo bố cục mẫu 03/XKNB để đi đường, nhưng không phát hành phiếu điện tử và không gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Bạn phát hành ở phần mềm hóa đơn điện tử rồi nhập số phiếu vào sổ. Chi tiết ở bài chuyển kho, xuất kho vận chuyển nội bộ.

Khi hàng nhận thực tế khác số xuất

Phiếu in có hai cột thực xuất và thực nhập đều điền bằng số chuyển; bên nhận đếm ra số khác thì thủ kho sửa tay trên bản in. Trên phần mềm, bạn sửa số lượng ở phiếu chuyển kho cho đúng thực tế; cả đầu xuất lẫn đầu nhập đổi theo nên báo cáo vẫn Khớp. Phần hao hụt khi vận chuyển xử lý theo bài kiểm kê kho và hạch toán hàng thừa, thiếu.

Khi hàng gửi đại lý

Phiếu loại Gửi bán đại lý không nằm trong báo cáo này. Xem hàng đã chuyển ở sổ chuyển kho.

Phiếu chuyển kho giữa hai kho có tài khoản kho khác nhau ghi Nợ tài khoản kho nhận, Có tài khoản kho giao; nếu hai kho cùng tài khoản thì phiếu không có bút toán. Kiểm lại ở sổ chuyển kho và đối chiếu kho với sổ cái.

Phiếu hàng chuyển cho chi nhánh không hiện: phiếu có loại Chuyển kho nội bộ hoặc Gửi bán đại lý, hoặc chưa ghi sổ. Mở phiếu kiểm tra loại.

Phiếu mãi chưa xác nhận: thủ kho chưa đánh dấu. Vào sổ kho của thủ kho, chọn phiếu và bấm Ghi sổ kho.

Tên kho hiện "(không ghi kho)": dòng sổ kho của phiếu không có kho. Mở phiếu, chọn kho giao, kho nhận rồi cất lại.

Câu "Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền": tài khoản chưa có quyền xem phân hệ Kho hoặc Báo cáo.