Phương trình kế toán và lý do tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn

Chữ kiểm soát quan trọng hơn chữ sở hữu. Máy móc thuê tài chính chưa đứng tên công ty vẫn được ghi là tài sản (Thông tư 99 có hẳn tài khoản 212 cho loại này). Ngược lại một khoản chi đã trả tiền mà không còn mang lại lợi ích về sau thì không phải tài sản, nó là chi phí.

Một bên cho biết công ty đang có gì, bên kia cho biết có được nhờ tiền của ai: nợ phải trả là tiền của chủ nợ, vốn chủ sở hữu là tiền của chủ sở hữu. Đó là lý do bên kia gọi là nguồn vốn.

1. 1

   Chủ góp vốn 500 bằng chuyển khoản. Tài sản (tiền gửi) 500 = nợ 0 + vốn chủ 500.

2. 2

   Mua hàng 200 trả ngay bằng tiền gửi. Tiền còn 300, hàng 200. Tài sản vẫn 500, chỉ đổi dạng.

3. 3

   Mua thêm hàng 100, chưa trả người bán. Hàng tăng lên 300, và nợ phải trả người bán 100. Tài sản 600 = nợ 100 + vốn 500.

4. 4

   Vay ngân hàng 300 về tài khoản. Tiền thành 600. Tài sản 900 = nợ 400 + vốn 500.

5. 5

   Bán số hàng có giá vốn 120 với giá 150, thu tiền ngay. Tiền thành 750, hàng còn 180, tài sản 930. Lãi 30 làm vốn chủ thành 530, nợ vẫn 400, và 930 = 400 + 530.

Ở bước nào bạn cũng thấy cùng một quy luật: nghiệp vụ hoặc làm hai khoản trong cùng một vế đổi chỗ (bước 2), hoặc làm hai vế cùng tăng một lượng (bước 1, 3, 4, 5). Không có nghiệp vụ nào đụng một vế mà không đụng vế kia, vì mỗi nghiệp vụ ghi một vế Nợ và một vế Có bằng nhau.

Doanh thu và chi phí không có chỗ riêng trong phương trình. Chúng chảy vào vốn chủ sở hữu: doanh thu làm vốn tăng, chi phí làm vốn giảm, và chênh lệch cuối kỳ là phần lợi nhuận chưa phân phối. Bước 5 ở trên là ví dụ.

Cuối kỳ, số dư của các tài khoản ấy được xếp vào Báo cáo tình hình tài chính (còn gọi quen là bảng cân đối kế toán): một bên là tài sản, bên kia là nợ phải trả cộng vốn chủ sở hữu. Cách lập từng dòng ở bài [lập báo cáo tình hình tài chính](/kien-thuc/lap-bao-cao-tinh-hinh-tai-chinh).

Tài sản trên báo cáo được chia ngắn hạn và dài hạn, nợ phải trả cũng vậy, và các chỉ tiêu xếp theo tính thanh khoản giảm dần. Khoản thu hồi hoặc phải trả trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán là ngắn hạn, các khoản khác là dài hạn.

Việc [định khoản kế toán](/kien-thuc/cach-dinh-khoan-ke-toan) chính là việc làm đúng phương trình này: mỗi bút toán là một lần đổi chỗ hoặc cùng tăng, cùng giảm hai vế.

ketoanx.com/reports/balance-sheet

Các bước

1. 1

   Vào Hệ thống→, Số dư đầu kỳ. Đầu trang có ba thẻ Tổng dư Nợ, Tổng dư Có và Chênh lệch Nợ trừ Có; công ty chưa nhập gì thì cả ba bằng 0 và bảng báo Chưa nhập số dư đầu kỳ.

2. 2

   Trong khung Thêm số dư đầu kỳ, ô Tài khoản chi tiết gõ 112 (gợi ý hiện tên tài khoản bên dưới). Ô Số dư bên tự nhảy theo bản chất tài khoản, ở đây là Dư Nợ; ô Số dư (VND) nhập 600.000.000, Loại tiền để VND. Bấm Thêm số dư, phần mềm báo Đã thêm số dư đầu kỳ và xóa ô để nhập dòng kế tiếp. Ô Tài khoản ngân hàng của dòng tiền gửi có thể để Không tách theo tài khoản ngân hàng.

3. 3

   Dòng thứ hai: tài khoản 156, Dư Nợ, 300.000.000. Chỉ nhập được tài khoản chi tiết; gõ tài khoản tổng hợp thì phần mềm trả lỗi bắt nhập vào tài khoản lá.

4. 4

   Dòng thứ ba: tài khoản 331, Số dư bên chọn Dư Có, 100.000.000. Tài khoản này theo dõi theo đối tượng nên ô Đối tượng (tài khoản này theo dõi theo đối tượng) phải chọn nhà cung cấp. Bỏ trống thì phần mềm báo Tài khoản 331 theo dõi chi tiết theo đối tượng: chọn đối tượng, hoặc đánh dấu "Không gắn đối tượng" nếu thật sự chưa tách được.

5. 5

   Dòng thứ tư và thứ năm: tài khoản 3411 Dư Có 300.000.000 cho khoản vay ngân hàng, và 4111 Dư Có 500.000.000 cho vốn chủ góp.

6. 6

   Nhìn lại ba thẻ ở đầu trang: Tổng dư Nợ 900.000.000, Tổng dư Có 900.000.000, Chênh lệch Nợ trừ Có 0 kèm nhãn Đã cân. Muốn thấy lệch thì xóa thử dòng 331: chênh lệch thành 100.000.000, nhãn đổi sang Chưa cân và dưới bảng hiện Số dư chưa cân: Nợ lệch Có 100.000.000 đồng. Nhập lại dòng đã xóa.

7. 7

   Mở Báo cáo→, Bảng cân đối kế toán, ô Tại ngày chọn một ngày trong năm tài chính rồi bấm Xem. Bảng bên trái là tài sản với số cuối kỳ 900.000.000 gồm tiền gửi 600.000.000 và hàng hóa 300.000.000; bảng bên phải là nguồn vốn 900.000.000 gồm nợ phải trả 400.000.000 và vốn chủ sở hữu 500.000.000. Bấm vào một con số để xuống sổ chi tiết tài khoản tạo ra nó.

8. 8

   Mở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách, chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem báo cáo. Hai phép kiểm Bảng cân đối kế toán: tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn và Số dư đầu kỳ: tổng Nợ bằng tổng Có đều ở trạng thái Đạt.

Phần mềm tự ghi gì

Số dư đầu kỳ không sinh chứng từ hay bút toán Nợ, Có nào; mỗi dòng chỉ là một bản ghi số dư gắn với tài khoản (và đối tượng nếu có), kèm một dòng trong Hệ thống→, Nhật ký thao tác dạng Thêm số dư đầu kỳ TK 112. Từ đó báo cáo lấy số dư đầu kỳ cộng phát sinh để ra số cuối kỳ. Bước 5 của ví dụ (bán hàng lãi 30) làm bằng chứng từ bán hàng thật, và khi ấy thuế GTGT đầu ra làm số tiền khác ví dụ, vì ví dụ đã bỏ qua thuế. Lãi lỗ của năm chưa kết chuyển vẫn được tính vào dòng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của bảng, nên bảng không lệch chỉ vì chưa chạy kết chuyển cuối kỳ.

Lỗi hay gặp ở khâu này: quên đối tượng ở 131 hoặc 331 (câu báo ở bước 4), hoặc nhập sổ một bên làm Chênh lệch Nợ trừ Có khác 0. Bảng cân đối báo lệch thì dòng đỏ Bảng chưa cân: tài sản lệch nguồn vốn … đồng liệt kê tài khoản chưa ánh xạ vào chỉ tiêu nào kèm liên kết sang sổ chi tiết.

Kiểm lại và giới hạn

Đối chiếu tay: tài sản 600 cộng 300 bằng 900, nợ 100 cộng 300 cộng vốn 500 cũng 900, khớp với hai bảng ở bước 7. Mục Hệ thống→, Đối chiếu số dư đầu kỳ so thêm số dư tài khoản với sổ kho, thẻ tài sản, khế ước vay và công nợ theo hóa đơn.

Giới hạn cần biết. Số dư đầu kỳ nhập một lần cho ngày bắt đầu hạch toán, không có ô chọn ngày cho từng dòng, nên nhập ví dụ năm giao dịch từng bước thì mỗi bước phải là một chứng từ riêng. Với chế độ Thông tư 99, trang báo cáo mang tên Báo cáo tình hình tài chính dù menu vẫn ghi Bảng cân đối kế toán; hai tên là một báo cáo. Chỉ tiêu cần số chi tiết mà sổ cái không tách được (tương đương tiền, cổ phiếu ưu đãi) không in, bạn soát lại trước khi nộp. Xem thêm [phần mềm kế toán theo Thông tư 99](/phan-mem-ke-toan-thong-tu-99).

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng cân đối kế toán.