Mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo Thông tư 99 và cách lập

Thông tư 99 áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026, mẫu chỉ để tham khảo, nên công ty được thêm cột (lô, hạn dùng, mã quy cách) theo cách đã nói ở bài về chứng từ kế toán theo Thông tư 99, nhớ ghi vào quy chế hạch toán. Chọn mẫu theo chế độ của công ty: Thông tư 133 và Thông tư 200 cũng dùng số hiệu 01-VT, 02-VT.

Ví dụ: phân xưởng đề nghị 60 kg nguyên liệu A, thủ kho chỉ xuất được 50 kg vì kho còn ít. Phiếu ghi yêu cầu 60, thực xuất 50. Giá xuất bình quân 85.000 đồng/kg thì thành tiền 4.250.000 đồng, Nợ 621, Có 152. Số 10 kg còn thiếu để bộ phận làm phiếu đề nghị mới khi hàng về.

Phiếu xuất có năm chữ ký: người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập), giám đốc. Khác phiếu nhập ở chỗ có giám đốc duyệt, vì xuất kho là hàng ra khỏi tài sản của công ty.

Xuất kho để bán thì phiếu xuất kho 02-VT chưa thay được hóa đơn. Phiếu kho là chứng từ nội bộ ghi hàng ra khỏi kho; người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử giao người mua theo pháp luật về hóa đơn.

Nhiều công ty vẫn giữ thêm phiếu kho nội bộ để ghi sổ kho hai đầu; còn chứng từ đi theo xe trên đường thì phải theo quy định hóa đơn.

ketoanx.com/inventory/moves

Các bước

1. 1

   Vào Kho→, Nhập kho, xuất kho. Các thẻ lọc ở đầu trang là Phiếu nhập, xuất, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Tồn đầu kỳ và Nhập, xuất từ chứng từ mua bán. Hàng mua về không lập tay ở đây: lập Mua hàng nhập kho ở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, ô Số lượng ghi số thực nhập (198 kg, đơn giá 85.000) thì phiếu nhập tự sinh và nằm ở thẻ cuối cùng, loại Mua hàng (phiếu nhập).

2. 2

   Với nhập kho không qua mua hàng, ví dụ phân xưởng trả lại 5 kg nguyên liệu A dùng thừa, bấm Lập phiếu nhập kho. Ô Ngày nhập mặc định là hôm nay; Số phiếu hiện Tự động và không sửa được.

3. 3

   Ô Lý do mặc định là Khác (thừa, nhận góp vốn, ...) kèm tài khoản đối ứng 711, nên phải đổi thành Nguyên vật liệu thừa nhập lại. Đổi lý do thì cột TK Có (đối ứng) của các dòng chưa sửa tay tự đổi sang 621. Ô Kho chọn kho nhận hàng; ô Người giao hàng (đối tượng) chọn người giao, có thể để Không chọn; ô Diễn giải để trống thì phần mềm tự ghi Phiếu nhập kho: Nguyên vật liệu thừa nhập lại.

4. 4

   Bảng hàng có các cột Mặt hàng, Số lượng, Đơn vị, Đơn giá nhập, TK Có (đối ứng) và Thành tiền. Chọn nguyên liệu A, Số lượng 5 (mặc định là 1, phải lớn hơn 0), Đơn giá nhập 85.000; dòng Thành tiền hiện 425.000. Cột Số lô, serial và Hạn dùng chỉ có khi mặt hàng theo dõi lô hoặc serial. Quét mã vạch vào ô Quét hoặc gõ mã vạch, mã hàng rồi Enter cũng thêm được dòng.

5. 5

   Bấm Cất phiếu nhập kho. Dưới bảng, dòng Tổng giá trị nhập phải bằng 425.000 đồng.

6. 6

   Phiếu xuất: bấm Lập phiếu xuất kho, đổi Lý do từ Khác (642) sang Sản xuất (621). Người nhận hàng (đối tượng) chọn bộ phận hoặc người nhận. Dòng hàng nhập Số lượng 50, là số thủ kho thực sự giao chứ không phải 60 phân xưởng đề nghị. Phiếu xuất không có ô đơn giá: cột Giá bình quân chỉ hiện giá tham khảo 85.000, còn giá xuất lấy theo phương pháp ở Kho→, Tính giá xuất kho tại ngày xuất. Bấm Cất phiếu xuất kho.

7. 7

   In phiếu: bấm In ở cuối dòng phiếu trong danh sách, hoặc In phiếu ở đầu phiếu đã cất. Trang In phiếu kho có nhóm Thêm cột (tích Lô, serial và hạn dùng, Mã quy cách, Đơn vị chuyển đổi, Kho từng dòng, Tồn kho sau chứng từ (kèm sổ kho)), ô Khổ giấy chọn A4 dọc, A5 ngang hoặc Giấy cuộn 80 mm, bấm Xem mẫu rồi In phiếu.

8. 8

   Thủ kho ghi sổ kho ở Kho→, Sổ kho của thủ kho: tích phiếu rồi bấm Ghi sổ kho (N). Phiếu đã ghi hiện nhãn Đã ghi sổ kho ở cột Thủ kho của danh sách; muốn gỡ thì bấm Bỏ ghi sổ kho.

Phần mềm tự ghi gì

Phiếu nhập 425.000 đồng ghi Nợ 152 (tài khoản kho khai ở mặt hàng, ví dụ nguyên liệu), Có 621; tồn kho nguyên liệu A tăng 5 kg. Phiếu xuất 50 kg ghi Nợ 621, Có 152 theo giá xuất của phương pháp công ty đang dùng, bình quân 85.000 thì 4.250.000 đồng, tồn giảm 50 kg. Lý do Tồn kho đầu kỳ (không hạch toán) chỉ ghi sổ kho, không có bút toán; số dư 152, 153, 155, 156 nhập riêng ở Tồn kho đầu kỳ.

Báo lỗi hay gặp: Nhập tài khoản đối ứng cho dòng "…" khi để trống ô tài khoản; Mặt hàng "…" theo dõi số lô, hãy nhập số lô với hàng theo lô; Không đủ tồn kho "…": cần 50, tồn 40 khi xuất quá tồn, và tùy mức đặt ở Cài đặt cảnh báo phần mềm chặn hẳn hoặc hỏi Vẫn cất?; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày phiếu nằm trong kỳ đã khóa. Sửa hoặc xóa một phiếu nhập khi đã có phiếu xuất ở ngày sau thì phần mềm nhắc giá xuất kho cần tính lại, làm ở Tính giá xuất kho.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Kho→, Tồn kho xem số lượng, mở thẻ kho từ đó để thấy dòng phiếu; Kho→, Đối chiếu kho với sổ cái so tồn kho với tài khoản 152, 156.

Bản in có những giới hạn sau. Hai cột Theo chứng từ, Thực nhập (hay Yêu cầu, Thực xuất) in cùng một số lượng, vì phiếu chỉ lưu một số lượng; chênh lệch với hóa đơn bạn ghi trong biên bản riêng, theo bài về kiểm kê kho và hàng thừa, thiếu. Đầu phiếu in không có ô tài khoản Nợ, Có. Dòng chữ ký in cả năm ô cho cả phiếu nhập lẫn phiếu xuất: Người lập phiếu, Người giao hàng (phiếu xuất là Người nhận hàng), Thủ kho, Kế toán trưởng, Giám đốc, nên phiếu nhập có thêm ô giám đốc so với mẫu bốn chữ ký trong bài. Người không được xem giá vốn chỉ thấy số lượng, không thấy đơn giá và thành tiền. Chuyển kho in thành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ từ Kho→, Chuyển kho; trước khi mang đi theo xe, kiểm tra bản in có đáp ứng quy định đăng ký hóa đơn của công ty hay chưa. Đây là một phần của phần mềm kế toán theo Thông tư 99.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng tồn kho.