Tham số lương: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payroll/settings

Việc quan trọng nhất cần làm ở đây là chọn vùng lương tối thiểu của công ty, vì vùng quyết định trần đóng bảo hiểm thất nghiệp. Các việc còn lại thường chỉ cần khi quy định đổi mà hệ thống chưa cập nhật, hoặc khi công ty thuộc diện đặc biệt (ngành được làm thêm 300 giờ một năm, được hạ tỷ lệ tai nạn lao động).

Trong quy trình, đây là bước thiết lập trước khi tính bảng lương. Tham số cũng được dùng khi nhập hồ sơ nhân viên để cảnh báo lương thấp hơn mức sàn.

1. 1

   Biết công ty đặt trụ sở ở địa bàn thuộc vùng nào. Bảng vùng nằm trong Phụ lục Nghị định 293/2025/NĐ-CP; cách xác định cho công ty có chi nhánh xem bài lương tối thiểu vùng 2026.

2. 2

   Quyền ở phân hệ Tiền lương: xem để mở trang, quyền Sửa để lưu tham số, quyền Xóa để xóa dòng đã đặt. Cấp quyền ở thành viên, phân quyền.

3. 3

   Nếu sắp đổi tham số của một tháng đã tính lương, nhớ rằng kỳ đã tính không tự đổi. Xem mục các trường hợp bên dưới.

ketoanx.com/payroll/settings

Dưới tiêu đề là ô chọn tháng: Xem tham số áp dụng cho kỳ và nút Xem. Mặc định là tháng hiện tại. Chọn tháng khác để thấy tham số của tháng đó, ví dụ 06/2026 và 07/2026 cho ra hai trần bảo hiểm khác nhau.

Bảng Tham số áp dụng cho kỳ lương có bốn cột: Tham số, Đang áp dụng, Mặc định của hệ thống và Nguồn. Dòng nào có huy hiệu Công ty đặt riêng ở cột Nguồn là dòng công ty đã đè lên mặc định.

Tiếp theo là form Đặt riêng tham số từ một tháng (chỉ hiện khi bạn có quyền Sửa) và khối Các dòng tham số công ty đã đặt.

ketoanx.com/payroll/settings

Một số tham số chỉ hiện trong bảng, không sửa được: cách miễn thuế làm thêm giờ, tiền ăn giữa ca, tiền nhà trả thay, tiền phép năm chưa nghỉ, trần hưu trí tự nguyện, tiền chậm đóng. Chúng đổi theo kỳ trong mã của hệ thống.

Hai lưu ý khi điền. Đổi Lương cơ sở không làm Trần BHXH, BHYT đổi theo, vì đó là hai ô riêng; khi luật đổi mức lương cơ sở bạn nhập cả hai. Ngược lại, đoàn phí tối đa tự tính bằng 10% lương cơ sở.

ketoanx.com/payroll/settings

Khi muốn xem tham số của tháng khác

Chọn tháng ở Xem tham số áp dụng cho kỳ. Kỳ 06/2026 cho trần BHXH, BHYT 46.800.000 và ngưỡng khấu trừ vãng lai 2.000.000; kỳ 07/2026 cho 50.600.000 và 5.000.000. Lương cơ sở là 2.340.000 đến hết 06/2026 và 2.530.000 từ 01/7/2026. Đây là mặc định hệ thống, bạn không cần đặt lại. Xem lương tối thiểu vùng và lương cơ sở.

Khi giảm trừ gia cảnh hoặc biểu thuế thay đổi mà hệ thống chưa cập nhật

Từ kỳ lương tháng 1/2026 giảm trừ là 15,5 triệu đồng cho bản thân và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc, biểu thuế 5 bậc. Hệ thống đã có sẵn các số này, bạn không cần nhập. Chỉ khi luật đổi lần nữa mới nhập Giảm trừ bản thân, Giảm trừ người phụ thuộc hoặc Biểu thuế lũy tiến với tháng hiệu lực mới. Biểu thuế cũng khai được ở biểu thuế TNCN lũy tiến; nếu cả hai nơi cùng tháng hiệu lực thì biểu ở đó thắng. Xem thuế TNCN 2026 và giảm trừ gia cảnh 2026.

Khi công ty thuộc ngành được làm thêm đến 300 giờ một năm

Chọn Trần giờ làm thêm năm là 300 giờ. Mặc định là 200 giờ một năm và 40 giờ một tháng. Giờ vượt trần bị tính vào thu nhập chịu thuế, xem tiền làm thêm giờ. Chỉ chọn 300 khi ngành của công ty thuộc diện được phép theo pháp luật lao động.

Khi muốn đổi cách tính đơn giá giờ làm thêm

Bộ luật Lao động 2019 Điều 98 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP Điều 55 tính tiền làm thêm, làm đêm trên tiền lương thực trả theo công việc đang làm, tức lương cộng phụ cấp lương và các khoản bổ sung gắn với công việc, chức danh; thưởng, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở không tính vào. Mặc định của hệ thống làm đúng như vậy: dòng Đơn giá giờ làm thêm, làm đêm (BLLĐ 2019 Điều 98, NĐ 145/2020 Điều 55: tiền lương thực trả theo công việc đang làm) trong bảng ghi Lương cơ bản cộng các khoản thu nhập tính bảo hiểm (phụ cấp, khoản bổ sung gắn với công việc). Phần mềm cộng lương cơ bản với các khoản thu nhập đánh dấu Thu nhập: tính đóng bảo hiểm ở khoản thu nhập, khấu trừ, lấy đủ tháng kể cả khi khoản đó chia theo ngày công, rồi chia công chuẩn và chia 8. Ví dụ lương 13.000.000 đồng, phụ cấp trách nhiệm tính bảo hiểm 1.000.000 đồng, công chuẩn 26: đơn giá giờ là 14.000.000 / 26 / 8 = 67.308 đồng, so với 62.500 đồng nếu chỉ lấy lương cơ bản. Muốn giữ cách cũ, chọn Chỉ lương cơ bản (cách cũ) ở ô Đơn giá giờ làm thêm rồi lưu; bảng sẽ ghi Chỉ lương cơ bản (cách cũ) kèm huy hiệu Công ty đặt riêng.

Khi công ty được đóng tai nạn lao động ở mức 0,3%

Điền TNLĐ-BNN % (0,5 hoặc 0,3) là 0,3. BHXH doanh nghiệp đóng tự giảm từ 17,5% xuống 17,3%. Với lương 20.000.000 đồng, BHXH doanh nghiệp là 3.460.000 thay vì 3.500.000. Chỉ đặt khi đã có văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền, xem doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm. Tự hạ khi chưa được duyệt chỉ tạo ra số nợ bảo hiểm.

Khi đã tính lương xong rồi mới đổi tham số

Tham số mới chỉ áp cho kỳ tính sau khi lưu. Muốn kỳ đã tính dùng số mới, xóa chứng từ hạch toán lương của kỳ đó và tính lại ở bảng lương.

Khi muốn bỏ một dòng đã đặt

Ở khối Các dòng tham số công ty đã đặt, bấm Xóa cuối dòng và xác nhận. Các kỳ tính sau dùng lại mặc định của hệ thống cho những tham số của dòng đó. Kỳ đã tính vẫn giữ nguyên.

Khi tính lương, KetoanX lấy tham số theo thứ tự: mặc định hệ thống, rồi lần lượt các dòng công ty có tháng hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng kỳ lương, dòng sau đè dòng trước theo từng tham số. Trần BHTN lấy số đặt tay nếu có, nếu không thì 20 lần lương tối thiểu của vùng đã chọn, nếu cũng không chọn vùng thì dùng vùng I. Kỳ lương có dùng tham số riêng lưu kèm bản sao tham số, nên đọc lại sau này không bị ảnh hưởng.

Kiểm lại ở bảng lương, cột Bảo hiểm NLĐ và Thuế TNCN, và ở bảng Tham số áp dụng cho kỳ lương.

Chưa nhập tham số nào để đặt riêng: bạn bấm lưu khi mọi ô tham số đều trống. Điền ít nhất một ô.

Tỷ lệ phải từ 0 đến 100%: ô tỷ lệ nhập sai, ví dụ gõ 0,085 thay vì 8,5. Nhập theo phần trăm.

Số tiền tham số không hợp lệ: ô tiền chứa chữ hoặc số âm.

Trần giờ làm thêm một năm là 200 hoặc 300 giờ: chỉ hai lựa chọn này.

"Đơn giá giờ làm thêm chỉ chọn lương cộng phụ cấp tính bảo hiểm hoặc chỉ lương cơ bản": giá trị gửi lên không thuộc hai lựa chọn; chọn lại trong danh sách.

Tỷ lệ TNLĐ-BNN không quá 1%: nhập 0,3 hoặc 0,5, không nhập 0,003.

Bậc cuối của biểu thuế phải để trống mức trên (không giới hạn): dòng cuối của biểu phải viết dạng :35, không có số đứng trước dấu hai chấm.

Mức trên của các bậc thuế phải tăng dần, chỉ bậc cuối để trống: các mức trên của bậc không được bằng nhau hoặc giảm.

Bạn không có quyền sửa ở phân hệ Tiền lương. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.: thiếu quyền Sửa.