01
Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động
Điều 34 liệt kê 13 trường hợp, và trên bảng lương kế toán hay gặp vài nhóm.
Nhóm tự nhiên: hợp đồng hết hạn, người lao động đã hoàn thành công việc ghi trong hợp đồng, hoặc hai bên thỏa thuận chấm dứt. Hai bên thỏa thuận thì nên có văn bản ký xác nhận ngày nghỉ và các khoản thanh toán, vì ngày chấm dứt quyết định cả ngày báo giảm bảo hiểm và hạn 14 ngày. Hết hạn mà người lao động vẫn đi làm thì quan hệ không dừng ngay: hai bên phải ký hợp đồng mới trong 30 ngày, như bài [hợp đồng lao động 2026](/kien-thuc/hop-dong-lao-dong-2026) đã nêu.
Nhóm một bên đơn phương: người lao động nghỉ theo Điều 35, công ty chấm dứt theo Điều 36, hoặc công ty cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế (Điều 42, 43). Nhóm kỷ luật: người lao động bị sa thải. Nhóm không do ý chí hai bên: người lao động chết, bị tuyên mất năng lực hành vi dân sự hoặc mất tích; bị kết án tù giam; người nước ngoài bị trục xuất hoặc hết giấy phép lao động; công ty là cá nhân chết, hoặc công ty không phải cá nhân chấm dứt hoạt động.
Riêng người thử việc: nếu thỏa thuận thử việc nằm trong hợp đồng lao động mà không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thì hợp đồng chấm dứt theo trường hợp thứ 13; không cần báo trước, cách làm nằm ở bài [thời gian và lương thử việc](/kien-thuc/thu-viec).
02
Người lao động nghỉ: báo trước bao lâu
Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt nhưng phải báo trước: ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng, 3 ngày làm việc với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng. Một số ngành đặc thù báo trước dài hơn: tối thiểu 120 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ 12 tháng cho phi công, nhân viên bảo dưỡng tàu bay, người quản lý doanh nghiệp, thuyền viên làm việc ở nước ngoài.
Có bảy trường hợp người lao động nghỉ ngay không cần báo trước: không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thỏa thuận; không được trả đủ lương hoặc trả lương trễ hạn; bị ngược đãi, đánh đập, nhục mạ hay cưỡng bức lao động; bị quấy rối tình dục; lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định; đủ tuổi nghỉ hưu; hoặc công ty cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng hợp đồng.
Nghỉ không báo trước và không thuộc bảy trường hợp trên là chấm dứt trái pháp luật. Hậu quả với người lao động gồm không được hưởng trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng lương cộng khoản tiền tương ứng với những ngày không báo trước, và hoàn trả chi phí đào tạo nếu có. Người đó cũng không được trợ cấp thất nghiệp, như bài [bảo hiểm thất nghiệp 2026](/kien-thuc/bao-hiem-that-nghiep-2026) nêu.
03
Công ty cho nghỉ: căn cứ, báo trước và điều cấm
Công ty chỉ được đơn phương chấm dứt trong các trường hợp luật liệt kê: người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí trong quy chế đã tham khảo ý kiến đại diện người lao động; ốm đau, tai nạn điều trị liên tục 12 tháng (hợp đồng không xác định thời hạn), 6 tháng (hợp đồng 12 đến 36 tháng) hoặc quá nửa thời hạn (hợp đồng dưới 12 tháng) mà chưa hồi phục; thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc di dời, thu hẹp sản xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; người lao động đủ tuổi nghỉ hưu; không có mặt sau thời hạn nhận lại khi hết tạm hoãn; tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục không lý do chính đáng; hoặc khai báo không trung thực khi tuyển dụng.
Báo trước theo cùng ba mức 45, 30 và 3 ngày làm việc, trừ trường hợp bỏ việc 5 ngày liên tục và trường hợp không có mặt sau tạm hoãn thì không cần báo trước.
Công ty không được dùng quyền này với người đang ốm đau, tai nạn, bệnh nghề nghiệp đang điều trị (trừ trường hợp đã đủ thời gian điều trị nêu trên), người đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng được đồng ý, lao động nữ mang thai, lao động nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Công ty chấm dứt trái pháp luật phải nhận người lao động trở lại, trả lương và đóng bảo hiểm cho những ngày họ không được làm việc, cộng thêm ít nhất 2 tháng lương; nếu người lao động không muốn quay lại thì còn trợ cấp thôi việc, còn công ty không muốn nhận lại thì hai bên thỏa thuận khoản bồi thường thêm, tối thiểu 2 tháng lương. Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/9/2026, còn phạt: không báo bằng văn bản về việc chấm dứt 1 đến 3 triệu đồng, trả chậm các khoản hoặc không trả trợ cấp theo số người vi phạm (cá nhân từ 1 đến 20 triệu đồng); doanh nghiệp bị phạt gấp đôi mức cá nhân.
04
Việc kế toán phải làm khi nhân viên nghỉ
Mốc quan trọng nhất là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, trong đó hai bên thanh toán xong mọi khoản tiền liên quan đến quyền lợi mỗi bên. Hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong bốn trường hợp: công ty không phải cá nhân chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình hay chuyển nhượng tài sản; thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh.
Danh sách việc theo thứ tự:
Chốt ngày chấm dứt và xác định trường hợp chấm dứt (thỏa thuận, hết hạn, đơn phương), vì nó quyết định có trợ cấp hay không.
Tính lương đến ngày làm việc cuối cùng, kể cả làm thêm giờ chưa trả.
Tính tiền phép năm chưa nghỉ: số ngày phép tương ứng số tháng đã làm trừ số ngày đã nghỉ, nhân tiền lương theo hợp đồng của tháng trước liền kề tháng nghỉ việc.
Tính trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm nếu đủ 12 tháng làm việc; cách tính, thời gian được loại trừ và ngoại lệ nằm ở bài [trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm](/kien-thuc/tro-cap-thoi-viec-mat-viec).
Báo giảm lao động và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; đóng đủ bảo hiểm thất nghiệp để người lao động kịp hưởng. Cách báo giảm ở bài [thủ tục đăng ký BHXH và báo tăng giảm](/kien-thuc/thu-tuc-dang-ky-bhxh-bao-tang-giam).
Trả lại sổ bảo hiểm xã hội, bản chính giấy tờ đã giữ (nếu có), và cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc khi người lao động yêu cầu, chi phí sao gửi do công ty trả.
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và hạch toán; nhận bàn giao tạm ứng, công nợ.
Tiền lương, bảo hiểm, trợ cấp thôi việc và quyền lợi theo hợp đồng được ưu tiên thanh toán khi công ty giải thể hoặc phá sản.
05
Thuế thu nhập cá nhân của tiền trả khi nghỉ việc
Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm và trợ cấp thất nghiệp theo quy định của pháp luật không tính vào thu nhập chịu thuế; phần công ty trả cao hơn mức luật cũng không tính nếu có quy định trong quy chế hoặc hợp đồng. Tiền trả cho những ngày phép chưa nghỉ được miễn thuế trong mức luật cho phép, phần vượt tính vào thu nhập chịu thuế. Khoản trả cho người đã chấm dứt hợp đồng thì khấu trừ 10% khi mỗi lần trả từ 5 triệu đồng trở lên, cụ thể ở bài [khấu trừ 10% thuế TNCN](/kien-thuc/khau-tru-10-phan-tram-thue-tncn).
06
Ví dụ một ca nghỉ việc
Chị Lan làm kế toán, hợp đồng không xác định thời hạn, lương 12.000.000 đồng, vào làm từ 01/01/2026 và xin nghỉ, ngày làm việc cuối là 30/9/2026. Chị phải báo trước 45 ngày, nên đơn xin nghỉ nộp muộn nhất ngày 16/8/2026. Chị làm 9 tháng nên có 12 × 9 / 12 = 9 ngày phép, đã nghỉ 4 ngày, còn 5 ngày.
Giả sử một ngày làm việc tính bằng lương tháng chia 26: 12.000.000 / 26 = 461.538 đồng, 5 ngày là khoảng 2.307.692 đồng, thanh toán cùng lương tháng 9 (khoản này miễn thuế trong mức luật). Chị chưa đủ 12 tháng làm việc nên không có trợ cấp thôi việc. Công ty phải thanh toán xong chậm nhất 14 ngày làm việc sau 30/9/2026 và báo giảm bảo hiểm trong kỳ kế tiếp.
07
Làm trên KetoanX
Một ca nghỉ việc đi qua ba màn trong nhóm Tiền lương: Hồ sơ nhân viên để khai ngày nghỉ, Lương tháng 13, thưởng để trả tiền phép và trợ cấp ngoài bảng lương tháng, và Lao động tham gia bảo hiểm để lấy dòng báo giảm. Lấy ví dụ chị Lan ở trên (lương 12.000.000 đồng, nghỉ ngày 30/9/2026, còn 5 ngày phép).
Các bước
Vào Tiền lương → Hồ sơ nhân viên, bấm mã của chị Lan (ở cột mã) để mở hồ sơ.
Ở ô
Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng)chọn 30/09/2026 rồi bấm Lưu hồ sơ. Nếu ngày này sớm hơn ô Ngày vào làm thì phần mềm báoNgày nghỉ việc không được trước ngày vào làm. Chưa tắt ô Đang làm việc ở bước này, vì người đã đánh dấu nghỉ sẽ không còn được tính lương, trong khi bảng lương tháng 9 vẫn phải có chị.Vào Tiền lương → Bảng lương, chọn tháng 9/2026 và tính lương như mọi tháng. Với ngày nghỉ việc đã khai, phần mềm chỉ tính các ngày làm việc đến 30/9, và nếu số ngày nằm ngoài thời gian làm việc từ 14 ngày làm việc trở lên thì tháng đó không đóng bảo hiểm xã hội, thất nghiệp cho người ấy; ca của chị Lan nghỉ đúng cuối tháng nên vẫn đóng đủ.
Vào Tiền lương → Lương tháng 13, thưởng, chọn Tháng trả thu nhập 09/2026 và bấm Chọn tháng. Ở ô Loại chọn Khoản trả thêm; ô Tên bảng (trống = theo loại) điền
Tiền phép năm chưa nghỉ, chị Lan; Ngày hạch toán là 30/09/2026 (phải nằm trong tháng đang chọn, nếu không có lỗiNgày hạch toán phải nằm trong tháng trả thu nhập); TK ghi Nợ để trống để lấy tài khoản chi phí của nhân viên (mặc định 642); ô Chịu thuế TNCN bỏ chọn vì tiền phép trong mức luật được miễn thuế.Ở bảng nhân viên bên dưới, ô Số tiền trả thêm của chị Lan nhập 2.307.692 rồi bấm
Lập bảng lương bổ sung tháng 09/2026. Phần mềm hỏi xác nhận lập bảng và hạch toán; bấm đồng ý.Khi trả tiền, ở bảng vừa lập bấm Lập chứng từ chi, chọn Ngày chi, Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt) và để trống Số tiền (trống = trả hết) nếu trả một lần.
Cuối cùng, ở Hồ sơ nhân viên, mở lại hồ sơ chị Lan, bỏ chọn Đang làm việc rồi Lưu hồ sơ, để các kỳ lương sau không tính cho chị.
Phần mềm tự ghi gì
Bảng lương bổ sung sinh một chứng từ hạch toán: Nợ tài khoản chi phí của nhân viên (642 nếu chưa đặt khác), Có 334 với số 2.307.692 đồng; nếu bạn để Chịu thuế TNCN và người đó đã có ngày nghỉ việc sớm hơn ngày hạch toán thì phần mềm tính thuế theo diện khấu trừ 10% từ kỳ 2026 (Nợ 334, Có 3335), còn khoản bỏ chọn thì không tính thuế. Bấm Lập chứng từ chi sinh tiếp Nợ 334, Có tài khoản tiền. Với doanh nghiệp theo Thông tư 133 hay hợp tác xã, tài khoản các khoản trích đổi theo chế độ nhưng cách làm giống nhau.
Kiểm lại và giới hạn
Mở Tiền lương → Lao động tham gia bảo hiểm, chọn tháng 09/2026: chị Lan hiện ở dòng Giảm lao động theo ngày nghỉ việc đã khai, bạn đối chiếu rồi nhập vào phần mềm kê khai bảo hiểm. Số còn phải trả xem ở Tiền lương → Còn phải trả nhân viên.
KetoanX chưa tự tính số ngày phép còn lại, chưa tính trợ cấp thôi việc hay trợ cấp mất việc làm (bạn tính tay ở bài trợ cấp rồi nhập số vào ô Số tiền trả thêm, bỏ chọn Chịu thuế TNCN), và không nhắc hạn báo trước hay hạn 14 ngày làm việc; các mốc ấy bạn tự theo dõi.
Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.
08
Lỗi hay gặp
Trễ hạn thanh toán bị phạt theo số người vi phạm, nên đây là chỗ tốn tiền nhất. Nhiều công ty chỉ trả lương mà quên tiền phép chưa nghỉ, hoặc quên xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả sổ, khiến nhân viên không nộp được hồ sơ trợ cấp thất nghiệp. Cũng có nơi tưởng cho nghỉ nhanh thì khỏi báo trước, trong khi chỉ hai trường hợp (bỏ việc 5 ngày liên tục không lý do, không có mặt sau tạm hoãn) mới được chấm dứt không báo trước.
Bài liên quan
Bảo hiểm và lao động
Bảo hiểm xã hội bắt buộc 2026
Doanh nghiệp có người lao động theo hợp đồng phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
Tiền lương
Cách tính trợ cấp thôi việc, thuế và hạch toán
Trợ cấp thôi việc bằng số năm tính trợ cấp nhân với nửa tháng lương bình quân 6 tháng liền kề.
Bảo hiểm và lao động
Thủ tục báo tăng, báo giảm lao động BHXH
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động trong 30 ngày kể từ ngày người đó thuộc diện đóng bắt buộc.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.