Cách lập mẫu 01B-HSB từng bước và đối chiếu C70a-HD sau khi bảo hiểm duyệt

Mẫu nằm trong quy trình giải quyết và chi trả chế độ do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành tại Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/7/2025, thay Quyết định 166/QĐ-BHXH năm 2019. Quyết định 313/QĐ-BHXH ngày 27/3/2026, có hiệu lực từ 01/4/2026, sửa một số điều của quy trình đó. Nếu máy bạn còn file 01B-HSB lấy theo quyết định 2019 thì nên tải lại bản mới trên cổng của cơ quan bảo hiểm.

Đừng tìm mẫu này trong Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026: đó là quy trình thu, gắn với danh sách tăng giảm lao động D02-LT. Việc báo tăng giảm nằm ở bài [thủ tục đăng ký BHXH và báo tăng giảm](/kien-thuc/thu-tuc-dang-ky-bhxh-bao-tang-giam).

Với ốm đau và thai sản, người lao động nộp hồ sơ cho công ty chậm nhất 45 ngày kể từ ngày đi làm lại (ốm đau) hoặc kể từ ngày hết nghỉ thai sản. Công ty có 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ để lập danh sách và gửi lên. Cơ quan bảo hiểm giải quyết trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ của công ty; không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản nêu lý do.

Dưỡng sức đi theo nhịp riêng: công ty lập danh sách trong 7 ngày làm việc kể từ ngày người lao động bắt đầu nghỉ dưỡng sức, và cơ quan bảo hiểm cũng giải quyết trong 7 ngày làm việc.

Nhân viên đã thôi việc trước ngày sinh không còn người sử dụng lao động để nộp hộ, nên tự nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm, kèm mẫu 14-HSB (văn bản đề nghị hưởng chế độ). Trường hợp này cơ quan bảo hiểm giải quyết trong 5 ngày làm việc, và công ty không phải lập 01B-HSB cho ca đó.

Mỗi dòng ở phần một là một người, gồm họ tên, mã số bảo hiểm xã hội, ngày bắt đầu và ngày kết thúc nghỉ thực tế, số ngày hưởng, tài khoản nhận tiền và các ghi chú làm căn cứ xét duyệt (nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ nếu đơn vị chọn nghỉ trước hoặc sau ngày lễ, sinh con thứ hai, lý do nộp muộn). Số liệu ngày nghỉ lấy từ giấy tờ và bảng chấm công, nên hai nguồn này phải khớp nhau trước khi điền.

Phần hai dùng khi bạn nhận ra danh sách đã duyệt có số sai, ví dụ tính nhầm số ngày nghỉ của một nhân viên. Dòng điều chỉnh ghi đợt đã duyệt (lấy từ thông báo của cơ quan bảo hiểm) và lý do tăng hoặc giảm. Làm vậy thay cho việc lập lại cả hồ sơ.

Thủ trưởng đơn vị ký danh sách: ký số khi nộp điện tử, ký và đóng dấu khi nộp bản giấy. Nộp điện tử qua cổng giao dịch của cơ quan bảo hiểm là cách nhanh nhất, vì nhiều giấy tờ y tế đã có sẵn trong dữ liệu liên thông và không phải nộp lại.

Ốm đau điều trị nội trú cần giấy ra viện hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án; điều trị ngoại trú cần giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội. Thai sản cần bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con, cộng giấy tờ theo từng ca (điều trị vô sinh, nghỉ dưỡng thai, mẹ mất sau sinh, mẹ không đủ sức chăm con). Chi tiết từng ca nằm ở bài [chế độ thai sản](/kien-thuc/che-do-thai-san) và bài [chế độ ốm đau](/kien-thuc/che-do-om-dau).

Quy trình cho phép thay giấy bằng dữ liệu khi cơ quan bảo hiểm đã có trong cơ sở dữ liệu liên thông. Giấy ra viện, tóm tắt bệnh án, giấy chứng sinh thường rơi vào nhóm này, còn giấy xác nhận quá trình điều trị nội trú thì vẫn phải nộp.

Khi người lao động ủy quyền cho người khác nhận tiền, dùng giấy ủy quyền mẫu 13-HSB.

C70a-HD là tài liệu bạn đối chiếu với danh sách đã nộp: đủ người, đủ số ngày, đủ số tiền. Có dòng bị cắt giảm hoặc bị từ chối thì thông báo kèm lý do; sai ở phía công ty thì điều chỉnh bằng phần hai của đợt sau, không đợi ghi sổ xong mới sửa.

Số tiền trên C70a-HD là số ghi sổ. Bút toán nhận tiền, ghi phải trả người lao động và chi trả (tài khoản 3383 và 334) được trình bày ở bài thai sản, còn vòng đời một kỳ lương nằm ở bài [kế toán tiền lương](/kien-thuc/ke-toan-tien-luong); tiền về công ty thì công ty chuyển đủ cho người lao động.

ketoanx.com/payroll/benefits

Các bước

1. 1

   Mở Tiền lương→, Trợ cấp BHXH chi hộ (tiêu đề trang là Trợ cấp BHXH chi hộ người lao động). Trước khi lập 01B-HSB, đối chiếu số ngày nghỉ với Tiền lương→, Chấm công, nơi ngày nghỉ ốm chấm ký hiệu O và ngày nghỉ thai sản chấm TS, để danh sách và bảng chấm công cùng một số.

2. 2

   Khung Ước tính mức hưởng dùng để so trước khi tiền về: chọn Chế độ, gõ Lương đóng BHXH (tháng liền trước; thai sản: bình quân 6 tháng), Số ngày nghỉ hoặc Số tháng (thai sản), Số năm đã đóng (ốm đau), bấm Tính. Số Mức ước tính chỉ để đối chiếu; số chính thức là số trên C70a-HD.

3. 3

   Khi tiền về, điền khung Ghi nhận tiền BHXH chuyển về cho từng người trong C70a-HD. Giả sử chị Lan nghỉ ốm từ 07/09 đến 11/09/2026 và được duyệt 1.950.000 đồng: ô Người lao động (bắt buộc) chọn chị Lan, ô Chế độ chọn Ốm đau (các lựa chọn khác là Chăm con ốm, Thai sản, Trợ cấp một lần khi sinh con, Dưỡng sức, phục hồi sức khỏe, Chế độ khác), ô Số tiền được duyệt (bắt buộc) gõ 1.950.000 đè lên số ước tính điền sẵn, Nghỉ từ ngày 07/09/2026, Đến ngày 11/09/2026, Số ngày 5.

4. 4

   Ô Ngày nhận tiền (bắt buộc, mặc định hôm nay) gõ ngày tiền vào tài khoản công ty, ô Nhận qua để Tài khoản ngân hàng, ô Ghi chú (số danh sách, đợt duyệt) ghi số đợt của C70a-HD để lần ngược. Bấm Ghi nhận và xác nhận.

5. 5

   Chuyển tiền cho người lao động ở khung Chưa trả người lao động: … đồng: đánh dấu các khoản sẽ trả, chọn Ngày trả và Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt), bấm Lập chứng từ trả.

Phần mềm tự ghi gì

Mỗi lần Ghi nhận sinh một chứng từ báo có (hoặc phiếu thu nếu nhận tiền mặt) diễn giải Nhận trợ cấp BHXH chi hộ, … với hai dòng: Nợ 112, Có 3383 Nhận tiền BHXH chi trả … và Nợ 3383, Có 334 Trợ cấp BHXH phải trả …, mỗi dòng 1.950.000 ở ví dụ. Nút Lập chứng từ trả sinh một chứng từ báo nợ (hoặc phiếu chi) có một dòng Nợ 334, Có 112 cho mỗi khoản đã chọn. Hợp tác xã theo Thông tư 71 ghi 335 ở chỗ của 3383.

Câu báo hay gặp: Nhập số tiền trợ cấp khi để trống số tiền, Ngày kết thúc nghỉ phải sau ngày bắt đầu khi gõ ngược hai ngày nghỉ, và câu báo sổ đã khóa khi Ngày nhận tiền rơi vào kỳ đã khóa sổ.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng Các khoản đã ghi nhận có các cột Nhận ngày, Người lao động, Chế độ, Thời gian nghỉ, Số ngày, Số tiền, Chứng từ, Đã trả và dòng Cộng; so từng dòng với C70a-HD theo người, số ngày, số tiền, và số tiền về tài khoản với tổng các dòng của đợt. Nút In danh sách trên đầu trang in bảng này để lưu kèm hồ sơ. Từng khung của màn có ở [hướng dẫn trợ cấp BHXH chi hộ](/huong-dan/tro-cap-bhxh-chi-ho).

KetoanX chưa lập mẫu 01B-HSB, chưa đóng gói giấy tờ đính kèm và không gửi gì lên cổng của cơ quan bảo hiểm; danh sách ấy bạn vẫn điền trên cổng. Phần mềm cũng chưa ghi phần hai (điều chỉnh số đã duyệt) thành một loại riêng: phần được duyệt thêm bạn ghi nhận thành một khoản mới của cùng người, cùng chế độ, còn phần bị duyệt giảm thì sửa bằng chứng từ tay.