Cách xem tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao trên KetoanX

Q: Tồn kho hiện thấp mà đơn mua đang về, có sao không?

Cột Dự kiến để xem điều đó. Dự kiến đủ thì chỉ cần chờ hàng về. Nếu hàng thường xuyên xuống dưới mức an toàn, khai Tồn tối thiểu ở vật tư, hàng hóa, kho để màn tồn kho cảnh báo.

Chức năng này dùng để làm gì

Màn giúp trả lời câu hỏi "kho còn đủ để giao hết các đơn đang mở không". Nó lấy tồn kho đến một ngày, trừ đi số lượng các đơn đặt hàng bán chưa giao để ra số khả dụng, rồi cộng thêm các đơn mua hàng chưa nhận để ra số dự kiến. Màn chỉ để xem, không tạo chứng từ và không ghi bút toán.

Màn Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao với bảng tồn, đặt hàng chưa giao, khả dụng, mua chưa nhận, dự kiến — Màn Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao: mỗi mặt hàng một dòng, có tồn kho, đơn đặt chưa giao, khả dụng, mua chưa nhận và dự kiến.

Nó nằm giữa hai nhóm việc. Phía trước là đơn đặt hàng của khách và đơn mua hàng gửi nhà cung cấp. Phía sau là chứng từ bán hàng và chứng từ mua hàng, lúc đơn thật sự được giao hoặc nhận. Tổng quan cả vòng từ đặt đến giao nằm ở bài kế toán mua bán hàng hóa.

Trước khi bắt đầu

Có đơn đặt hàng bán hoặc đơn mua hàng ở trạng thái Chưa thực hiện hoặc Đang thực hiện. Đơn đã hủy hoặc hoàn thành không tính.
Tồn kho đã có số liệu (phiếu nhập hoặc tồn đầu kỳ đã ghi sổ). Xem tồn kho.
Quyền xem phân hệ Kho.

Mở màn hình

Vào menu Kho, Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao. Trên đầu trang có nút Tồn kho, Đơn đặt hàng và In báo cáo.

Menu bên trái mở nhóm Kho, mục Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao được viền vàng — Menu bên trái: Kho, rồi Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao.

Bộ lọc: Đến ngày (mặc định hôm nay), Kho (số tồn), Tìm (mã, tên), ô Chỉ hàng thiếu để giao. Bấm Xem để áp dụng. Ô Kho (số tồn) chỉ giới hạn số tồn; đơn hàng luôn tính cho cả công ty, không tách theo kho.

Đọc báo cáo

Các cột Tồn kho, Đặt hàng chưa giao, Khả dụng, Mua chưa nhận, Dự kiến của bảng được viền vàng — Bảng đọc từ trái sang phải: tồn kho, đơn đặt chưa giao, khả dụng (chữ đậm), đơn mua chưa nhận, dự kiến.

Cột	Ý nghĩa	Lấy số từ đâu
Mã, Tên, ĐVT	Mặt hàng và đơn vị tính chính. Bấm mã để mở thẻ kho	Danh mục mặt hàng
Tồn kho	Số lượng trong kho đến ngày chọn (theo kho nếu có lọc)	Phiếu kho đã ghi sổ
Đặt hàng chưa giao	Số lượng khách đặt trừ số đã lên chứng từ bán; ghi kèm số dòng đơn	Các đơn đặt hàng chưa thực hiện, đang thực hiện
Khả dụng	Tồn kho trừ đặt hàng chưa giao. Âm thì chữ đỏ	Tính từ hai cột trước
Mua chưa nhận	Số lượng đặt mua trừ số đã lên chứng từ mua	Các đơn mua hàng chưa thực hiện, đang thực hiện
Dự kiến	Khả dụng cộng mua chưa nhận. Âm thì chữ đỏ	Tính từ các cột trước

Chỉ đơn lập đến ngày Đến ngày mới tính. Mặt hàng có tồn bằng 0 mà không đơn nào mở thì không hiện. Bảng sắp theo mã hàng.

Làm từng bước: biết hàng nào không đủ để giao

Ví dụ: ngày 20/10/2026, kho còn 80 bộ ấm chén (HH001). Có hai đơn đặt hàng mở: DH0001 của Công ty TNHH An Phú đặt 50 bộ, đã lập chứng từ bán 20 bộ; DH0002 của khách khác đặt 60 bộ chưa giao. Công ty có đơn mua DM0001 đặt 100 bộ chưa nhận.

Lọc Đến ngày 31/10/2026 trên màn Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao, bảng kết quả được viền vàng — Chọn Đến ngày rồi bấm Xem: mỗi dòng cho thấy tồn kho, đơn đặt chưa giao, khả dụng và dự kiến của một mặt hàng.

Vào Kho, Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao.
Chọn Đến ngày là 20/10/2026, bấm Xem.
Dòng HH001 hiện: Tồn kho 80; Đặt hàng chưa giao 90 (30 của DH0001 cộng 60 của DH0002, ghi kèm "(2 dòng)"); Khả dụng -10 chữ đỏ; Mua chưa nhận 100; Dự kiến 90.
Đọc kết quả: kho chưa đủ để giao hết hai đơn, thiếu 10 bộ. Hàng đặt mua về thì đủ, còn dư 90 bộ.
Tick Chỉ hàng thiếu để giao rồi bấm Xem để chỉ giữ các mặt hàng khả dụng âm. Bấm In báo cáo nếu cần gửi bộ phận mua hàng.
Bấm mã HH001 để mở thẻ kho xem lịch sử nhập, xuất.

Các trường hợp khác

Hai tình huống thường gặp khi dùng báo cáo này.

Ô Kho (số tồn) chọn Kho Hà Nội, bảng tính tồn của kho đó — Chọn Kho (số tồn) là Kho Hà Nội rồi bấm Xem: cột Tồn kho chỉ tính kho ấy, còn đơn đặt hàng vẫn tính cho cả công ty.

Khi có nhiều kho

Chọn Kho (số tồn) để xem tồn riêng một kho. Cột Đặt hàng chưa giao vẫn là của cả công ty, nên khả dụng của một kho có thể âm dù cả công ty đủ hàng. Nếu hàng nằm ở kho khác, lập chuyển kho trước.

Khi muốn chỉ xem hàng đang thiếu

Tick ô Chỉ hàng thiếu để giao. Báo cáo chỉ giữ dòng có khả dụng âm. Dòng nào dự kiến cũng âm thì cần đặt mua thêm, còn dự kiến dương nghĩa là hàng đang về.

Số liệu lấy từ đâu

Tồn kho lấy từ các dòng kho của chứng từ đã ghi sổ, giống màn Tồn kho. Số chưa giao của đơn bán và chưa nhận của đơn mua tính theo từng dòng đơn: số đặt trừ số đã lên chứng từ bán hoặc chứng từ mua, nhưng không nhỏ hơn 0. Lưu ý hai điểm khác nhau của hai nguồn này. Số đã lên chứng từ được tính theo chứng từ mua, bán gắn với đơn, kể cả chứng từ chưa ghi sổ. "Giao" ở đây nghĩa là đã lập chứng từ bán, không phải đã xuất kho; bán hàng không kèm phiếu xuất thì kho vẫn chưa trừ. Màn không tạo bút toán.

Về kế toán, doanh thu chỉ ghi khi bạn đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu cho người mua; khách đặt hoặc trả tiền trước mà chưa giao thì chưa ghi doanh thu. Vì thế đơn đặt hàng không tạo bút toán nào. Cách hạch toán từng bước ở bài hạch toán bán hàng.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Tick Chỉ hàng thiếu để giao, bảng báo Không có mặt hàng theo điều kiện đã chọn — Khi không có mặt hàng nào khớp điều kiện, bảng báo Không có mặt hàng theo điều kiện đã chọn.

Không có mặt hàng theo điều kiện đã chọn.: không có tồn và không có đơn mở trong ngày đã chọn. Đổi Đến ngày hoặc bỏ tick Chỉ hàng thiếu để giao.
Khả dụng âm mà kho thấy đủ hàng: kiểm lọc Kho (số tồn) có đang chọn kho khác không, và kiểm đơn đã giao nhưng chưa lập chứng từ bán.
Đơn đã giao đủ mà vẫn hiện chưa giao: chứng từ bán chưa gắn với đơn. Lập chứng từ từ đơn thay vì lập tay; xem đơn đặt hàng.
Số chưa nhận của đơn mua không giảm: chứng từ mua nhận hàng chưa gắn với đơn mua. Xem đơn mua hàng.
Mặt hàng đơn đặt không hiện: đơn lập sau Đến ngày, đã hủy, hoặc đã hoàn thành.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi nhất.

Khả dụng khác tồn kho thế nào?

Tồn kho là hàng đang nằm trong kho. Khả dụng là phần còn lại sau khi trừ số đã hứa với khách ở các đơn chưa giao.

Báo cáo có tự đặt mua hàng giúp không?

Không. Màn chỉ báo thiếu bao nhiêu. Muốn đặt mua, lập đơn ở đơn mua hàng.

Báo giá có tính vào số chưa giao không?

Không. Chỉ đơn đặt hàng và đơn mua hàng được tính.

Tồn kho hiện thấp mà đơn mua đang về, có sao không?

Cột Dự kiến để xem điều đó. Dự kiến đủ thì chỉ cần chờ hàng về. Nếu hàng thường xuyên xuống dưới mức an toàn, khai Tồn tối thiểu ở vật tư, hàng hóa, kho để màn tồn kho cảnh báo.

Hướng dẫn khác trong nhóm Kho

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao: cách xem trên KetoanX