Cách đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập trên KetoanX

Q: Công ty chỉ có một kho thì báo cáo có ích không?

Có, nhưng ít. Cột Đã chuyển kho luôn trống, và bạn nên dùng báo cáo tồn kho theo chứng từ nhập.

Chức năng này dùng để làm gì

Hàng nhập một kho rồi thường tản ra: một phần chuyển cho cửa hàng, một phần bán ngay, một phần nằm lại. Sổ tồn kho cộng tất cả lại nên không thấy được điều đó. Báo cáo này giữ nguyên danh tính của lần nhập qua các lần chuyển kho, nên một lần nhập hàng đã chuyển sang kho khác rồi mới bán vẫn được tính là đã xuất của chính lần nhập đó.

Màn Đối chiếu tình hình xuất kho theo chứng từ nhập với bộ lọc và bảng các lần nhập — Màn Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập: bộ lọc ở trên, mỗi dòng bảng là một chứng từ nhập (ảnh cuộn bảng về bên trái).

Nó là báo cáo anh em của tồn kho theo chứng từ nhập: báo cáo kia trả lời "hàng còn lại thuộc lần nhập nào", báo cáo này trả lời "mỗi lần nhập đã đi đâu". Cả hai chạy cùng một phép tính nhập trước xuất trước, xem bài giá xuất kho nhập trước xuất trước. Báo cáo chỉ đọc sổ kho, không ghi gì.

Trước khi bắt đầu

Công ty có từ hai kho trở lên và có dùng chuyển kho. Với một kho duy nhất, cột chuyển kho luôn bằng 0 và bạn nên dùng báo cáo tồn kho theo chứng từ nhập.
Phiếu nhập, xuất, chuyển kho đã ghi sổ. Phiếu nháp không có trong báo cáo.
Thứ tự chứng từ trong ngày đúng, xem thứ tự chứng từ trong ngày.
Quyền xem phân hệ Kho hoặc phân hệ Báo cáo. Tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh không mở được trang. Cột giá trị chỉ hiện với người được xem giá vốn.

Mở màn hình

Vào menu Kho, Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập. Đầu trang có Tất cả báo cáo, Tồn theo chứng từ nhập (sang báo cáo tồn) và nút in kèm Tùy chọn in, Ghi nhớ.

Menu bên trái mở nhóm Kho, mục Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập được viền vàng — Menu bên trái: Kho, rồi Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập.

Bộ lọc gồm Từ ngày (mặc định đầu tháng), Đến ngày (mặc định hôm nay), Kho, Mặt hàng và Hiển thị, rồi nút Xem báo cáo. Nếu Từ ngày đứng sau Đến ngày, trang lấy Từ ngày bằng Đến ngày. Ô Hiển thị có hai lựa chọn: Mọi chứng từ nhập và Chỉ chứng từ còn hàng chưa chuyển kho. Chọn lựa chọn sau thì tiêu đề trang đổi thành Tồn theo chứng từ nhập chưa chuyển kho, còn lựa chọn đầu cho tiêu đề Đối chiếu tình hình xuất kho theo chứng từ nhập. Ô Kho lọc theo kho nhập ban đầu của chứng từ.

Đọc báo cáo

Mỗi dòng là một chứng từ nhập có ngày không muộn hơn Đến ngày. Phần mềm chỉ giữ dòng còn hàng, hoặc có xuất, hoặc có chuyển kho trong kỳ. Phiếu chuyển kho không bao giờ là một dòng gốc, vì nó chỉ đưa hàng của chứng từ nhập gốc đi nơi khác.

Các cột Đã chuyển kho, Chưa chuyển kho, Còn tồn, Giá trị tồn ở bên phải bảng được viền vàng — Bên phải bảng: số đã chuyển kho, chưa chuyển kho, còn tồn và giá trị tồn của từng chứng từ nhập (ảnh cuộn bảng sang phải).

Cột	Ý nghĩa	Lấy số từ đâu
Mặt hàng, Chứng từ nhập, Ngày, Kho nhập, Lô	Lần nhập gốc	Sổ kho
SL nhập	Số lượng của lần nhập	Chứng từ nhập
Chứng từ xuất trong kỳ	Số các phiếu xuất đã lấy hàng từ lần nhập này, kèm số lượng trong ngoặc	Phiếu xuất, chứng từ bán có xuất kho
SL xuất, Giá trị xuất	Tổng xuất trong kỳ, kể cả xuất ở kho khác sau khi hàng đã chuyển sang	Tính theo đơn giá của lần nhập
Đã chuyển kho	Số chuyển khỏi kho nhập ban đầu trong kỳ	Phiếu chuyển kho
Chưa chuyển kho	Phần còn nằm ở kho nhập ban đầu	Tính ra đến Đến ngày
Còn tồn, Giá trị tồn	Phần còn lại ở mọi kho	Tính ra đến Đến ngày

Các cột không cộng thành SL nhập, vì SL xuất và Đã chuyển kho chỉ tính trong kỳ bạn chọn, còn tồn tính đến ngày cuối. Dòng ghi chú dưới bảng định nghĩa "chưa chuyển kho": số lượng còn nằm ở kho nhập ban đầu, chưa chuyển sang kho khác và chưa xuất.

Làm từng bước: theo một lô hàng nhập đầu tháng

Ví dụ: ngày 03/10/2026 công ty Minh Phát nhập 300 thùng NG01 vào KHO1, giá 120.000 đồng một thùng (36.000.000 đồng). Ngày 10/10 chuyển 120 thùng sang kho cửa hàng KHO2. Ngày 15/10 cửa hàng xuất bán 80 thùng. Ngày 20/10 KHO1 xuất bán 60 thùng. Cuối tháng bạn cần biết lô này còn bao nhiêu và còn ở đâu.

Chọn từ 01/10/2026 đến 31/10/2026, mặt hàng Bộ ấm chén, bấm Xem báo cáo, dòng chứng từ nhập hiện số xuất và còn tồn — Chọn khoảng ngày và Mặt hàng rồi bấm Xem báo cáo: dòng của lần nhập cho thấy số xuất, đã chuyển kho, chưa chuyển kho và còn tồn (ảnh cuộn bảng sang phải).

Vào Kho, Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập.
Chọn Từ ngày 01/10/2026 và Đến ngày 31/10/2026. Ở Mặt hàng chọn NG01. Bấm Xem báo cáo.
Tìm dòng của chứng từ nhập ngày 03/10, Kho nhập KHO1. Đọc từ trái sang: SL nhập 300. Chứng từ xuất trong kỳ liệt kê hai phiếu xuất, một 80 và một 60. SL xuất 140 và Giá trị xuất 16.800.000 (140 nhân 120.000).
Đã chuyển kho 120. Chưa chuyển kho 120, đó là phần còn ở KHO1 (300 trừ 120 chuyển đi trừ 60 xuất tại KHO1).
Còn tồn 160, Giá trị tồn 19.200.000: 120 thùng ở KHO1 cộng 40 thùng ở KHO2.
Muốn chỉ thấy các lần nhập còn hàng nằm ở kho nhập, đổi Hiển thị sang Chỉ chứng từ còn hàng chưa chuyển kho rồi bấm lại Xem báo cáo.

Phiếu xuất ngày 15/10 lấy hàng ở KHO2 nhưng vẫn tính vào SL xuất của lần nhập ngày 03/10 ở KHO1, vì hàng đó mang chứng từ nhập gốc khi chuyển sang.

Các trường hợp khác

Mỗi trường hợp dưới đây đổi cách đặt bộ lọc hoặc cách hiểu một cột.

Ô Hiển thị chọn Chỉ chứng từ còn hàng chưa chuyển kho — Chọn Hiển thị là Chỉ chứng từ còn hàng chưa chuyển kho để tìm hàng còn nằm ở kho nhập ban đầu.

Khi cần tìm hàng chưa chuyển ra kho bán

Chọn Chỉ chứng từ còn hàng chưa chuyển kho. Bảng chỉ còn các lần nhập có Chưa chuyển kho lớn hơn 0. Nhờ đó thủ kho thấy ngay lô nào còn nằm ở kho tổng trong khi cửa hàng đang thiếu.

Khi hàng chuyển cho chi nhánh hoặc đại lý

Phiếu chuyển kho loại Gửi bán đại lý hay Xuất cho đơn vị phụ thuộc cũng làm tăng cột Đã chuyển kho. Về pháp lý, chuyển giữa hai kho trong cùng một cơ sở không phải lập hóa đơn; chuyển cho chi nhánh phụ thuộc hoặc đại lý thì có quy tắc riêng về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hiệu lực từ 01/7/2026, xem bài chuyển kho, xuất kho vận chuyển nội bộ và hàng gửi đại lý bán đúng giá. KetoanX chỉ in phiếu để đi đường, không phát hành phiếu điện tử. Đối chiếu số hai bên của chi nhánh dùng đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh.

Khi hàng nhập có số lô

Phiếu xuất có số lô lấy đúng lớp cùng lô trước, nên cột Lô và Chứng từ xuất trong kỳ khớp nhau. Hạn dùng của lô xem ở tồn theo lô, hạn dùng.

Khi một lần nhập đã bán hết trong kỳ

Dòng vẫn hiện vì có SL xuất. Còn tồn để trống vì bằng 0. Sang kỳ sau, nếu không còn xuất gì nữa, dòng biến mất.

Số liệu lấy từ đâu

Không có bút toán nào được ghi từ trang này. Phần mềm đọc sổ kho của các chứng từ đã ghi sổ đến Đến ngày, xếp theo ngày, thứ tự trong ngày, nhập trước xuất sau, rồi chạy lại phép nhập trước xuất trước theo từng kho, trong đó phiếu chuyển kho đưa nguyên các phần hàng sang kho nhận. Giá trị dùng đơn giá của từng lần nhập. Công ty tính giá xuất bình quân vẫn thấy báo cáo tính theo lớp nhập, nên Giá trị xuất có thể khác giá vốn đã ghi trên phiếu xuất; số khớp với sổ cái là số của đối chiếu kho với sổ cái.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Không có chứng từ nhập nào phù hợp: bộ lọc quá hẹp, hoặc kỳ chưa có xuất, chuyển và các lần nhập đã hết hàng. Nới Từ ngày hoặc bỏ lọc kho, mặt hàng.

Tổng Còn tồn của một mặt hàng lớn hơn số tồn kho: sổ kho có phiếu xuất vượt số tồn của các chứng từ nhập (xuất âm kho). Báo cáo này không in dòng cảnh báo như báo cáo tồn theo chứng từ nhập; mở báo cáo đó để thấy số lần xuất âm, rồi xử lý theo bài tồn kho bị âm trên sổ.

Hàng nhận về nhờ phiếu chuyển kho không thấy là một dòng: đúng thiết kế, hàng đó nằm trong dòng của chứng từ nhập gốc.

Câu "Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền": tài khoản chưa có quyền xem phân hệ Kho hoặc Báo cáo.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi.

Vì sao SL xuất cộng Đã chuyển kho không bằng SL nhập?

Vì hai cột đó chỉ tính trong kỳ bạn chọn. Phần xuất và chuyển ở kỳ trước không hiện, và phần còn lại vẫn nằm trong kho.

Xuất ở kho cửa hàng có tính vào lần nhập ở kho tổng không?

Có. Hàng chuyển đi mang chứng từ nhập gốc, nên mọi lần xuất sau đó, ở kho nào, đều tính vào lần nhập đó.

Báo cáo có thay cho phiếu chuyển kho không?

Không. Phiếu chuyển kho vẫn là chứng từ gốc. Báo cáo chỉ tổng hợp lại.

Có xuất Excel được không?

Trang này không có nút xuất Excel. Bạn in hoặc lưu ra PDF bằng chức năng in của trình duyệt.

Công ty chỉ có một kho thì báo cáo có ích không?

Có, nhưng ít. Cột Đã chuyển kho luôn trống, và bạn nên dùng báo cáo tồn kho theo chứng từ nhập.

Hướng dẫn khác trong nhóm Kho

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập: cách dùng trên KetoanX