Tạm ngừng kinh doanh, giải thể, đóng mã số thuế: thủ tục thuế doanh nghiệp phải làm

Tạm ngừng không có nghĩa là hết nghĩa vụ. Luật Doanh nghiệp bắt doanh nghiệp nộp đủ thuế, bảo hiểm xã hội còn nợ và tiếp tục trả nợ, thực hiện hợp đồng đã ký. Về thuế còn ba điều khác.

Bạn không phải nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng, trừ kỳ mà việc tạm ngừng không trọn tháng, quý hoặc năm: kỳ đó vẫn phải khai, và vẫn phải quyết toán năm. Bạn không được dùng hóa đơn, trừ khi cơ quan thuế chấp thuận và khi đó phải khai thuế như bình thường. Bạn vẫn phải chấp hành thông báo đôn đốc nợ, quyết định cưỡng chế, kiểm tra và xử phạt.

Ví dụ công ty khai thuế GTGT theo quý, tạm ngừng từ thứ Hai 15/3/2027 đến hết 31/12/2027. Quý 1/2027 chỉ tạm ngừng một phần nên vẫn phải khai, quý 2 đến quý 4 tạm ngừng trọn nên không phải nộp tờ khai. Nhưng cả năm 2027 không trọn tạm ngừng, nên quyết toán năm vẫn phải nộp. Cách tính hạn và kỳ khai nằm ở bài [lịch nộp tờ khai thuế 2026](/kien-thuc/lich-nop-to-khai-thue-2026).

Rủi ro lớn nhất của tạm ngừng là vẫn bán hàng. Người nộp thuế có hoạt động kinh doanh trong thời gian ngừng, tạm ngừng mà không thông báo với cơ quan thuế được xếp vào nhóm hành vi trốn thuế. Hóa đơn lập trong thời gian tạm ngừng cũng có khung phạt riêng, xem [mức phạt vi phạm hóa đơn](/kien-thuc/muc-phat-vi-pham-hoa-don).

Muốn kinh doanh lại trước hạn đã báo, doanh nghiệp báo cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 3 ngày làm việc trước; tổ chức đăng ký thuế trực tiếp báo cơ quan thuế chậm nhất 1 ngày làm việc trước.

1. 1

   Họp thông qua nghị quyết hoặc quyết định giải thể, nêu lý do, thời hạn và cách thanh toán nợ, phương án với hợp đồng lao động.

2. 2

   Trong 7 ngày làm việc kể từ ngày thông qua, gửi nghị quyết cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và người lao động. Nghị quyết được đăng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và niêm yết tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Còn nợ thì gửi kèm phương án giải quyết nợ cho các chủ nợ.

3. 3

   Thanh lý tài sản, thanh toán nợ theo thứ tự: lương, trợ cấp thôi việc và các khoản bảo hiểm của người lao động trước, rồi đến nợ thuế, rồi các khoản nợ khác. Phần còn lại mới chia cho chủ sở hữu.

4. 4

   Hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế (phần dưới).

5. 5

   Trong 5 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết nợ, người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ giải thể cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Luật cho phép doanh nghiệp giải thể chỉ khi đã bảo đảm thanh toán hết nợ và nghĩa vụ tài sản, và không đang có tranh chấp ở Tòa án hay Trọng tài. Công ty còn nợ thuế vì vậy phải trả xong khoản đó trước khi nộp hồ sơ giải thể.

Quyết toán thuế TNDN và thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm giải thể, hạn chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định giải thể. Nghị quyết giải thể ngày 10/3/2027 thì ngày thứ 45 là 24/4/2027, rơi vào thứ Bảy nên hạn thật là thứ Hai 26/4/2027. Các hồ sơ khai tháng, quý đến hạn tính tới thời điểm này cũng phải nộp đủ, kèm nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt (nếu có).

Tiền thuế nộp thừa và thuế GTGT chưa khấu trừ hết phải được xử lý xong bằng bù trừ hoặc hoàn trả, cách làm ở bài [tiền thuế nộp thừa](/kien-thuc/tien-thue-nop-thua). Hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn.

Bạn có chi nhánh hay đơn vị phụ thuộc thì các đơn vị ấy phải đóng mã số thuế trước mã của công ty. Đơn vị phụ thuộc không đủ sức hoàn thành nghĩa vụ thì công ty mẹ có thể gửi văn bản điện tử cam kết kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế, và cơ quan thuế chuyển nghĩa vụ sang công ty mẹ. Về chi nhánh xem thêm [chi nhánh hạch toán độc lập và phụ thuộc](/kien-thuc/chi-nhanh-hach-toan-doc-lap-phu-thuoc).

Trong 2 ngày làm việc, họ gửi thông báo mẫu 17/TB-ĐKT: bạn ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, kèm nói rõ hồ sơ có thuộc diện kiểm tra tại trụ sở không. Từ đây mã số thuế chuyển sang trạng thái 03. Việc kiểm tra tại trụ sở theo quy định chung không quá 20 ngày kể từ ngày công bố quyết định, gia hạn một lần tối đa 20 ngày, cách diễn ra ở bài [kiểm tra, thanh tra thuế tại doanh nghiệp](/kien-thuc/kiem-tra-thanh-tra-thue).

Cơ quan thuế phối hợp với cơ quan thu nơi bạn phát sinh nghĩa vụ để quyết toán nghĩa vụ, bù trừ hoặc hoàn trả. Khi bạn đã hoàn thành, họ gửi thông báo mẫu 28/TB-ĐKT về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế để nộp hồ sơ giải thể cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Cầm thông báo này bạn mới làm bước 5. Sau khi cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật, hệ thống tự chuyển mã số thuế sang trạng thái đã ngừng hoạt động và hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế ngay trong ngày, nếu bạn đã hoàn thành nghĩa vụ.

Từ khi cơ quan thuế thông báo chấm dứt, mã số thuế không được dùng trong giao dịch kinh tế và không được dùng lại.

Tài liệu kế toán vì thế vẫn phải tồn tại sau ngày công ty không còn. Chứng từ giấy và dữ liệu điện tử phải giữ trong thời hạn lưu trữ, xem [lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ](/kien-thuc/lap-luan-chuyen-luu-tru-chung-tu).

ketoanx.com/settings/company

Các bước

1. 1

   Tạm ngừng từ 15/3/2027: quý 1/2027 vẫn phải khai. Vào Thuế, cuối kỳ→, Tờ khai thuế, ở khung Lập tờ khai mới chọn Loại tờ khai Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT), Kỳ kê khai theo Quý, Quý 1, Năm 2027 rồi bấm Lập tờ khai. Số liệu lấy từ chứng từ đã ghi sổ trong quý; mở tờ khai và bấm Tải XML để nạp sang phần mềm khai thuế. Quý 2 đến quý 4 tạm ngừng trọn thì không lập.

2. 2

   Trong thời gian tạm ngừng không được dùng hóa đơn: vào Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, bấm Ngừng dùng ở từng ký hiệu đang dùng. Từ đó trang lập hóa đơn và chứng từ bán kiêm hóa đơn không lấy được số của ký hiệu này; kinh doanh lại thì bấm Dùng lại.

3. 3

   Giải thể theo nghị quyết ngày 10/3/2027: trước hết ghi đủ các nghiệp vụ thanh lý và trả nợ đến ngày đó bằng các màn thường dùng (thanh lý tài sản ở khung Ghi giảm của thẻ tài sản, trả lương và bảo hiểm ở Tiền lương, nộp thuế ở Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế), rồi kiểm kê ở Kho→, Kiểm kê kho, Tài sản, chi phí→, Kiểm kê tài sản, CCDC và Quỹ, ngân hàng→, Kiểm kê quỹ.

4. 4

   Chạy cuối kỳ của tháng giải thể ở Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ: làm các dòng của bảng kiểm từ trên xuống, cuối cùng bấm Kết chuyển kỳ.

5. 5

   Báo cáo tài chính đến ngày giải thể: vào Báo cáo→, Bộ hồ sơ báo cáo tài chính, ở hai ô Hoặc từ ngày và Đến ngày chọn 01/01/2027 và 10/3/2027, bấm Chọn kỳ, kiểm dòng Kỳ của bộ hồ sơ rồi bấm Tải bộ hồ sơ (.zip). Tệp nén có bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh và tình hình nghĩa vụ với Nhà nước, mỗi báo cáo một tệp Excel.

6. 6

   Quyết toán thuế: ở Lập tờ khai mới, Loại tờ khai chọn Quyết toán thuế TNDN (03/TNDN), Năm 2027, bấm Lập tờ khai; làm tương tự với Quyết toán thuế TNCN (05/QTT-TNCN). Sổ không có chứng từ sau ngày giải thể nên số liệu năm chính là số đến ngày giải thể.

7. 7

   Khóa sổ: vào Hệ thống→, Khóa sổ kế toán, ô Khóa đến hết ngày chọn 10/3/2027, bấm Xem chứng từ chưa ghi sổ. Khung Bước 1 liệt kê chứng từ còn nháp để ghi sổ, dời ngày hay xóa; xong thì ở Bước 2. Khóa sổ bấm Khóa sổ.

8. 8

   Giữ tài liệu kế toán: vào Hệ thống→, Sao lưu, phục hồi dữ liệu, bấm Tải bản sao lưu kèm tệp (.zip) (gồm cả ảnh, PDF chứng từ gốc đính kèm) và Tải tệp Excel để đọc để có bản mở được mà không cần phần mềm.

Phần mềm tự ghi gì

Tạm ngừng và giải thể không sinh bút toán nào. Mỗi tờ khai lập ra được lưu thành bản ghi trong bảng Tờ khai đã lập: mở lại không tính lại, sửa tay được trước khi chốt, khai bổ sung thì tạo bản mới. Khóa sổ chặn mọi việc thêm, sửa, xóa, ghi sổ hay bỏ ghi sổ chứng từ có ngày hạch toán đến hết ngày khóa; chứng từ lập vào kỳ đó báo Sổ đã khóa đến ngày …. Các nghiệp vụ ở bước 3 ghi bút toán như mọi khi, ví dụ thanh lý tài sản ghi Có 711 và giá trị còn lại vào 811.

Ở khung Xóa công ty, chỉ chủ sở hữu thấy nút; phải gõ đúng tên công ty thì nút Xóa hẳn công ty mới bấm được. Gõ sai thì gặp Tên công ty gõ vào không khớp. Gõ đúng tên công ty để xác nhận xóa.. Lệnh này xóa mọi chứng từ, sổ sách, danh mục, tệp đính kèm và quyền truy cập của mọi thành viên, và không khôi phục được nếu bạn chưa tải tệp sao lưu.

Kiểm lại và giới hạn

Trước khi nộp hồ sơ, mở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách và Báo cáo→, Sổ chi tiết với 333 để chắc không còn số thuế phải nộp hay nộp thừa treo; số nộp thừa phải bù trừ hoặc hoàn trả xong như đã nói ở trên. Còn khoản nộp muộn thì tính tiền chậm nộp bằng [công cụ tính tiền chậm nộp](/cong-cu/tinh-tien-cham-nop); các màn thuế khác xem ở [tính năng thuế của KetoanX](/tinh-nang#thue).

Phần mềm chưa có chỗ đánh dấu công ty đang tạm ngừng, nên Thuế, cuối kỳ→, Hạn nộp thuế, bảo hiểm vẫn nhắc hạn của các kỳ tạm ngừng trọn; bạn tự bỏ qua các kỳ đó. Tờ khai chỉ chọn được theo tháng, quý hoặc trọn năm: tờ quyết toán khi giải thể mang kỳ Năm 2027, nên kỳ tính thuế đến ngày giải thể bạn sửa lại trên phần mềm khai thuế trước khi nộp. Nút Tải XML (HTKK) của bộ báo cáo tài chính chỉ có khi chọn trọn năm tài chính; với kỳ đến ngày giải thể, bạn nhập số từ tệp Excel vào HTKK. Muốn theo dõi các nghiệp vụ giải thể trên một sổ riêng như Luật Kế toán yêu cầu, khung Sao chép … ở màn Sao chép, xóa công ty tạo được một công ty mới với lựa chọn Chỉ danh mục và cài đặt; số dư mang sang bạn nhập ở Hệ thống→, Số dư đầu kỳ. Đừng bấm Xóa hẳn công ty khi chưa hết thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán; cách dùng màn có ở hướng dẫn màn Sao chép, xóa công ty.