Chế độ thai sản 2026: điều kiện, số tháng nghỉ, tiền hưởng, hồ sơ và hạch toán

Có hai ngoại lệ. Lao động nữ đã đóng từ đủ 12 tháng mà bác sĩ chỉ định nghỉ để dưỡng thai thì chỉ cần đóng từ đủ 3 tháng trong 12 tháng trước khi sinh. Nếu điều trị vô sinh thì khung tính là 24 tháng liền kề, vẫn cần đủ 6 tháng đóng.

Nhân viên nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng trước ngày sinh nhưng đã đủ điều kiện ở trên thì vẫn được hưởng; thời gian hưởng thai sản không được tính là thời gian đóng bảo hiểm. Trường hợp này người lao động tự nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm vì không còn người sử dụng lao động.

Lao động nam có vợ sinh con chỉ cần đang tham gia bảo hiểm xã hội, không bị đòi đủ 6 tháng. Khám thai, sảy thai, tránh thai là những trường hợp riêng, nói ở mục sau.

Ngày nghỉ thai sản đếm liền, không loại trừ ngày lễ, Tết hay cuối tuần. Ví dụ, sinh một con thứ hai vào tháng 9/2026 thì nghỉ 7 tháng; sinh đôi ở lần sinh đầu thì nghỉ 6 + 1 = 7 tháng, còn sinh đôi ở lần sinh thứ hai thì 7 + 1 = 8 tháng. Hết thời gian này, nếu muốn nghỉ thêm không lương thì hai bên thỏa thuận.

Nhân viên muốn quay lại sớm phải nghỉ ít nhất 4 tháng, báo trước, được công ty đồng ý và có xác nhận của cơ sở khám bệnh rằng đi làm sớm không hại sức khỏe. Khi đó công ty trả lương cho những ngày làm việc, người lao động vẫn nhận trợ cấp thai sản, và cả hai bên đóng bảo hiểm xã hội cho thời gian đi làm trở lại. Nhân viên đi làm sớm không còn được nghỉ dưỡng sức sau thai sản.

Ngày bắt đầu nghỉ phải nằm trong 60 ngày đầu kể từ ngày vợ sinh. Được nghỉ làm nhiều đợt, miễn đợt cuối bắt đầu trong 60 ngày đó và tổng số ngày không vượt mức trên. Nếu người mẹ chết sau sinh thì cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng được nghỉ phần thời gian còn lại của người mẹ.

Đặt vòng tránh thai được nghỉ tối đa 7 ngày, triệt sản tối đa 15 ngày. Người nhận nuôi con nuôi dưới 6 tháng tuổi nghỉ từ ngày nhận con đến khi con đủ 6 tháng tuổi; nếu cả cha và mẹ nuôi đều đủ điều kiện thì chỉ một người nghỉ.

Cách chia ra ngày khác nhau tùy trường hợp. Ngày lẻ khi sinh con và nghỉ sảy thai, tránh thai chia mức tháng cho 30. Khám thai và ngày nghỉ của lao động nam chia mức tháng cho 24. Cùng là thai sản nhưng hai cách chia này cho ra hai số khác nhau, và đây là chỗ bảng tính hay nhầm.

Ngoài tiền hằng tháng, mỗi con được trợ cấp một lần bằng 2 lần mức tham chiếu tại tháng sinh. Từ 01/7/2026 mức tham chiếu là 2.530.000 đồng (bằng mức lương cơ sở), nên khoản này là 5.060.000 đồng cho mỗi con; trước mốc đó là 2 × 2.340.000 = 4.680.000 đồng. Nếu người vợ không đủ điều kiện mà người chồng đủ thì chồng nhận khoản một lần này.

Ví dụ: lương đóng bình quân 6 tháng gần nhất là 12.000.000 đồng, sinh con thứ hai vào tháng 9/2026.

• Nghỉ 7 tháng: 12.000.000 × 7 = 84.000.000 đồng.
• Trợ cấp một lần: 5.060.000 đồng.
• Tổng bảo hiểm trả: 89.060.000 đồng.
• Người chồng cùng công ty, lương đóng bình quân 12.000.000 đồng, nghỉ 10 ngày: 12.000.000 : 24 = 500.000 đồng một ngày, cộng 5.000.000 đồng.
• Một ca sảy thai ở tuần thứ 8, bác sĩ cho nghỉ 20 ngày: 12.000.000 : 30 = 400.000 đồng một ngày, 20 ngày là 8.000.000 đồng.

Một ngày dưỡng sức được trả 30% mức tham chiếu, tức 759.000 đồng từ 01/7/2026; nghỉ 5 ngày là 3.795.000 đồng. Danh sách gửi cơ quan bảo hiểm phải lập trong 7 ngày làm việc kể từ ngày người ấy bắt đầu nghỉ.

Ba mốc thời gian:

1. 1

   Người lao động đưa hồ sơ cho công ty muộn nhất là 45 ngày sau khi hết kỳ nghỉ thai sản.

2. 2

   Công ty có 7 ngày làm việc từ lúc đủ hồ sơ để lập danh sách và gửi lên cơ quan bảo hiểm.

3. 3

   Cơ quan bảo hiểm trả lời trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ của công ty, hoặc 5 ngày làm việc nếu người lao động tự nộp.

Với ví dụ 89.060.000 đồng ở trên, ba bút toán đều là 89.060.000 đồng; nếu bảo hiểm chuyển tiền làm nhiều đợt thì ghi từng đợt theo số được duyệt. Bảng trên theo Thông tư 99; vòng đời một kỳ lương nằm ở bài [kế toán tiền lương](/kien-thuc/ke-toan-tien-luong), chi tiết các tài khoản trích theo lương nằm ở bài [hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương](/kien-thuc/hach-toan-tien-luong-cac-khoan-trich-theo-luong).

Với bảo hiểm của chính tháng nghỉ, lao động nữ sinh con, người nhận nuôi con nuôi dưới 6 tháng, người mang thai hộ và người nhờ mang thai hộ nghỉ thai sản thì thời gian nghỉ vẫn tính là thời gian đóng bảo hiểm xã hội, còn người lao động và công ty không phải đóng bảo hiểm xã hội. Trường hợp khác (như chồng nghỉ 5 đến 14 ngày) chỉ được miễn đóng khi thời gian nghỉ hưởng thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. Quy định trên nói về bảo hiểm xã hội; phần bảo hiểm y tế và thất nghiệp của tháng nghỉ đối chiếu thêm với thông báo của cơ quan bảo hiểm trước khi trích. Tỷ lệ đóng của những tháng bình thường có trong bài [doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm năm 2026](/kien-thuc/doanh-nghiep-dong-bao-hiem-bao-nhieu-phan-tram-2026).

ketoanx.com/payroll/benefits

Các bước

1. 1

   Ở Tiền lương→, Chấm công, bấm Ký hiệu chấm công và thêm ký hiệu gợi ý TS (Nghỉ thai sản (hưởng bảo hiểm)), rồi chấm TS cho các ngày nghỉ trong bảng chấm công của từng tháng. Ngày TS là công không hưởng lương, nên tháng nghỉ trọn không có lương thời gian.

2. 2

   Mở Tiền lương→, Trợ cấp BHXH chi hộ, khung Ước tính mức hưởng. Ô Chế độ chọn Thai sản, ô Lương đóng BHXH (tháng liền trước; thai sản: bình quân 6 tháng) nhập 12.000.000, ô Số tháng (thai sản) nhập 7, ô Số ngày nghỉ để trống, bấm Tính: Mức ước tính: 84.000.000 đồng. Ca sảy thai ở tuần thứ 8 thì Trường hợp thai sản giữ Sinh con, nhận con nuôi, sảy thai, tránh thai (ngày lẻ chia 30), Số tháng để trống, Số ngày nghỉ 20, ra 8.000.000 đồng.

3. 3

   Chọn Trợ cấp một lần khi sinh con, ô Số con (trợ cấp một lần) để trống (một con), ô Tháng sinh con hoặc tháng hưởng chọn tháng sinh, bấm Tính: 5.060.000 đồng (2 lần mức tham chiếu 2.530.000 của tháng sinh). Dưỡng sức sau sinh thì chọn Dưỡng sức, phục hồi sức khỏe, Số ngày nghỉ 5, ra 3.795.000 đồng.

4. 4

   Khi tiền về, ở khung Ghi nhận tiền BHXH chuyển về ghi hai lần. Lần một: Người lao động chọn nhân viên nữ, Chế độ Thai sản, Số tiền được duyệt 84.000.000, Nghỉ từ ngày và Đến ngày theo thời gian nghỉ 7 tháng, Ngày nhận tiền, Nhận qua Tài khoản ngân hàng, Ghi chú (số danh sách, đợt duyệt) ghi số danh sách. Lần hai: cùng người, Chế độ Trợ cấp một lần khi sinh con, số tiền 5.060.000. Mỗi lần bấm Ghi nhận.

5. 5

   Khoản của người chồng cùng công ty (nghỉ 10 ngày, 5.000.000 đồng) ghi riêng cho người chồng, Chế độ Thai sản, Số ngày 10; ước tính bằng Trường hợp thai sản là Khám thai, lao động nam nghỉ khi vợ sinh con (chia 24), Số ngày nghỉ 10, ra 5.000.000; số ghi nhận vẫn theo số được duyệt.

6. 6

   Ở khung Chưa trả người lao động: … đồng, tích hai khoản của nhân viên nữ, chọn Ngày trả, Hình thức rồi bấm Lập chứng từ trả. Nút ghi kèm tổng các khoản đã chọn, ở đây 89.060.000.

Phần mềm tự ghi gì

Mỗi lần Ghi nhận lập một chứng từ hai dòng, đúng hai bút toán đầu của bảng hạch toán ở trên: Nợ 112, Có 3383 và Nợ 3383, Có 334, mỗi dòng 84.000.000 (lần hai 5.060.000). Lập chứng từ trả ghi Nợ 334, Có 112 cho từng khoản đã chọn, tổng 89.060.000, và đổi trạng thái của hai khoản sang ngày trả. Bút toán giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133. Câu báo lỗi hay gặp: Nhập số tiền trợ cấp, Ngày kết thúc nghỉ phải sau ngày bắt đầu, Sổ đã khóa đến ngày ….

Ở bảng lương, tháng nào ngày TS cộng với ngày nghỉ không lương khác đủ từ 14 ngày làm việc thì phần mềm không trích bảo hiểm cho người ấy, khớp với việc tháng nghỉ thai sản của lao động nữ không phải đóng bảo hiểm xã hội; người chồng nghỉ dưới 14 ngày thì kỳ đó vẫn trích bình thường.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng Các khoản đã ghi nhận liệt kê từng khoản với chế độ, thời gian nghỉ, số tiền, số chứng từ và trạng thái; số dư 334 của nhân viên ở Báo cáo→, Sổ chi tiết về 0 sau khi trả, còn 3383 không đổi vì hai dòng nhận và phải trả bù nhau.

Ô ước tính chia 24 cho khám thai và ngày nghỉ của lao động nam, chia 30 cho ngày lẻ khi sinh con, sảy thai, tránh thai, theo ô Trường hợp thai sản. Trợ cấp một lần nhân theo Số con (trợ cấp một lần) và lấy mức tham chiếu của tháng sinh, nên ca sinh trước 01/7/2026 ra 4.680.000 một con. Phần mềm không tự đếm số tháng nghỉ theo con thứ mấy, không xét ngoại lệ đi làm sớm và chưa lập danh sách đề nghị hưởng gửi cơ quan bảo hiểm. Hướng dẫn đủ của màn có ở hướng dẫn trợ cấp BHXH chi hộ.