01
Thông báo phương pháp khấu hao cho cơ quan thuế
Thông tư 45 viết: doanh nghiệp tự quyết định phương pháp và thời gian trích khấu hao, và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện. Phương pháp đã chọn cho từng tài sản phải dùng nhất quán. Khi cần đổi (mỗi tài sản đổi tối đa một lần), công ty giải trình và thông báo bằng văn bản. Văn bản hợp nhất của Thông tư 45 chỉ có hai phụ lục là khung thời gian và công thức; không có mẫu thông báo hay mẫu đăng ký.
Vì vậy một công văn ngắn là đủ, gồm các thông tin sau:
Tên công ty, mã số thuế, người đại diện, ngày lập.
Danh sách tài sản (hoặc nhóm tài sản cùng phương pháp): tên, mã thẻ, ngày đưa vào sử dụng.
Nguyên giá, thời gian trích khấu hao (số năm hoặc tháng) và phương pháp từng tài sản.
Với tài sản chọn thời gian khác khung hay khấu hao nhanh: nêu căn cứ và số quyết định phê duyệt phương án.
Ngày bắt đầu trích khấu hao, chữ ký và dấu của người đại diện.
Đây là bố cục gợi ý do công ty tự thiết kế, không phải mẫu của cơ quan nhà nước. Gửi trước khi bắt đầu trích khấu hao của lô tài sản đó, và lưu bản gửi cùng bằng chứng đã nộp. Nghị định 320/2025/NĐ-CP xét khấu hao được trừ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ trích khấu hao, tức vẫn là Thông tư 45; phần trích không đúng hoặc vượt quy định đó là khoản không được trừ. Thông tư thay thế Thông tư 45 đang được Bộ Tài chính soạn, và báo đưa tin dự kiến bỏ thủ tục xin phép khi đổi phương pháp; thông tư mới ban hành thì kiểm tra lại mục này.
02
Mẫu 06-TSCĐ trong Thông tư 99
Thông tư 99 cho doanh nghiệp tham khảo biểu mẫu ở Phụ lục I. Công ty được thiết kế thêm hoặc sửa mẫu cho hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý, miễn bảo đảm các nội dung theo Điều 16 Luật Kế toán và ban hành quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) nêu rõ sự cần thiết của việc sửa. Không sửa thì áp dụng đúng mẫu ở Phụ lục I.
Mẫu 06-TSCĐ phản ánh số khấu hao phải trích và phân bổ cho các đối tượng sử dụng tài sản hằng tháng. Các cột dọc là nguyên giá, số khấu hao và nơi sử dụng: chi phí sản xuất chung (TK 627) theo từng phân xưởng, chi phí máy thi công (TK 623), chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642), xây dựng cơ bản dở dang (TK 241), chi phí chờ phân bổ (TK 242), chi phí phải trả (TK 335). Các dòng ngang là bốn dòng: I, số khấu hao trích tháng trước; II, số khấu hao của tài sản tăng trong tháng; III, số khấu hao của tài sản giảm trong tháng; IV, số khấu hao trích tháng này bằng I cộng II trừ III. Dòng I lấy từ bảng tháng trước; dòng II và III kê chi tiết từng tài sản tăng, giảm.
03
Lập bảng khấu hao tháng từng bước
Ví dụ tháng 10/2026. Tháng 9 công ty trích 17.250.000 đồng, gồm máy cắt 4.000.000 (chi phí sản xuất chung, TK 627), xe tải giao hàng 6.250.000 (TK 641), máy tính văn phòng 1.000.000 (TK 642) và nhà văn phòng 6.000.000 (TK 642). Đầu tháng 10 công ty bán máy tính (thôi trích từ ngày 01) và đưa vào sử dụng máy phay nguyên giá 120.000.000 đồng, khấu hao 60 tháng, mỗi tháng 2.000.000 (TK 627).
Dòng I: 17.250.000 đồng, copy từ bảng tháng 9.
Dòng II: tài sản tăng là máy phay, 2.000.000 đồng, ghi vào cột TK 627.
Dòng III: tài sản giảm là máy tính, 1.000.000 đồng, ghi vào cột TK 642.
Dòng IV: 17.250.000 + 2.000.000 − 1.000.000 = 18.250.000 đồng.
Chia theo nơi sử dụng ở dòng IV: TK 627 là 4.000.000 + 2.000.000 = 6.000.000; TK 641 là 6.250.000; TK 642 là 6.000.000 (còn mỗi nhà văn phòng). Cộng 6.000.000 + 6.250.000 + 6.000.000 = 18.250.000, khớp tổng. Bút toán cuối tháng: Nợ TK 627 6.000.000, Nợ TK 641 6.250.000, Nợ TK 642 6.000.000, Có TK 214 (2141) 18.250.000.
Nếu máy tăng giữa tháng, mức khấu hao tháng đầu tính theo số ngày: máy phay ghi tăng ngày 16/10 chỉ trích 16 ngày trên 31 ngày của tháng, tức 2.000.000 × 16 ÷ 31 ≈ 1.032.258 đồng. Tài sản thanh lý giữa tháng cũng thôi trích từ ngày giảm theo cách tương tự. Khấu hao của tài sản dùng cho xây dựng cơ bản thì hạch toán vào chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (cột TK 241), không phải chi phí sản xuất, kinh doanh.
04
Lập bảng bằng Excel
Làm một trang tính cho mỗi tháng, mỗi tài sản một dòng. Các cột: A mã tài sản, B tên, C nguyên giá, D số tháng khấu hao, E tài khoản chi phí (627, 641, 642...), F khấu hao tháng. Ô F2 là =C2/D2 cho phương pháp đường thẳng. Bảng tổng theo tài khoản chi phí dùng =SUMIF($E$2:$E$100,"627",$F$2:$F$100) cho từng tài khoản. Dòng I lấy từ ô tổng của trang tháng trước, dòng II và III là tổng các dòng tài sản có ngày tăng hoặc giảm trong tháng, dòng IV là =I+II−III. Cuối cùng so tổng dòng IV với số phát sinh Có tài khoản 214 trên sổ cái; hai số phải bằng nhau.
Trang tính trên chỉ đúng với phương pháp đường thẳng. Với số dư giảm dần hoặc theo sản lượng, cột F phải đổi công thức theo bài các phương pháp khấu hao tài sản cố định, và nên lập thêm một trang bảng khấu hao theo năm cho từng tài sản.
05
Làm trên KetoanX
Bảng 06-TSCĐ của tháng lập ở Tài sản, chi phí, Bảng tính, phân bổ khấu hao (06-TSCĐ), sau khi khấu hao tháng đó đã được trích ở Tài sản, chi phí, Tài sản cố định. Bảng có đúng bốn dòng I đến IV của mẫu, chia cột theo tài khoản chi phí khấu hao ghi trên từng thẻ, in được kèm chỗ ký của người lập và kế toán trưởng. Thông báo phương pháp khấu hao gửi cơ quan thuế thì phần mềm không có mẫu; bạn soạn công văn theo bố cục ở trên.
Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 10/2026 của công ty mẫu, chụp từ ứng dụng KetoanX.Các bước
Với ví dụ tháng 10/2026, thẻ máy phay được ghi tăng ở Tài sản, chi phí, Ghi tăng tài sản, khối Ghi tăng có chứng từ: Ngày ghi tăng 01/10/2026, Nguyên giá (chưa thuế) 120.000.000, Thời gian sử dụng (tháng) 60, TK chi phí khấu hao 627, Phương pháp khấu hao Đường thẳng (mặc định), rồi bấm Ghi tăng. Mức tháng là 120.000.000 chia 60, tức 2.000.000. Máy tính bán đầu tháng được ghi giảm trên thẻ của nó, khối Ghi giảm: Ngày ghi giảm 01/10/2026, Lý do ghi giảm chọn Nhượng bán, thanh lý. Ghi giảm đúng ngày 01 thì tháng 10 không còn khấu hao của máy này, đúng với việc thôi trích từ ngày 01. Giữa tháng thì phần mềm trích nốt đến trước ngày ghi giảm.
Vào Tài sản, chi phí, Tài sản cố định, ở khối Tính khấu hao chọn ô Kỳ là tháng 10/2026 rồi bấm Tính khấu hao kỳ. Mỗi tài sản chỉ trích một lần mỗi tháng và thẻ đã ghi giảm bị bỏ qua. Ví dụ phần mềm báo
Đã trích khấu hao 4 tài sản, tổng 18.250.000 đồng. BáoKhông có tài sản nào phát sinh khấu hao trong kỳ này (hoặc đã trích rồi)nghĩa là kỳ đó không còn thẻ nào cần trích. Tài sản khấu hao theo sản lượng mà tháng đó chưa nhập sản lượng ở thẻ thì không được trích, câu báo có nhắc số thẻ như vậy.Mở Tài sản, chi phí, Bảng tính, phân bổ khấu hao (06-TSCĐ). Trang mở tháng hiện tại và không có ô chọn tháng; bấm Tháng trước hoặc Tháng sau tới khi tiêu đề ghi
Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 10/2026. Đọc bảng. Cột Chỉ tiêu có bốn dòngI. Số khấu hao đã trích tháng trước,II. Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng,III. Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng,IV. Số khấu hao phải trích tháng này (I + II − III). Nhóm Toàn doanh nghiệp có Nguyên giá TSCĐ và Số khấu hao; nhómNơi sử dụng (tài khoản chi phí)có một cột cho mỗi tài khoản chi phí đang có số, ở ví dụ là TK 627, TK 641, TK 642. Dòng I là 17.250.000 (627 là 4.000.000, 641 là 6.250.000, 642 là 7.000.000), dòng II 2.000.000 ở cột 627, dòng III 1.000.000 ở cột 642, dòng IV 18.250.000 gồm 6.000.000, 6.250.000 và 6.000.000.Phần mềm tính hai dòng giữa bằng cách so từng thẻ giữa hai tháng: thẻ nào tháng này trích nhiều hơn tháng trước thì phần chênh vào dòng II, trích ít hơn thì vào dòng III. Vì vậy máy phay mới (tháng trước 0) vào dòng II và máy tính đã ghi giảm (tháng này 0) vào dòng III. Thẻ khấu hao theo sản lượng cũng dao động theo cách này. Bấm In bảng để có bản ký; tên ở chỗ ký lấy từ thông tin người lập và kế toán trưởng của công ty. Nút Sổ tài sản mở sổ chi tiết cùng kỳ. Bảng chỉ hiện nút In bảng khi có số; chưa trích tháng này lẫn tháng trước thì trang chỉ hiện
Chưa trích khấu hao tháng 10/2026 và tháng trướckèm nút Tài sản cố định.Cho công văn thông báo phương pháp, lấy danh sách tài sản, nguyên giá và thời gian từ danh sách ở Tài sản, chi phí, Tài sản cố định (các cột Mã, Tên, Ghi tăng, Nguyên giá, Tháng SD; phương pháp ngoài đường thẳng hiện thành nhãn ở cột Trạng thái) và từ Sổ tài sản, bảng khấu hao. Phương pháp của từng thẻ chọn ở ô Phương pháp khấu hao với ba lựa chọn Đường thẳng,
Số dư giảm dần có điều chỉnh,Theo số lượng, khối lượng sản phẩm.
Phần mềm tự ghi gì
Tính khấu hao kỳ ghi một chứng từ loại Khấu hao TSCĐ với diễn giải Khấu hao TSCĐ tháng 10/2026, gộp các thẻ cùng tài khoản: Nợ 627 6.000.000, Nợ 641 6.250.000, Nợ 642 6.000.000, Có 2141 18.250.000. Tài khoản Có là tài khoản hao mòn ghi trên thẻ; bài ghi gọn là 214. Thẻ có bảng phân bổ theo tỷ lệ cho nhiều bộ phận thì dòng Nợ chia theo tỷ lệ, còn bảng 06-TSCĐ vẫn dồn số của thẻ ấy vào tài khoản chi phí chính của thẻ. Ghi tăng máy phay ngày 16/10 thì tháng 10 trích 2.000.000 × 16 ÷ 31 ≈ 1.032.258 đồng, và tháng 11 trích đủ 2.000.000.
Bảng 06-TSCĐ không ghi bút toán nào, chỉ đọc số đã trích. Lỗi hay gặp là bảng ít số hơn dự tính vì quên bấm Tính khấu hao kỳ cho tháng trước, khi đó dòng I bằng 0 và cả khấu hao tháng này rơi vào dòng II. Sổ khóa đến ngày nào thì không trích được kỳ trong khoảng đó, phần mềm báo Sổ đã khóa đến ngày ….
Kiểm lại và giới hạn
So dòng IV với số phát sinh Có tài khoản 2141 của chứng từ khấu hao ở Thu, chi, chứng từ khác, hoặc mở Sổ tài sản, bảng khấu hao để thấy cột Khấu hao trong kỳ cùng bảng đối chiếu với sổ cái; hai số phải bằng nhau.
Bảng của KetoanX chưa giống hệt mẫu 06-TSCĐ ở Phụ lục I. Dòng II và III chỉ có số tổng theo tài khoản, không kê từng tài sản tăng, giảm như mẫu yêu cầu; các cột là tài khoản chi phí của thẻ nên không tách từng phân xưởng của tài khoản 627. Tài sản ghi tăng giữa tháng đẩy thêm phần chênh của tháng sau vào dòng II: máy phay ghi tăng 16/10 sẽ có 967.742 đồng ở dòng II của bảng tháng 11, dù không có tài sản mới. Phần mềm cũng không có mẫu công văn thông báo phương pháp khấu hao, không nhắc thông báo cơ quan thuế khi bạn chọn hay đổi phương pháp, không giới hạn mỗi tài sản đổi một lần (đổi ở khối Sửa thẻ tài sản, lịch sử thay đổi của thẻ giữ lại việc đổi) và không đối chiếu thời gian khấu hao với khung của Thông tư 45; công văn và việc kiểm các điều này là của bạn. Thời gian khấu hao đã chọn nằm trong khung nào, bạn đọc ở bài khung thời gian trích khấu hao tài sản cố định; phần trích vượt quy định trở thành chi phí khấu hao tài sản cố định không được trừ khi tính thuế. Khái niệm nằm ở bài tài sản cố định là gì, bộ chứng từ ở bài chứng từ tài sản cố định, và các chức năng khác ở phân hệ tài sản của KetoanX.
Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng tài sản cố định.
Bài liên quan
Tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Tài sản cố định là gì: tiêu chuẩn và phân loại
Một tài sản là tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình khi chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế, dùng trên 1 năm và có nguyên giá xác định tin cậy, từ 30 triệu đồng trở lên.
Tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Các phương pháp khấu hao tài sản cố định
Có ba phương pháp: đường thẳng chia đều nguyên giá theo thời gian; số dư giảm dần có điều chỉnh khấu hao nhiều ở các năm đầu, chỉ cho máy móc, thiết bị mới của doanh nghiệp có công nghệ đổi nhanh; và theo sản lượng thực tế.
Chứng từ kế toán
Chứng từ tài sản cố định: 6 mẫu 01 đến 06-TSCĐ
Phụ lục I Thông tư 99 có sáu mẫu cho tài sản cố định, mỗi mẫu gắn với một sự kiện trong vòng đời của tài sản: 01-TSCĐ khi giao nhận, 02-TSCĐ khi thanh lý, 03-TSCĐ khi bàn giao sau sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, 04-TSCĐ khi đánh giá lại, 05-TSCĐ khi kiểm kê, 06-TSCĐ mỗi tháng khi tính và phân bổ khấu hao.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.