Báo cáo tình hình sử dụng lao động: lập định kỳ, khai trình khi bắt đầu hoạt động và giữ sổ quản lý lao động

Công ty phải đưa thông tin vào sổ từ ngày người lao động bắt đầu làm việc, không đợi đến cuối kỳ, và xuất trình sổ khi cơ quan quản lý lao động hoặc cơ quan liên quan yêu cầu. Người nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động cũng là người lao động của công ty nên có dòng trong sổ, với cột quốc tịch ghi rõ.

Cơ quan nhận báo cáo theo nghị định là Sở Lao động, Thương binh và Xã hội. Nhưng từ mô hình chính quyền địa phương hai cấp (từ 01/7/2025), nhiều địa phương hướng dẫn nộp cho Sở Nội vụ và vẫn dùng mẫu 01/PLI. Bạn nên xem thông báo của tỉnh nơi đặt trụ sở trước kỳ nộp, vì tên cơ quan nhận có thể khác văn bản gốc.

Báo cáo ghi tình hình thay đổi lao động theo các chỉ tiêu của mẫu. Nên lấy số liệu cùng nguồn với danh sách bảo hiểm để hai nơi khớp nhau. Nghị định không nêu ngoại lệ cho kỳ không có biến động, nên trước khi bỏ qua một kỳ hãy hỏi cơ quan nhận báo cáo ở địa phương.

Hợp đồng lao động điện tử đang được thiết kế để hỗ trợ khâu này: nhà cung cấp hệ thống phải có chức năng giúp công ty lập báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định dạng Bộ Nội vụ quy định, xem [hợp đồng lao động điện tử](/kien-thuc/hop-dong-lao-dong-dien-tu).

ketoanx.com/payroll/employees

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương → Hồ sơ nhân viên, bấm Thêm nhân viên (hoặc bấm mã nhân viên để sửa hồ sơ có sẵn).

2. 2

   Nhập các ô định danh: Mã NV, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Số CCCD, Quốc tịch (trống = Việt Nam) (nhập cho người nước ngoài), Mã số BHXH. Mã NV và Họ tên là bắt buộc.

3. 3

   Nhập các ô về việc làm: Chức vụ, công việc, Ngày vào làm (ngày người đó bắt đầu làm việc, tức mốc phải ghi sổ), Loại hợp đồng lao động (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, hợp đồng thử việc...), Số hợp đồng, Hợp đồng có hiệu lực từ, Hợp đồng đến ngày.

4. 4

   Nhập lương: Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) và Lương đóng BH (trống = lương cơ bản cộng các phụ cấp, khoản bổ sung khai ở dưới; bắt buộc với lương giờ, ngày, sản phẩm, khoán) nếu khác lương cơ bản; khi đổi lương trên hồ sơ có sẵn, nhập Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương) để hệ thống giữ lịch sử.

5. 5

   Bấm Thêm để tạo hồ sơ; hồ sơ có sẵn thì bấm Lưu hồ sơ. Khi nhân viên nghỉ, nhập Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng). Nếu ngày này sớm hơn ngày vào làm thì phần mềm báo Ngày nghỉ việc không được trước ngày vào làm.

6. 6

   Khi cần danh sách để dựng sổ, ở trang Hồ sơ nhân viên bấm In danh sách; chỉnh bố cục cột ngay trên bảng để chọn cột in.

7. 7

   Đến kỳ báo cáo, mở Tiền lương → Lao động tham gia bảo hiểm, chọn tháng và xem các dòng Tăng lao động, Giảm lao động, Điều chỉnh mức đóng để lấy số lao động tăng giảm của kỳ.

Phần mềm tự ghi gì

Đây là màn dữ liệu nhân sự nên phần mềm không sinh bút toán kế toán khi bạn lưu hồ sơ. Hồ sơ này là nguồn tính lương và bảo hiểm của các kỳ sau, và các dòng tăng giảm của màn Lao động tham gia bảo hiểm lấy trực tiếp từ ngày vào làm, ngày nghỉ việc và lịch sử lương đã lưu.

Kiểm lại và giới hạn

Kiểm lại ở Hồ sơ nhân viên (cột Ghi chú hiện Đã nghỉ cho người nghỉ việc) và ở màn Lao động tham gia bảo hiểm theo từng tháng; có thể xuất Excel từ màn này. KetoanX chưa có ô cho nơi cư trú, trình độ chuyên môn, bậc kỹ năng nghề, số ngày nghỉ trong năm, kỷ luật; chưa tạo sổ quản lý lao động đúng mẫu, chưa lập mẫu 01/PLI và chưa nộp báo cáo. Bạn dùng số liệu từ các màn trên để điền mẫu và tự nộp trên cổng.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.