Hợp đồng lao động điện tử: bắt buộc từ khi nào, ký và lưu thế nào

Điều 4 nghị định chỉ khuyến khích dùng hợp đồng điện tử thay cho hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và trong thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động. Bộ luật Lao động 2019 vẫn cho phép hợp đồng bằng văn bản làm thành 2 bản, và coi hợp đồng giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Vì vậy công ty chưa dùng hợp đồng điện tử không bị coi là vi phạm chỉ vì lý do đó; còn nội dung hợp đồng vẫn phải đủ như bài [hợp đồng lao động 2026](/kien-thuc/hop-dong-lao-dong-2026) nêu.

Hợp đồng điện tử ký trước ngày nghị định có hiệu lực và còn hạn thì cứ tiếp tục thực hiện đến hết hạn, giá trị tương đương nếu đáp ứng điều kiện của nghị định.

Hợp đồng phải được gửi cho người lao động và công ty dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử mà hai bên thỏa thuận, nên cả hai đều nhận được bản của mình ngay sau khi ký.

Người lao động là cá nhân dùng căn cước công dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn (người nước ngoài cần thêm thị thực hoặc giấy tờ miễn thị thực còn hạn). Công ty dùng quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kèm giấy tờ của người đại diện theo pháp luật. Cả hai bên đều cần chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử, nên nhân viên chưa có chữ ký số cần được nhà cung cấp hướng dẫn có chữ ký số trước ngày ký.

Công ty chọn nhà cung cấp cho đúng: hỏi giấy phép dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu và xác nhận nhà cung cấp đã kết nối với nền tảng của Bộ Nội vụ, vì hợp đồng ký ở hệ thống chưa kết nối không được gắn mã ID.

Nền tảng quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng, nhưng chỉ kiểm tra, đối chiếu và ghi nhận trạng thái hợp đồng đã được chứng thực. Công ty và người lao động dùng tài khoản do Bộ Nội vụ cấp để tra cứu.

Mọi phụ lục, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng điện tử (hoặc hợp đồng đã chuyển đổi) phải gắn cùng ID với hợp đồng gốc, để lịch sử giao dịch truy xuất liền mạch. Việc chấm dứt hợp đồng nói chung nằm ở bài [chấm dứt hợp đồng lao động](/kien-thuc/cham-dut-hop-dong-lao-dong). Hợp đồng giấy nếu sửa, tạm hoãn hay chấm dứt bằng thông điệp dữ liệu thì phải chuyển đổi sang điện tử trước.

Hệ thống eContract phải hỗ trợ công ty lập báo cáo lao động định kỳ theo định dạng do Bộ Nội vụ quy định, nên về lâu dài dữ liệu hợp đồng điện tử và báo cáo lao động sẽ đi cùng nhau; khung báo cáo hiện hành nằm ở bài [báo cáo tình hình sử dụng lao động](/kien-thuc/bao-cao-tinh-hinh-su-dung-lao-dong). Phí dịch vụ eContract ghi như chi phí dịch vụ mua ngoài, có hóa đơn đầu vào hợp lệ.

ketoanx.com/payroll/employees

Các bước

1. 1

   Lấy từ hệ thống eContract ba thứ: mã ID do nền tảng cấp, thời điểm bên sau cùng ký số và tệp hợp đồng đã ký (PDF hoặc XML). Với ví dụ ở trên, nhân viên ký sau cùng lúc 15 giờ thứ Ba, nên ngày hiệu lực là ngày thứ Ba ấy.

2. 2

   Vào Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, bấm mã nhân viên để mở hồ sơ, hoặc bấm Thêm nhân viên với người mới vào.

3. 3

   Ô Số hợp đồng (tối đa 50 ký tự) ghi số hợp đồng của công ty kèm mã ID, ví dụ HĐ 15/2026, ID …, vì hồ sơ chưa có ô riêng cho mã ID. Số này hiện nguyên ở cột Số, ngày hợp đồng của danh sách D02-LT nên bạn tra được ID ngay từ đó.

4. 4

   Ô Hợp đồng có hiệu lực từ ghi ngày bên sau cùng ký số. Ô Ngày vào làm ghi ngày bắt đầu làm việc thực tế, không sớm hơn ngày hiệu lực; đây là ngày danh sách báo tăng dùng.

5. 5

   Loại hợp đồng lao động và Hợp đồng đến ngày ghi đúng như bản điện tử (Không xác định thời hạn thì để trống ngày hết hạn). Ký phụ lục điện tử đổi lương thì sửa lương trên hồ sơ và ghi ngày phụ lục có hiệu lực vào Mức lương mới áp dụng từ ngày (khi đổi lương), giữ nguyên mã ID trong Số hợp đồng vì phụ lục gắn cùng ID với hợp đồng gốc. Bấm Lưu hồ sơ.

6. 6

   Vào Hệ thống→, Kho tài liệu, ô Tệp (tối đa 10 MB) chọn tệp hợp đồng, ô Thư mục ghi kiểu Hợp đồng lao động/2026, ô Ghi chú ghi họ tên và mã ID, bấm Tải lên. Kho nhận PDF, ảnh, Excel, Word và XML. Phụ lục, thỏa thuận tạm hoãn, thông báo chấm dứt tải vào cùng thư mục với cùng mã ID trong ghi chú.

7. 7

   Phí dịch vụ eContract có hóa đơn đầu vào thì lập ở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, nút Mua dịch vụ, chọn tài khoản chi phí cho dòng dịch vụ (6427 với chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 99).

Phần mềm tự ghi gì

Lưu hồ sơ và tải tệp lên kho không sinh bút toán. Chứng từ mua dịch vụ ở bước 7 ghi Nợ 6427, Nợ 1331 thuế GTGT đầu vào, Có 331 (hoặc Có 111, 112 nếu trả ngay), và hóa đơn lên bảng kê thuế đầu vào. Công ty theo Thông tư 133 ghi chi phí vào tài khoản con của 642 theo danh mục của mình.

Hồ sơ nhân viên kiểm như với hợp đồng giấy: Ngày nghỉ việc không được trước ngày vào làm, lương đóng bảo hiểm không được thấp hơn mức tham chiếu với diện có đóng. Phần mềm không kiểm Ngày vào làm có sau ngày hiệu lực của hợp đồng hay không, nên lỗi ngày bắt đầu làm việc ghi trước lúc bên sau cùng ký số bạn tự rà ở bước 4.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Tiền lương→, Lao động tham gia bảo hiểm của tháng vào làm: cột Số, ngày hợp đồng phải hiện số kèm ID và ngày hiệu lực, cột Loại hợp đồng đúng loại đã ký. Tìm lại tệp trong Kho tài liệu theo tên hoặc thư mục, bấm Tải về để mở. Cách điền từng ô hồ sơ có ở hướng dẫn màn Hồ sơ nhân viên.

Tệp trong kho không gắn với hồ sơ nhân viên, và KetoanX không kiểm chữ ký số hay dấu thời gian của tệp, cũng không tra trạng thái hợp đồng trên nền tảng; bản có giá trị đối chiếu vẫn là bản trên hệ thống của nhà cung cấp và nền tảng của Bộ Nội vụ. Tăng giảm lao động nộp bảo hiểm vẫn lấy từ hồ sơ nhân viên trong KetoanX, không lấy từ dữ liệu eContract.