Lao động tham gia bảo hiểm: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payroll/insurance

Nó nằm sau hồ sơ nhân viên (nguồn dữ liệu) và đi song song với bảng lương, nơi tính tiền bảo hiểm phải đóng và lập chứng từ nộp. Thủ tục với cơ quan BHXH, hạn nộp hồ sơ và mẫu biểu có ở bài thủ tục báo tăng, báo giảm lao động BHXH.

ketoanx.com/payroll/insurance

1. 1

   Mỗi nhân viên có ngày vào làm trên hồ sơ nhân viên. Không có ngày vào làm thì người đó không bao giờ hiện ở dòng báo tăng.

2. 2

   Người nghỉ việc đã có ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng). Không có thì không có dòng báo giảm.

3. 3

   Họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD, mã số BHXH, chức vụ, loại và ngày hợp đồng đã khai. Số CCCD phải khớp dữ liệu dân cư vì BHXH Việt Nam dùng số định danh thay mã số BHXH từ 01/9/2026.

4. 4

   Diện tham gia bảo hiểm của từng người đúng. Người thuộc diện không đóng (thử việc ký riêng, đang hưởng lương hưu, cộng tác viên) không bao giờ có dòng ở trang này.

5. 5

   Khi đổi lương đóng bảo hiểm, nhập Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương) để có lịch sử lương.

Xem trang chỉ cần vào được phân hệ tiền lương. Nút Xuất Excel cần thêm quyền xuất Excel của phân hệ tiền lương, xem thành viên, phân quyền.

ketoanx.com/payroll/insurance

Trên đầu trang có Tháng trước, Tháng sau, Xuất Excel, Hồ sơ nhân viên và nút in. Bên dưới là ô Tháng với nút Xem để nhảy tới tháng bất kỳ. Tháng không có biến động nào hiện câu "Tháng này không có biến động" cùng nút Mở hồ sơ nhân viên.

Mẫu D02-LT của Quyết định 366/QĐ-BHXH không có cột mã phương án: loại tăng, giảm ghi bằng chữ ở cột 18, thời gian nghỉ và ngày chấm dứt hợp đồng ghi ở cột 19, tương ứng cột Loại biến động và Ghi chú của trang. Cột Phương án là mã của phần mềm kê khai bảo hiểm, chỉ là gợi ý; người đã có mã số BHXH chuyển từ đơn vị khác đến thì phần mềm kê khai có thể dùng mã tăng khác TM. Dòng mô tả dưới tiêu đề trang nhắc đúng điều này. Đối chiếu danh mục mã của phần mềm kê khai bạn dùng trước khi nhập.

Khi nhân viên vào làm giữa tháng

Nếu số ngày làm việc nằm ngoài thời gian làm việc của tháng vào làm đạt từ 14 ngày (vào làm từ ngày làm việc thứ 15 trở đi), bảng lương không trừ bảo hiểm tháng đó, và trang này báo tăng TM từ tháng sau cho khớp. Ví dụ lương 13.000.000 đồng, vào làm ngày 20/10/2026: tháng 10 không đóng, dòng báo tăng có Từ tháng là 11/2026. Vào làm sớm hơn thì báo tăng ngay tháng vào làm. Người vào làm và nghỉ việc trong cùng một tháng mà tháng đó không đóng thì không có dòng nào.

Khi nhân viên nghỉ không lương từ 14 ngày trong tháng

Theo Luật BHXH 2024, tháng nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì không phải đóng, trừ khi hai bên thỏa thuận vẫn đóng với mức bằng tháng gần nhất; ngoại lệ là tháng đầu mới vào làm hoặc tháng đầu quay lại mà nghỉ ốm từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn đóng BHXH. Trang lấy theo bảng lương đã tính của tháng này và tháng trước: tháng bắt đầu nghỉ dài ngày có dòng báo giảm mã KL (nghỉ không lương), OF (nghỉ ốm) hoặc TS (thai sản), tháng đóng lại có dòng báo tăng mã ON (đi làm lại). Vì vậy hãy tính bảng lương của tháng trước khi lấy danh sách. Mã là gợi ý theo phần mềm kê khai bảo hiểm, đối chiếu danh mục của phần mềm đó trước khi nhập. Quy tắc 14 ngày không áp cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương: người này đóng trên mức tự chọn, nên vào làm, nghỉ giữa tháng hay có ngày không lương thì tháng đó vẫn đóng, và trang không sinh dòng báo tăng từ tháng sau hay báo giảm vì nghỉ dài ngày cho họ. Xem bài thủ tục báo tăng, báo giảm và chế độ ốm đau.

Khi tăng lương hồi tố

Sửa hồ sơ với Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương) là ngày trong quá khứ thì dòng điều chỉnh hiện ở tháng của ngày đó, không phải tháng hiện tại. Hạn đóng bù là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định tăng lương. Đóng sau hạn thì phải nộp thêm 0,03% mỗi ngày trên số chậm: nợ 76.500.000 đồng, chậm 20 ngày thì 76.500.000 × 0,03% × 20 = 459.000 đồng. Từ 10/9/2026 còn có thể bị phạt, xem bài chậm đóng BHXH.

Khi muốn biết số tiền bảo hiểm phải nộp

Trang này không tính tiền. Mở bảng lương của tháng, khối "Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn" cho số còn phải nộp và nút Lập chứng từ nộp bảo hiểm. Tỷ lệ năm 2026: doanh nghiệp 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%), người lao động 10,5% (8%, 1,5%, 1%), cộng kinh phí công đoàn 2% do doanh nghiệp chịu. Xem doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm 2026. Mức tham chiếu làm sàn đóng là 2.340.000 đồng đến hết 30/6/2026 và 2.530.000 đồng từ 01/7/2026.

Khi người lao động thuộc diện đặc biệt

Người nước ngoài, quản lý doanh nghiệp không hưởng lương, người làm nhiều nơi đều có tên trong danh sách nếu diện của họ có đóng. Chỉ ba diện không bao giờ hiện: thử việc ký riêng, đang hưởng lương hưu, không tham gia. Ai thuộc diện bắt buộc xem bài đối tượng đóng BHXH bắt buộc.

Để kiểm lại, mở hồ sơ của từng người: ngày vào làm, ngày nghỉ việc, dòng lịch sử lương phải khớp với dòng trên trang. Tệp Excel xuất ra chứa cùng nội dung, kèm dòng ghi chú rằng đây là bản nội bộ của phần mềm kế toán, không phải mẫu biểu của cơ quan bảo hiểm.

Mức đóng trên trang và mức bảng lương dùng để trừ bảo hiểm cùng lấy từ hồ sơ nên thường khớp, nhưng bảng lương còn cộng khoản có đánh dấu tính bảo hiểm ở khoản thu nhập, khấu trừ, còn cột "Mức đóng" của trang này thì không. Khi có khoản như vậy, số nộp thực tế lớn hơn mức đóng in ở trang.

ketoanx.com/payroll/insurance

Trang không có thao tác ghi nên không có câu báo lỗi riêng. Các tình huống dễ nhầm:

"Tháng này không có biến động" dù có người mới: người đó chưa có ngày vào làm trên hồ sơ, hoặc ngày vào làm không rơi vào tháng đang xem, hoặc diện bảo hiểm của họ là diện không đóng.

Ô mã số BHXH, số CCCD, ngày sinh trống: bạn chưa khai ở hồ sơ. Sửa ở hồ sơ nhân viên rồi mở lại trang.

Không thấy dòng điều chỉnh sau khi tăng lương: dòng lịch sử lương được ghi theo ngày áp dụng bạn nhập. Kiểm tra ngày đó thuộc tháng nào. Nếu bạn chỉ đổi ô Lương cơ bản mà lương đóng bảo hiểm để trống, mức đóng cũng đổi theo; nếu hai giá trị cũ và mới trùng thì không có dòng.

Hồ sơ bị cơ quan BHXH trả lại: thường do họ tên, ngày sinh hoặc số CCCD không khớp dữ liệu dân cư, người lao động còn đang đóng ở đơn vị cũ, hoặc đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hay lương hưu. Xem bài thủ tục ở trên.

Tên cột "Phụ cấp chức vụ" có số nhưng bảng lương không tăng bảo hiểm: hồ sơ đã nhập Lương đóng BH, nên số đó là toàn bộ căn cứ và các ô phụ cấp không được cộng thêm. Để trống ô này thì bảng lương đóng trên lương cơ bản cộng các phụ cấp, khoản bổ sung đóng bảo hiểm.