Lương tháng 13 và thưởng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payroll/extra

Phần mềm không tính bảo hiểm trên các khoản này, vì thưởng và lương tháng 13 thường không nằm trong lương đóng bảo hiểm, xem bài lương tháng 13 và thưởng Tết.

Vị trí trong quy trình: hồ sơ nhân viên đã đủ thông tin thuế (diện tính thuế, người phụ thuộc), bảng lương của tháng ở bảng lương có thể tính trước hoặc sau. Sau khi lập bảng thì chi tiền, rồi xem số còn nợ từng người ở còn phải trả nhân viên.

ketoanx.com/payroll/extra

1. 1

   Nhân viên đang làm việc đã có trong hồ sơ. Kiểm kỹ ô Diện tính thuế TNCN và số Người phụ thuộc vì chúng quyết định cách tính thuế khoản này. Người phụ thuộc phải đăng ký, xem bài đăng ký người phụ thuộc.

2. 2

   Công ty có quy chế thưởng hoặc điều khoản trong hợp đồng, nếu muốn khoản này được tính vào chi phí được trừ. Xem quy chế lương thưởng.

3. 3

   Biết sẽ ghi Nợ tài khoản nào: để trống để dùng tài khoản chi phí của từng nhân viên (thường là 642, hoặc theo tỷ lệ phân bổ nếu có), hoặc điền 3531 nếu chi từ quỹ khen thưởng. Tài khoản đã điền phải có trong hệ thống tài khoản.

4. 4

   Kỳ chưa khóa sổ tới ngày hạch toán. Xem khóa sổ kế toán.

5. 5

   Quyền thêm của phân hệ Kế toán tiền lương để lập và chi bảng, quyền xóa để xóa bảng. Xem thành viên, phân quyền. Người chỉ có quyền xem thấy danh sách bảng đã lập, không thấy các ô nhập.

ketoanx.com/payroll/extra

Từ trên xuống có ba khối. Khối đầu là ô Tháng trả thu nhập với nút Chọn tháng. Khối thứ hai là bảng nhập, có nút lập bảng ở cuối. Khối thứ ba là danh sách các bảng đã lập, mới nhất ở trên, tối đa 60 bảng. Mỗi bảng là một dòng bấm mở ra: tên, tháng, số người, thực lĩnh, và huy hiệu Đã chi đủ hoặc Còn phải trả. Mở ra bạn thấy bảng chi tiết từng người và các nút chi tiền, xóa.

Chưa có bảng nào thì màn hiện Chưa có bảng lương bổ sung nào.

ketoanx.com/payroll/extra

Nút Xóa trắng xóa mọi số đã điền. Cột Lương cơ bản chỉ để tham khảo. Hàng Cộng là tổng số bạn sắp trả.

Nút lập bảng ở cuối có tên bắt đầu bằng chữ Lập bảng lương bổ sung tháng, kèm tháng đang chọn, bấm được khi tổng lớn hơn 0. Mỗi người chỉ một dòng trong một bảng; muốn trả hai lần cho cùng người thì lập hai bảng.

ketoanx.com/payroll/extra

Khi lập bảng thưởng trước khi tính lương tháng

Được, và tổng thuế cả tháng vẫn giống ví dụ trên. Lập thưởng 25.000.000 đồng khi lương tháng chưa tính: thuế của bảng thưởng là 475.000 đồng (thu nhập tính thuế 25.000.000 - 15.500.000 = 9.500.000 đồng, mức 5%), thực lĩnh 24.525.000 đồng. Khi tính lương tháng, phần mềm cộng thu nhập thưởng vào, tính lại thuế lũy tiến cả tháng là 2.875.000 đồng rồi trừ 475.000 đồng đã khấu trừ, nên bảng lương tháng chịu 2.400.000 đồng, thực lĩnh lương tháng 19.975.000 đồng. Một điều kiện: không xóa bảng thưởng sau khi đã tính lương.

Khi người nhận có người phụ thuộc

Ví dụ chị Lan lương 20.000.000 đồng, một người phụ thuộc, bảo hiểm tháng 2.100.000 đồng, thuế lương tháng 0. Thưởng 20.000.000 đồng cùng tháng: thu nhập tính thuế 20.000.000 + 20.000.000 - 15.500.000 - 6.200.000 - 2.100.000 = 16.200.000 đồng, thuế 10.000.000 × 5% + 6.200.000 × 10% = 1.120.000 đồng, thực lĩnh 18.880.000 đồng. Người phụ thuộc được đếm theo thời gian khai ở hồ sơ, nên khai đủ trước khi lập.

Khi chi từ quỹ khen thưởng

Điền 3531 vào TK ghi Nợ (trống = TK chi phí của nhân viên). Bút toán đổi thành Nợ 3531, Có 334, không đi vào chi phí kỳ này. Điều kiện quỹ có số dư và cách trích quỹ nằm ở bài tài khoản 353 quỹ khen thưởng, phúc lợi. Tài khoản 3531 chưa có trong hệ thống thì phần mềm báo Tài khoản không có trong hệ thống: 3531. Thuế TNCN vẫn tính như thường.

Khi trả cho người đã nghỉ việc, thời vụ hoặc không cư trú

Người có Diện tính thuế TNCN là Cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%), hoặc người đã có ngày nghỉ việc trước ngày hạch toán (từ kỳ 2026), bị khấu trừ 10% trên toàn bộ khoản trả, không trừ giảm trừ gia cảnh. Ngưỡng là 5 triệu đồng mỗi lần chi từ kỳ 07/2026 (Nghị định 253/2026/NĐ-CP) và 2 triệu đồng với các kỳ trước đó trong năm 2026. Ví dụ thưởng 8.000.000 đồng cho cộng tác viên thời vụ: thuế 800.000 đồng, thực lĩnh 7.200.000 đồng. Thưởng 4.000.000 đồng thì không khấu trừ, trừ khi hồ sơ tích ô Diện 10%: cá nhân yêu cầu khấu trừ cả khoản dưới 5 triệu, khi đó khấu trừ 400.000 đồng. Người đã có cam kết 08/CK-TNCN của năm đó thì tạm chưa khấu trừ, xem cam kết 08/CK-TNCN và bài khấu trừ 10% thuế TNCN. Người không cư trú chịu 20% trên toàn bộ khoản trả, theo bài cá nhân cư trú và không cư trú.

Khi khoản trả không chịu thuế

Bỏ tích Chịu thuế TNCN: cả bảng có Chịu thuế bằng 0 và thuế bằng 0. Chỉ dùng khi khoản đó nằm trong nhóm không chịu thuế, như tiền thưởng kèm danh hiệu thi đua khen thưởng theo luật, theo bài lương tháng 13 và thưởng Tết. Thưởng "nhân viên xuất sắc" do công ty tự đặt vẫn chịu thuế. Ô này áp cho cả bảng, nên khoản chịu thuế và không chịu thuế phải lập hai bảng.

Khi chi tiền từng phần

Ở cuối bảng đã mở, nhập số vào Số tiền (trống = trả hết) rồi Lập chứng từ chi. Phần mềm chia số chi cho từng người theo mã nhân viên, người đầu danh sách nhận đủ phần của mình rồi mới đến người sau. Màn báo "còn phải trả" sau mỗi lần. Chi vượt số còn phải trả thì bị chặn.

Khi lập sai và muốn xóa

Chỉ xóa được bảng chưa có đồng nào được chi. Bấm Xóa bảng này, xác nhận, bảng và chứng từ hạch toán cùng mất. Bảng đã chi thì xóa chứng từ chi trước. Bảng đã được tính gộp thuế vào lương tháng thì phải xóa chứng từ lương tháng đó trước, rồi xóa bảng, rồi tính lại lương.

Bút toán của ví dụ lương tháng 13 25.000.000 đồng, chứng từ loại lương, ngày 31/12/2026:

Khi chi tiền một lần bằng chuyển khoản ngày 05/01/2027: Nợ 334, Có 112, số tiền 22.468.750 đồng, nội dung "Chi" kèm tên bảng. Chi bằng tiền mặt thì Có 111. Chứng từ chi gắn vào chứng từ hạch toán của bảng nên số còn phải trả đọc được từ sổ cái 334.

Không có dòng bảo hiểm nào. Thuế TNCN ghi vào 3335. Cách hạch toán thưởng, quỹ khen thưởng và vì sao không có bảo hiểm có ở bài lương tháng 13 và thưởng Tết. Kiểm lại ở mở bảng trong danh sách, ở màn còn phải trả nhân viên (cột thực lĩnh bổ sung, đã chi bổ sung), và ở sổ cái các tài khoản 334 và 3335.

Những việc phần mềm không làm: không kiểm quy chế thưởng, hồ sơ chứng minh hay hạn chi tiền. Về thuế TNDN, tiền thưởng đã hạch toán chi phí mà đến hết hạn nộp hồ sơ quyết toán vẫn chưa chi thì bị loại khỏi chi phí; với năm 2026 hạn này là 31/3/2027. Công ty có quỹ lương dự phòng thì khác, xem quỹ dự phòng tiền lương. Màn chi bảng bổ sung cũng không nhắc điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi bạn chi tiền mặt từ 5 triệu đồng, nên với khoản lớn hãy chọn Chuyển khoản, xem thanh toán không dùng tiền mặt. Thưởng bằng hiện vật, quà, phiếu mua hàng: phần mềm chỉ nhận số tiền, bạn nhập theo giá trị quy đổi và tự ghi bút toán doanh thu của hàng tặng.

Ngày hạch toán phải nằm trong tháng trả thu nhập: bạn chọn ngày khác tháng với Tháng trả thu nhập. Sửa ngày, hoặc chọn lại tháng rồi bấm Chọn tháng.

Sổ đã khóa đến ngày (kèm ngày): ngày hạch toán hoặc ngày chi nằm trong thời gian khóa sổ.

Số hiệu tài khoản không hợp lệ: ô tài khoản ghi Nợ có chữ hoặc không đủ 3 đến 6 chữ số.

Tài khoản không có trong hệ thống (kèm số): tài khoản bạn điền chưa có. Thêm vào hệ thống tài khoản hoặc để trống ô.

Số tiền chi phải lớn hơn 0: bạn nhập 0 ở ô chi. Để trống nếu muốn trả hết.

Số tiền chi vượt số còn phải trả (kèm số): giảm số tiền xuống, hoặc để trống để trả đúng phần còn lại.

Bảng lương bổ sung này đã chi đủ: không còn gì để chi. Nếu có lệnh chi đang chờ duyệt, câu báo thêm "(tính cả lệnh chi đang chờ duyệt)".

Bảng lương bổ sung này đã có chứng từ chi. Xóa chứng từ chi trước.: xóa chứng từ chi ở màn chứng từ rồi xóa bảng.

Lương tháng này đã tính gộp thuế với bảng lương bổ sung. Xóa chứng từ lương của tháng trước, rồi xóa bảng này và tính lại lương.: làm đúng thứ tự trong câu.