Nghiệm thu công trình, đơn hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/costing/acceptance

Trên màn bạn làm được bốn việc: xem mỗi đối tượng đã tập hợp bao nhiêu chi phí, đã nghiệm thu bao nhiêu và còn dở dang bao nhiêu; lọc theo loại công trình; lập một lần nghiệm thu theo tỷ lệ hoặc theo số tiền; hủy một lần nghiệm thu đã lập.

Trước nó là giá thành, nơi bạn gắn chi phí vào đối tượng và kết chuyển 621, 622, 623, 627 sang 154. Với hợp đồng thanh toán theo tiến độ, doanh thu ghi ở doanh thu hợp đồng xây dựng. Sau nghiệm thu, bạn xem lãi lỗ ở lãi lỗ theo công trình, đơn hàng.

1. 1

   Đối tượng tập hợp chi phí loại Công trình, hạng mục, Đơn hàng hoặc Hợp đồng, còn ở trạng thái Đang dùng. Đối tượng loại Sản phẩm, Phân xưởng, Quy trình sản xuất, Công đoạn không nghiệm thu được; chúng tính giá thành ở kỳ tính giá thành. Cách tạo đối tượng ở bài giá thành.

2. 2

   Chi phí đã gắn đúng đối tượng khi lập chứng từ và đã kết chuyển sang 154. Còn chi phí 621, 622, 623, 627 chưa kết chuyển thì phần mềm không cho nghiệm thu.

3. 3

   Nếu có nhiều loại công trình (nhà ở, hạ tầng, sửa chữa…), khai trước ở loại công trình để lọc được.

4. 4

   Quyền: nút Nghiệm thu cần quyền thêm ở phân hệ tài sản; nút Hủy cần quyền xóa ở phân hệ đó. Menu chỉ hiện khi công ty chọn lĩnh vực có giá thành (sản xuất, xây lắp hoặc dịch vụ) ở lĩnh vực hoạt động; ẩn menu không chặn quyền.

5. 5

   Sổ chưa khóa đến ngày nghiệm thu, xem khóa sổ kế toán.

ketoanx.com/costing/acceptance

Khi công ty đã có loại công trình, phía trên có ô Loại công trình (mặc định Mọi loại) và nút Lọc. Lọc xong, cả bảng dở dang, ô chọn đối tượng lẫn danh sách các lần nghiệm thu chỉ còn các công trình thuộc loại đó.

Bên dưới là ba khối. Khối Dở dang hiện tại theo công trình, đơn hàng, hợp đồng là bảng tình hình. Khối Lập nghiệm thu là form (chỉ hiện khi bạn có quyền thêm và có ít nhất một đối tượng loại công trình, đơn hàng, hợp đồng). Khối Các lần nghiệm thu liệt kê tối đa 300 lần gần nhất.

Câu nhắc dưới form: nhập tỷ lệ thì giá vốn bằng dở dang tại ngày nghiệm thu nhân tỷ lệ; nhập số tiền thì bỏ qua tỷ lệ; doanh thu chỉ để đối chiếu, còn hạch toán doanh thu phải bằng chứng từ bán hàng gắn hợp đồng.

Bảng Dở dang hiện tại theo công trình, đơn hàng, hợp đồng có các cột:

Khi chỉ nghiệm thu một phần dở dang

Nhập Tỷ lệ nghiệm thu trên dở dang (%) là 50 với dở dang 480.000.000 thì giá vốn là 240.000.000. Chú ý: tỷ lệ tính trên dở dang tại ngày nghiệm thu, không tính trên tổng chi phí cả công trình. Nghiệm thu 50% hai lần liên tiếp thì lần hai chỉ lấy 50% của phần còn lại, cộng dồn là 75% chứ không phải 100%. Muốn chính xác từng đồng thì nhập số tiền ở Hoặc số tiền giá vốn.

Khi muốn kết chuyển một số tiền cụ thể

Khi hợp đồng quy định giá vốn từng đợt hoặc bạn có bảng tính riêng, nhập số tiền ở Hoặc số tiền giá vốn và để trống tỷ lệ. Số tiền không được lớn hơn dở dang hiện có. Ví dụ dở dang 480.000.000 mà nhập 500.000.000 thì phần mềm từ chối.

Khi công trình xong nhưng chưa bàn giao

Màn này luôn ghi Nợ 632, nên chỉ dùng khi đã nghiệm thu, bàn giao. Theo Thông tư 99, công trình hoàn thành mà chưa bàn giao thì ghi thành phẩm: Nợ 155, Có 154 (xem bài tài khoản 154). Phần mềm chưa có nút riêng cho việc này; bạn lập ở thu, chi, chứng từ khác một chứng từ nghiệp vụ khác Nợ 155, Có 154, và chọn đúng đối tượng ở cột Đối tượng THCP của dòng Có 154 để số dở dang của đối tượng giảm theo.

Khi nghiệm thu đơn hàng hoặc hợp đồng sản xuất

Làm giống công trình: đối tượng loại Đơn hàng hoặc Hợp đồng có chi phí đã kết chuyển sang 154 thì nghiệm thu khi giao hàng cho khách. Doanh thu của đơn hàng, hợp đồng ghi bằng chứng từ bán hàng gắn đơn hoặc hợp đồng đó, xem chứng từ bán hàng.

Khi hủy một lần nghiệm thu

Ở dòng cần hủy trong Các lần nghiệm thu, bấm Hủy, xác nhận câu "Hủy lần nghiệm thu này và xóa chứng từ kết chuyển giá vốn?". Phần mềm xóa chứng từ giá vốn và dòng nghiệm thu, dở dang của đối tượng trở lại như trước. Nút này cần quyền xóa; sổ đã khóa đến ngày nghiệm thu thì không hủy được.

Khi lọc theo loại công trình

Chọn một loại ở ô Loại công trình, bấm Lọc. Dùng khi công ty có nhiều dòng việc, ví dụ tách nhà ở với hạ tầng để nghiệm thu từng nhóm.

Một lần nghiệm thu sinh một chứng từ loại NK, ghi sổ ngay, một dòng định khoản:

Phần mềm cũng ghi một dòng vào danh sách nghiệm thu của đối tượng (dở dang trước, tỷ lệ, giá vốn, doanh thu đối chiếu). Phần mềm không ghi doanh thu, không lập hóa đơn, không ghi bảo hành. Dự phòng bảo hành lập riêng ở dự phòng bảo hành công trình.

Để kiểm lại: mở mã đối tượng ở cột Đối tượng xem sổ chi phí 154, ở cột "Ghi Có 154" có dòng giá vốn; hoặc xem tổng hợp chi phí theo đối tượng. Chứng từ hiện ở thu, chi, chứng từ khác và ở sổ cái tài khoản 632.

Câu báo có số cụ thể: "Đối tượng … không còn chi phí dở dang trên 154 đến ngày …". Dở dang bằng 0 hoặc ngày nghiệm thu sớm hơn ngày ghi chi phí. Chọn ngày muộn hơn hoặc kiểm tra chi phí đã gắn đúng đối tượng chưa.

Nhập tỷ lệ nghiệm thu hoặc số tiền giá vốn kết chuyển: cả hai ô đều trống. Nhập một trong hai.

Tỷ lệ tối đa 100% hoặc Tỷ lệ phải lớn hơn 0: tỷ lệ ngoài khoảng 0 đến 100.

Câu báo có số cụ thể: "Giá vốn kết chuyển (…) lớn hơn chi phí dở dang hiện có (…)". Giảm số tiền xuống không quá dở dang.

Nghiệm thu chỉ dùng cho đối tượng loại công trình, đơn hàng hoặc hợp đồng; sản phẩm thì lập kỳ tính giá thành: đối tượng bạn chọn thuộc loại sản phẩm hoặc phân xưởng. Dùng kỳ tính giá thành.

Hệ thống tài khoản của công ty thiếu 154 hoặc 632: bổ sung tài khoản ở hệ thống tài khoản.

Câu "Sổ đã khóa đến ngày …": ngày nghiệm thu nằm trong kỳ đã khóa. Chọn ngày sau ngày khóa hoặc mở khóa theo khóa sổ kế toán.