Công tác phí: quy chế, chứng từ, vé máy bay và mức được trừ thuế TNDN, TNCN

Về thuế TNCN, khoản công ty trả cho nhà cung cấp hoặc cho người lao động để phục vụ việc điều động, luân chuyển, đi công tác không tính vào thu nhập chịu thuế khi chuyến đi nằm trong quyết định hoặc văn bản điều động, luân chuyển, cử đi công tác, quy chế tài chính, quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động, và có hóa đơn, chứng từ theo quy định. Vì vậy một bộ giấy tờ đủ cho chuyến đi phục vụ cả hai thuế.

Chi khoán và việc cho nhân viên tự thanh toán đều cần căn cứ ghi trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Quy chế gọn của công ty nhỏ thường gồm:

1. 1

   Đối tượng và thẩm quyền ra quyết định cử đi công tác (ai ký, ai duyệt).

2. 2

   Mức khoán phụ cấp mỗi ngày và mức khoán tiền ở mỗi đêm, có thể chia theo cấp bậc hoặc theo địa bàn trong nước, nước ngoài.

3. 3

   Những khoản chi thực tế được thanh toán theo hóa đơn: vé máy bay, tàu xe, khách sạn.

4. 4

   Cho phép người đi công tác thanh toán bằng thẻ hoặc tài khoản cá nhân, và cách công ty hoàn lại (nên bằng chuyển khoản).

5. 5

   Hồ sơ phải nộp khi thanh toán và thời hạn nộp.

Phụ cấp, thưởng và các khoản chi khác cho người lao động nằm ở bài quy chế lương thưởng. Đặt mức khoán sát thực tế chi: phần khoán cao hơn mức quy định bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người đi (xem phần khoán bên dưới).

Ba điều kiện là: có hóa đơn, chứng từ theo pháp luật về kế toán và hóa đơn do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất; công ty có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác; và quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ cho phép người lao động thanh toán khoản công tác phí, mua vé phương tiện đi lại bằng dịch vụ không dùng tiền mặt, rồi công ty thanh toán lại cho họ.

Ví dụ, nhân viên đi công tác ba ngày hai đêm tại TP.HCM, mua vé máy bay khứ hồi 6,2 triệu đồng bằng thẻ cá nhân. Vé có hóa đơn điện tử đứng tên công ty, có quyết định cử đi, có quy chế cho phép thanh toán qua thẻ cá nhân và công ty hoàn tiền cho nhân viên: vé 6,2 triệu được trừ. Thiếu quy chế cho phép hoặc quyết định cử đi thì khoản 6,2 triệu không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt của công ty; nên hoàn tiền bằng chuyển khoản để hồ sơ không bị hỏi lại. Với vé dưới 5 triệu đồng, điều kiện này không áp dụng, nhưng vẫn cần hóa đơn, chứng từ. Giữ thêm thẻ lên máy bay hoặc xác nhận chuyến đi để chứng minh chuyến đi có thật là việc bạn nên làm, dù nghị định không liệt kê giấy tờ này.

Khách sạn, tàu xe cũng theo nguyên tắc đó: hóa đơn đứng tên công ty, quyết định cử đi, và thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng.

Chuyến đi kết hợp du lịch cần tách phần công tác khỏi phần phúc lợi, và phần du lịch theo bài chi phúc lợi cho nhân viên. Bữa ăn với đối tác trong chuyến đi là chi phí tiếp khách chứ không phải phụ cấp ăn của người đi; kiểm theo ba điều kiện của bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và ghi rõ mục đích.

ketoanx.com/advances

Các bước

1. 1

   Mở Quỹ, ngân hàng→, Giấy đề nghị tạm ứng. Điền Ngày đề nghị, Kính gửi, Người đề nghị (chọn nhân viên), Bộ phận, Số tiền đề nghị tạm ứng 10.000.000, Thời hạn thanh toán, Lý do tạm ứng (ví dụ công tác TP.HCM 3 ngày 2 đêm theo quyết định cử đi số …), rồi bấm In giấy đề nghị. Giấy này chưa ghi sổ.

2. 2

   Chi tạm ứng bằng nút Lập phiếu chi tạm ứng ở góc trang: phiếu chi ghi Nợ 141 gắn nhân viên, Có tiền mặt (hoặc tiền gửi). Nhân viên phải là đối tượng được đánh dấu là nhân viên ở danh mục đối tượng, nếu không không quyết toán được.

3. 3

   Sau chuyến đi vào Quyết toán tạm ứng. Ô Nhân viên chọn nhân viên (danh sách ghi kèm đang tạm ứng … với người còn dư) và bấm Xem, hoặc bấm Quyết toán ở dòng nhân viên trong khối Nhân viên đang giữ tiền tạm ứng. Thẻ Quyết toán tạm ứng của … hiện ra; bên dưới có sổ chi tiết TK 141 từ đầu năm.

4. 4

   Ô Ngày quyết toán mặc định hôm nay; Diễn giải để trống thì tự điền Quyết toán tạm ứng …. Bảng chi phí có bốn cột: TK chi phí (mặc định tài khoản quản lý, gợi ý theo danh sách tài khoản 6, 15, 21, 24), Nội dung chi, Số tiền chưa thuế, Thuế GTGT đầu vào. Dòng 1: TK chi phí mặc định, nội dung Vé máy bay khứ hồi, số tiền 6.200.000. Bấm Thêm dòng chi phí, dòng 2: Phụ cấp công tác 3 ngày 900.000; dòng 3: Tiền ở 2 đêm 1.600.000. Ví dụ coi 6.200.000 là số vé không tách thuế khấu trừ; nếu hóa đơn tách thuế GTGT được khấu trừ thì nhập số chưa thuế ở cột thứ ba và thuế ở cột Thuế GTGT đầu vào (ô này khóa nếu hệ thống tài khoản thiếu tài khoản thuế GTGT đầu vào).

5. 5

   Tick sẵn ô Thu lại phần tạm ứng thừa hoặc chi thêm phần vượt bằng tiền mặt (đưa số dư tạm ứng về 0). Khi đó ô Phần tạm ứng thừa cho chọn Nhân viên nộp lại tiền mặt (mặc định) hoặc Trừ vào lương (Nợ 334, Có 141). Bỏ tick nếu muốn giữ số dư tạm ứng cho chuyến sau.

6. 6

   Khung xem trước cho Đang tạm ứng 10.000.000, Chi thực tế (gồm thuế) 8.700.000, Thu lại từ nhân viên 1.300.000 và Số dư tạm ứng sau quyết toán 0, kèm các dòng Nợ/Có sẽ ghi. Bấm Cất và ghi sổ quyết toán. Thành công thì hiện Đã ghi sổ quyết toán tạm ứng với liên kết In chứng từ; tạm ứng 8.000.000 thì dòng thứ ba đổi thành Chi thêm cho nhân viên 700.000.

7. 7

   Khối Chứng từ quyết toán tạm ứng gần đây có nút Giấy thanh toán 04-TT và In chứng từ cho từng chứng từ. Bộ hồ sơ của bài (quyết định cử đi, hóa đơn vé, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, quy chế khoán) bạn lưu ngoài phần mềm.

Phần mềm tự ghi gì

Quyết toán tạm ứng 10.000.000 đồng cho chuyến này sinh một chứng từ loại quyết toán tạm ứng (QTTU) ghi Nợ chi phí, Có 141 6.200.000, 900.000 và 1.600.000 (ba dòng, gắn nhân viên), rồi Nợ tiền mặt (111), Có 141 1.300.000 Thu lại tạm ứng thừa. Trừ vào lương thì dòng cuối thành Nợ 334, Có 141 1.300.000; nếu hồ sơ nhân viên đã chọn Đối tượng công nợ của nhân viên (tạm ứng 141, phải thu 1388) thì kỳ lương tiếp theo tự trừ số này vào thực lĩnh. Tạm ứng 8.000.000 thì dòng cuối là Nợ 141, Có tiền mặt 700.000. Có thuế GTGT đầu vào thì thêm Nợ 1331 (hoặc 133 theo chart), Có 141. Phần mềm không tách tiền khoán phụ cấp và tiền ở khỏi chi phí thực: cả ba khoản cùng ghi vào TK chi phí bạn chọn.

Báo lỗi hay gặp: Có dòng chi phí chưa nhập số tiền khi chỉ có nội dung hoặc thuế; Chỉ quyết toán tạm ứng cho đối tượng là nhân viên; Không có gì để quyết toán: nhân viên không còn dư tạm ứng và chưa nhập chi phí; Sổ đã khóa đến ngày … nếu ngày quyết toán nằm trong kỳ đã khóa; và khi thiếu tài khoản thì thông báo Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền mặt. Thêm tài khoản ở màn hình Hệ thống tài khoản.

Kiểm lại và giới hạn

Sổ chi tiết TK 141 của nhân viên ở thẻ bên dưới phải về 0 sau quyết toán. Theo dõi tạm ứng, tuổi khoản tạm ứng chia số dư theo các nhóm Đến 30 ngày, 31 đến 60 ngày, 61 đến 90 ngày, Trên 90 ngày để biết ai ứng quá lâu chưa quyết toán. Phép kiểm Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (phiếu chi, tạm ứng, trả nợ, trả lương) ở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách cho biết các chứng từ có nguy cơ chi phí không được trừ để bạn xem lại.

KetoanX không kiểm quy chế công tác phí, không xác định chuyến đi đủ điều kiện miễn thuế TNCN và không tách phần khoán vượt mức quy chế ra để cộng vào thu nhập chịu thuế của nhân viên. Nó cũng không biết khoản nhân viên tự trả bằng thẻ cá nhân đã đủ ba điều kiện của bài (hóa đơn, quyết định cử đi, quy chế cho phép) hay chưa. Bạn giữ quyết định cử đi, hóa đơn và quy chế, rồi tự quyết định có cộng khoản nào vào điều chỉnh tăng hay vào thu nhập chịu thuế TNCN. Các tính năng thuế khác xem ở trang tính năng thuế của KetoanX.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng quyết toán tạm ứng.