01
Chức năng này dùng để làm gì
Màn này cho bạn chấm công từng ngày trên một lưới "nhân viên × ngày", điền nhanh đủ công, chép bảng công từ tháng trước, đưa số tổng hợp công vào nếu công ty chấm ở nơi khác, và quản lý danh mục ký hiệu chấm công. Bảng tổng hợp công ở cuối lưới tính lại ngay theo những gì bạn vừa chấm.
Nó nằm ngay trước bước tính lương. Trước nó là hồ sơ nhân viên (phải có người mới chấm được). Sau nó là bảng lương, nơi kỳ lương đọc bảng công tháng đó. Khoản làm thêm giờ được tính theo công thức và giới hạn ghi ở bài tiền lương làm thêm giờ.
02
Trước khi bắt đầu
Nhân viên đã có trong hồ sơ nhân viên và đang ở trạng thái làm việc. Nhân viên đã nghỉ chỉ hiện trên lưới khi tháng đó có dòng chấm công của họ.
Số ngày công chuẩn mỗi tháng đã đúng ở ô Số ngày công chuẩn mỗi tháng trong cài đặt công ty. Mặc định là 26. Từ 24 trở lên, KetoanX coi tuần làm việc là thứ Hai đến thứ Bảy; thấp hơn là thứ Hai đến thứ Sáu. Cột ngày nghỉ hằng tuần tô nền khác màu.
Quyền phân hệ tiền lương: xem để mở màn; sửa để lưu chấm công; thêm để điền đủ công và chép tháng trước; xóa để xóa chấm công cả tháng. Cách cấp quyền ở bài thành viên, phân quyền.
Tháng đó chưa tính lương và chưa bị khóa sổ. Xem phần lỗi bên dưới.
03
Mở màn hình
Vào menu Tiền lương, Chấm công. Tiêu đề trang là "Chấm công tháng" kèm tháng đang xem (mặc định là tháng hiện tại), dưới đó là một câu nhắc công chuẩn của công ty.
Các nút trên đầu trang: Tháng trước, Tháng sau, nút nhảy sang bảng lương (đề Bảng lương tháng này nếu tháng đó đã tính lương, ngược lại đề Tiền lương), Bảng tổng hợp công, nhập Excel, Ký hiệu chấm công, In bảng công. Dưới đó là ô Tháng chấm công với nút Mở tháng để nhảy tới tháng bất kỳ.
Nếu tháng đã tính lương hoặc đã khóa sổ, lưới chuyển sang chỉ xem và có một dòng giải thích lý do ngay phía trên lưới. Nút Chép chấm công tháng trước chỉ hiện khi bạn có quyền thêm và tháng chưa bị khóa.
04
Các ô cần nhập
Bạn không gõ số công. Bạn chọn một "bút" rồi bấm vào ô trên lưới. Bảng dưới liệt kê các bút và ô nhập đi kèm.
| Ô | Ý nghĩa và cách nhập | Bắt buộc | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Bút chấm (X, X/2, S, C, P, L, NB, KL, O và ký hiệu công ty thêm) | Bấm một ký hiệu, rồi bấm vào các ô ngày. Bấm lại cùng ký hiệu vào ô đã chấm thì ô được xóa | Có, ít nhất một ô nếu muốn tính theo công | X cho ngày đi làm đủ |
| Theo giờ | Chấm một ngày theo số giờ làm. Công của ngày bằng số giờ chia 8, tối đa một công. Ngày có giờ làm là ngày có hưởng lương: phần giờ thiếu so với 8 giờ không tính là công không lương, nên không cộng vào quy tắc 14 ngày. Ô hiện dạng 4h | Không | 4 giờ là nửa công |
| Số giờ công của ngày | Hiện khi chọn Theo giờ. Phải lớn hơn 0 và không quá 24 | Có, khi dùng Theo giờ | 4 |
| Làm thêm | Chấm giờ làm thêm lên ô, cộng thêm vào ký hiệu đang có của ngày đó | Không | 3 giờ ngày thường |
| Số giờ làm thêm | Hiện khi chọn Làm thêm. Từ 0 đến 24. Nhập 0 để bỏ làm thêm của ô | Có, khi dùng Làm thêm | 3 |
Loại làm thêm (Bộ luật Lao động 2019 Điều 98) | Chọn hệ số. Để trống là "Tự chọn theo ngày (1,5 · 2 · 3)": ngày thường 1,5; ngày nghỉ hằng tuần 2; ô có ký hiệu L là 3. Có thêm các hệ số làm đêm | Không | Ngày thường, ban ngày (150%) |
| Xóa ô | Bút xóa: bấm vào ô nào, ô đó trống | Không | Chấm nhầm một ngày |
Ý nghĩa các ký hiệu có sẵn (mỗi ký hiệu khai số công hưởng lương và số công không lương của một ngày):
| Ký hiệu | Tên | Công hưởng lương | Công không lương |
|---|---|---|---|
| X | Đủ công | 1 | 0 |
| X/2 | Nửa công | 0,5 | 0,5 |
| S | Làm buổi sáng (nửa công) | 0,5 | 0,5 |
| C | Làm buổi chiều (nửa công) | 0,5 | 0,5 |
| P | Nghỉ phép hưởng lương | 1 | 0 |
| L | Nghỉ lễ, tết hưởng lương | 1 | 0 |
| NB | Nghỉ bù hưởng lương | 1 | 0 |
| KL | Nghỉ không lương | 0 | 1 |
| O | Nghỉ ốm (hưởng bảo hiểm, không hưởng lương) | 0 | 1 |
Ký hiệu H là ký hiệu của chế độ Theo giờ, bạn không chọn trực tiếp. Công ty có thể thêm ký hiệu riêng ở trang Ký hiệu chấm công: ô Ký hiệu (1 đến 6 ký tự), Tên, Công hưởng lương mỗi ngày (0 đến 1), Tỷ lệ hưởng lương (%) và Công không lương mỗi ngày. Trang có sẵn danh sách "Ký hiệu gợi ý" với nút Thêm (ngừng việc, hội nghị, tai nạn lao động, thai sản, chăm con ốm, lương sản phẩm).
Các nút ở cuối khối bút: Lưu chấm công (kèm số ô đã đổi), Điền đủ công các ngày làm việc (cần quyền thêm) và Xóa chấm công tháng (cần quyền xóa).
05
Làm từng bước: chấm công tháng 10/2026 cho một công ty chấm tay
Công ty TNHH Thương mại Minh Phát, công chuẩn 26 (làm thứ Hai đến thứ Bảy), nhân viên NV01 Nguyễn Văn An lương cơ bản 13.000.000 đồng, không người phụ thuộc. Tháng 10/2026 có 31 ngày, 4 ngày Chủ nhật, nên có 27 ngày làm việc.
Vào Tiền lương, Chấm công, ở Tháng chấm công chọn tháng 10/2026 rồi bấm Mở tháng.
Bấm
Điền đủ công các ngày làm việc. Hộp xác nhận hỏi điền X cho mọi ngày làm việc của tháng, ngày nghỉ lễ, tết ghi L, ngày nghỉ bù ghi NB, ô đã chấm được giữ nguyên. Bấm đồng ý. Màn báo số ngày và số nhân viên được điền. Tháng 10/2026 không có ngày lễ nên An có 27 ô X.Chọn bút P rồi bấm vào một ngày: ngày An nghỉ phép. Chọn bút KL, bấm vào một ngày: nghỉ không lương.
Chọn Theo giờ, nhập 4 vào Số giờ công của ngày, bấm vào một ngày: An chỉ làm nửa ngày.
Chọn Làm thêm, nhập 3 giờ, để trống Loại làm thêm, bấm vào một ngày thường đã chấm X. Rồi nhập 4 giờ và bấm vào một ngày Chủ nhật (ô trống): hệ số tự chọn là 2.
Các ô vừa sửa đổi nền vàng nhạt. Bấm Lưu chấm công, nút ghi sẵn số ô đã đổi (ở đây là 6). Màn báo "Đã lưu 6 ô chấm công".
Nhìn bảng tổng hợp công bên dưới.
Kết quả của An: công hưởng lương 25,5 (24 X, 1 P và nửa công theo giờ); công không lương 1 (ngày KL; nửa ngày chấm theo giờ không tính là công không lương); giờ làm thêm 7; giờ làm thêm quy đổi 12,5 (3 × 1,5 + 4 × 2). Khi tính lương, đơn giá một giờ là 13.000.000 / 26 / 8 = 62.500 đồng, vì An không có khoản thu nhập nào đánh dấu tính đóng bảo hiểm; có phụ cấp như vậy thì phụ cấp đủ tháng được cộng vào lương trước khi chia (tham số Đơn giá giờ làm thêm ở tham số lương). Lương theo công 13.000.000 × 25,5 / 26 = 12.750.000 đồng. Tiền làm thêm 62.500 × 12,5 = 781.250 đồng, và từ kỳ 2026 khoản này được miễn thuế toàn bộ vì 7 giờ nằm trong giới hạn. Tổng thu nhập 13.531.250 đồng, bảo hiểm người lao động 1.365.000 đồng, thực nhận 12.166.250 đồng. Các số này lấy từ hàm tính lương của KetoanX.
06
Các trường hợp khác
Các tình huống dưới đây đổi cách nhập hoặc ảnh hưởng tới lương, bảo hiểm của tháng. Quy định đi kèm được nêu theo mốc hiệu lực.
Khi công ty chấm công ở máy chấm công hoặc bảng giấy
Không chấm từng ngày. Bấm Bảng tổng hợp công, nhập Excel. Trang này có Tải tệp mẫu (có sẵn danh sách nhân viên), rồi Nhập từ tệp Excel (tệp .xlsx, trang tính đầu tiên). Cột theo thứ tự: mã nhân viên, họ tên, công hưởng lương, công không lương, giờ làm thêm hệ số 1,5, hệ số 2, hệ số 3. Tệp có lỗi thì không nhập dòng nào. Bạn cũng nhập tay từng người ở khối "Nhập tay một nhân viên" với nút Lưu dòng. Nhân viên có dòng tổng hợp thì kỳ lương lấy số này thay cho chấm từng ngày. Muốn quay lại chấm từng ngày, xóa dòng bằng nút Xóa hoặc Xóa cả bảng.
Khi tháng này giống tháng trước
Bấm Chép chấm công tháng trước, chọn Chép từ tháng, chọn Cách ghép ngày: theo thứ trong tuần (thứ Hai đầu tháng lấy thứ Hai đầu tháng, giữ đúng ngày nghỉ hằng tuần) hoặc theo số ngày (ngày 5 lấy ngày 5). Bấm Chép sang tháng này. Chỉ nhân viên đang làm việc được chép. Ô đã chấm của tháng này được giữ nguyên, trừ khi bạn có quyền sửa và tích Ghi đè ô đã chấm. Chép xong phải rà lại các ngày lễ, nghỉ phép của tháng mới.
Khi tháng có ngày nghỉ lễ
Ngày lễ chấm ký hiệu L để nhân viên hưởng nguyên lương. L cũng làm hệ số làm thêm tự chọn thành 3 nếu có người đi làm ngày đó. Điền đủ công các ngày làm việc tự ghi L cho các ngày lễ rơi vào ngày làm việc: 01/01, 30/04, 01/05, 02/09, Ngày Văn hóa Việt Nam 24/11 (từ năm 2026), và với năm 2026 thêm Tết 16/02 đến 20/02, ngày 01/09. Ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần thì ngày làm việc kế tiếp ghi NB (nghỉ bù), ví dụ Giỗ Tổ 26/04/2026 là Chủ nhật nên thứ Hai 27/04/2026 ghi NB. Câu báo sau khi điền liệt kê các ngày đã ghi L, NB. Người đi làm vào ngày nghỉ bù được trả như làm thêm ngày nghỉ hằng tuần (200%), nên ô NB tự chọn hệ số 2 dù ngày đó rơi vào giữa tuần. Đây là lịch gợi ý: công ty nghỉ Tết, Quốc khánh theo phương án khác thì sửa ô. Năm chưa có lịch Tết âm lịch, Giỗ Tổ trong phần mềm, câu báo nhắc bạn tự chấm L cho những ngày đó. Người hưởng lương tháng không có thêm tiền chỉ vì nghỉ lễ; mức hưởng được nói ở bài lương ngày lễ, phép năm, ngừng việc.
Khi nhân viên ngừng việc, hưởng dưới 100% lương
Vào Ký hiệu chấm công, ở "Ký hiệu gợi ý" bấm Thêm cho ký hiệu phù hợp, hoặc tự khai. Ví dụ ngừng việc vì lý do khách quan hưởng 70% (ký hiệu NVK): An có 20 ngày X và 6 ngày NVK. Công quy đổi tính lương là 20 + 6 × 70% = 24,2; lương 13.000.000 × 24,2 / 26 = 12.100.000 đồng. Tỷ lệ 70% là mức gợi ý, bạn sửa theo thỏa thuận và quy chế lương của công ty. Ngừng việc do lỗi của công ty thì hưởng đủ lương (ký hiệu NV, 100%).
Khi nhân viên nghỉ không lương từ 14 ngày trong tháng
Chấm KL hoặc O cho các ngày đó. Khi tổng công không lương trong tháng đạt 14 ngày, kỳ lương coi tháng đó không đóng bảo hiểm cho người ấy, trừ khi trong hồ sơ có tích "Thỏa thuận vẫn đóng bảo hiểm khi nghỉ không lương từ 14 ngày". Với An nghỉ 15 ngày không lương và 11 ngày đi làm, lương còn 5.500.000 đồng, bảo hiểm tháng đó bằng 0; nếu có thỏa thuận vẫn đóng thì bảo hiểm người lao động là 1.365.000 đồng, thực nhận 4.135.000 đồng. Quy định theo Luật BHXH 2024 có ở bài đối tượng đóng BHXH bắt buộc. Lưu ý: ký hiệu O (nghỉ ốm), CO (chăm con ốm) và TS (thai sản) cũng tính vào công không lương, đúng như luật, nên cũng làm tháng đó không đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ngoại lệ là tháng vào làm hoặc tháng đầu trở lại làm việc mà nghỉ ốm từ 14 ngày: vẫn đóng BHXH, không đóng BHYT, BHTN. Xem bài chế độ ốm đau.
Khi muốn in hoặc sửa lại bảng công đã tính lương
In bằng nút In bảng công. Muốn sửa bảng công của tháng đã tính lương, xóa chứng từ lương của kỳ ở bảng lương, sửa chấm công rồi tính lại. Công ty theo Thông tư 99 không có mẫu bảng chấm công bắt buộc, công ty tự thiết kế; xem bài mẫu bảng chấm công.
07
Phần mềm tự ghi gì
Chấm công không ghi bút toán nào. Nó chỉ lưu số liệu vào bảng công. Khi bạn tính lương, KetoanX đọc bảng này để ra lương theo công, tiền làm thêm, bảo hiểm và thuế; bút toán lương (Nợ tài khoản chi phí, Có 334 và các tài khoản bảo hiểm, thuế) được ghi ở bước đó. Để kiểm lại, xem phiếu lương ở bảng lương: dòng "Công hưởng lương / công chuẩn" phải khớp bảng tổng hợp công.
Nhân viên không có dòng chấm công nào trong tháng thì được tính đủ lương cơ bản. Chỉ cần chấm một ô, KetoanX tính lương theo đúng số công đã chấm. Vì vậy chấm dở dang là nguyên nhân hay gặp của lương thấp bất thường. Nhân viên vào hoặc nghỉ việc giữa tháng: ngày làm việc nằm ngoài thời gian làm việc (theo ngày vào làm, ngày nghỉ việc trên hồ sơ) được cộng vào công không lương.
Giới hạn giờ làm thêm theo pháp luật: không quá 4 giờ một ngày làm việc, 12 giờ vào ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ, 40 giờ một tháng, 200 giờ một năm (một số ngành tới 300 giờ). Từ kỳ 2026 tiền lương làm thêm giờ, làm đêm trong giới hạn được miễn thuế TNCN toàn bộ, giờ vượt giới hạn bị tính thuế theo tỷ lệ; kỳ 2025 trở về trước chỉ miễn phần trả cao hơn giờ thường. Chi tiết ở bài tiền làm thêm giờ có tính thuế TNCN không. KetoanX hiện khung cảnh báo vàng khi một người vượt các giới hạn đó nhưng vẫn cho lưu.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Kỳ lương tháng này đã tính. Xóa chứng từ lương của kỳ rồi mới sửa chấm công.: tháng đã có bảng lương. Xóa chứng từ lương của kỳ, sửa, rồi tính lại.
Chưa có ô nào thay đổi: bạn bấm lưu khi chưa chấm ô nào mới.
Giờ công phải lớn hơn 0 và không quá 24 và Giờ làm thêm phải từ 0 đến 24: nhập lại số giờ trong khoảng cho phép. Số giờ nhập kiểu 3,5 hay 3.5 đều được.
Mọi ô cần chép đã có số ở tháng này. Chọn ghi đè nếu muốn thay.: tháng đích đã chấm hết. Tích Ghi đè ô đã chấm nếu bạn có quyền sửa.
Chưa có nhân viên đang làm việc: không có hồ sơ nào đang ở trạng thái làm việc để điền hoặc chép. Kiểm tra hồ sơ.
Khung vàng "Giờ làm thêm vượt giới hạn (Bộ luật Lao động Điều 107): phần vượt tính thuế TNCN": một người làm thêm quá giới hạn ngày hoặc tháng. Sửa số giờ nếu nhập sai; nếu đúng thì chấp nhận phần vượt bị tính thuế và tìm cách điều chỉnh lịch làm việc.
09
Hỏi đáp
Những câu người mới hay hỏi khi chấm công lần đầu.
Nhân viên không được chấm công thì lương tính thế nào?
Nếu cả tháng nhân viên không có ô nào, KetoanX tính đủ lương cơ bản. Nếu có chấm dù chỉ vài ô thì lương tính theo số công đã chấm.
Điền đủ công có cho kết quả đúng luôn không?
Gần đúng, nhưng vẫn nên rà. Nó điền X cho mọi ngày làm việc theo tuần của công ty, ghi L, NB theo lịch nghỉ lễ gợi ý, và không giới hạn số ô theo công chuẩn: tháng 10/2026 có 27 ngày làm việc nên nhân viên có 27 công trên công chuẩn 26. Với lương tháng, phần mềm chỉ tính công hưởng lương tối đa bằng công chuẩn, nên lương vẫn là đủ một tháng lương cơ bản. Công ty nghỉ lễ khác lịch gợi ý thì sửa các ô đó.
Chấm nhầm thì sửa thế nào?
Bấm lại đúng ký hiệu vào ô đó để bỏ, hoặc chọn Xóa ô. Chưa bấm Lưu chấm công thì chuyển trang sẽ mất ô vừa chấm.
Làm đêm trong giờ làm việc chấm thế nào?
Dùng Làm thêm với loại "Làm việc ban đêm trong giờ (trả thêm 30%)". Khoản này không phải làm thêm giờ nên không tính vào giới hạn 40 giờ. Cách trả theo bài lương làm thêm giờ, làm đêm.
Muốn đổi công chuẩn từ 26 sang 22 thì làm ở đâu?
Ở cài đặt công ty, ô Số ngày công chuẩn mỗi tháng. Giá trị này đổi cả đơn giá giờ nên áp dụng cho các kỳ tính sau đó.
Hướng dẫn khác trong nhóm Tiền lương
- Bảng lương
- Hồ sơ nhân viên
- Số liệu kỳ lương
- Tạm ứng lương
- Lương tháng 13, thưởng
- Còn phải trả nhân viên
- Lao động tham gia bảo hiểm
- Trợ cấp BHXH chi hộ
- Cam kết 08/CK-TNCN
- Khoản thu nhập, khấu trừ
- Tham số lương
- Biểu thuế TNCN lũy tiến
- Bảng lương nhiều kỳ
- Thanh toán nhân viên theo công trình
- Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.