Nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nào, nộp qua mạng bằng tệp XML và công khai thế nào

Thông tư 133 chỉ rõ ba nơi nhận cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: thuế, đăng ký kinh doanh, thống kê. Công ty đặt trụ sở trong khu chế xuất, khu công nghiệp hay khu công nghệ cao, kể cả có vốn nước ngoài, có thể bị ban quản lý khu yêu cầu nộp thêm một bản.

Hai quy tắc đi kèm áp dụng cho cả hai chế độ:

1. 1

   Nếu pháp luật bắt báo cáo năm phải kiểm toán thì kiểm toán xong mới được nộp, và hồ sơ nộp phải kèm báo cáo kiểm toán. Hạn 90 ngày vẫn tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán, nên lịch kiểm toán cần chốt sớm.

2. 2

   Khi báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã được lưu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, các cơ quan nhận báo cáo được yêu cầu cung cấp thông tin từ hệ thống đó theo quy định của pháp luật, thay vì doanh nghiệp tự gửi lại từng nơi.

Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58 có thêm một ngoại lệ: nếu nộp thuế TNDN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thì không bắt buộc lập báo cáo để gửi cơ quan nhà nước. Chi tiết nằm ở bài báo cáo tài chính doanh nghiệp siêu nhỏ.

Các bước cơ bản:

1. 1

   Xuất báo cáo tài chính ra tệp XML từ phần mềm kế toán, hoặc nhập số liệu vào HTKK rồi lưu tệp XML từ đó.

2. 2

   Đăng nhập cổng thuế điện tử bằng tài khoản doanh nghiệp, vào khai thuế và chọn nộp tờ khai XML, chọn tệp vừa xuất.

3. 3

   Ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp, đợi hệ thống báo ký thành công rồi bấm nộp.

4. 4

   Thuyết minh báo cáo tài chính và bảng cân đối tài khoản nộp dạng phụ lục đính kèm (tệp Word hoặc Excel), rồi ký và nộp tương tự.

HTKK phiên bản 5.8.0 có cấu trúc XML cho báo cáo tài chính năm theo Thông tư 99 (B01-DN, B02-DN và B03-DN theo phương pháp bạn chọn) nhưng không có sheet thuyết minh B09-DN, nên thuyết minh bạn đính kèm riêng hoặc nhập trên HTKK. Công ty theo Thông tư 133 dùng cấu trúc B01a-DNN hoặc B01b-DNN. Mã tờ khai và phiên bản nằm ở bài phần mềm HTKK.

Báo cáo nộp rồi mà phát hiện sai thì nộp lại được; hệ thống chấp nhận bản nộp cuối cùng. Khi nào được nộp lại và có bị phạt hay không nằm ở bài sửa báo cáo tài chính đã nộp.

Nội dung công khai có bốn nhóm: số liệu tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; kết quả kinh doanh; việc lập và dùng các quỹ; thu nhập của người lao động. Báo cáo của doanh nghiệp thuộc diện phải kiểm toán thì khi công khai phải đi kèm báo cáo kiểm toán.

Hình thức công khai là một hoặc nhiều trong năm cách: phát hành ấn phẩm (in thành quyển, lưu như tài liệu kế toán), thông báo bằng văn bản kèm báo cáo, niêm yết công khai tại trụ sở, đăng trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp kèm đường dẫn rõ ràng, hoặc hình thức khác theo luật. Công ty nhỏ có thể chọn những cách đơn giản như niêm yết tại trụ sở và gửi văn bản cho thành viên góp vốn, chủ nợ lớn.

ketoanx.com/reports/fs-package

Các bước

1. 1

   Trước khi tải, bấm nút Kiểm tra sổ sách ở đầu trang Bộ hồ sơ để xem các phép kiểm còn báo vấn đề nào, và khóa sổ năm 2026 theo trình tự đã nói ở trên.

2. 2

   Ô Năm tài chính ghi 2026 rồi bấm Chọn năm. Trong ba tháng đầu năm tài chính, ô này tự để năm trước, nên mở trang vào tháng 2/2027 sẽ thấy sẵn 2026. Dòng Kỳ của bộ hồ sơ phải ghi 01/01/2026 đến 31/12/2026. Cặp ô Hoặc từ ngày, Đến ngày với nút Chọn kỳ dùng khi cần một kỳ khác năm; khi đó trang chỉ còn nút tải tệp nén, không có nút XML.

3. 3

   Bấm Tải bộ hồ sơ (.zip). Tệp nén có tệp 00-tom-tat-kiem-tra.xlsx, bảng cân đối số phát sinh, B01, B02, hai bản B03 (trực tiếp và gián tiếp), thuyết minh B09 và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, mỗi báo cáo một tệp có tên đơn vị, số hiệu mẫu, kỳ và chỗ ký. Mở tệp tóm tắt trước: dòng Tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn và hai dòng tiền cuối kỳ khớp sổ cái phải là Đạt, dòng Chứng từ chưa ghi sổ trong kỳ mà là Cần xem thì các chứng từ đó chưa có trong báo cáo.

4. 4

   Bấm Tải XML (HTKK). Công ty theo Thông tư 99 nhận tệp mã tờ khai 1281 (phiên bản 3.0.5 của HTKK 5.8.0) gồm B01-DN, B02-DN và B03-DN trực tiếp; cần B03 gián tiếp thì bấm Tải XML (HTKK), lưu chuyển tiền tệ gián tiếp. Công ty theo Thông tư 133 nhận B01a-DNN, B02-DNN, B03-DNN và F01-DNN (mã 683); ai dùng mẫu B01b-DNN thì tải ở trang Tình hình tài chính B01b-DNN, nút Xuất XML (HTKK).

5. 5

   Mở tệp XML bằng HTKK, so từng chỉ tiêu với tệp Excel cùng tên trong bộ hồ sơ, rồi nộp trên cổng thuế điện tử bằng chữ ký số. Thuyết minh B09 không nằm trong tệp XML: đính kèm tệp 06-B09-thuyet-minh.xlsx hoặc nhập trên HTKK.

6. 6

   Vào Thuế, cuối kỳ→, Hạn nộp thuế, bảo hiểm xem hai dòng Nộp báo cáo tài chính năm và Công khai báo cáo tài chính năm của năm 2026; cột Căn cứ ghi điều luật tính ra từng hạn.

7. 7

   Để công khai, in các tệp 02-B01-tinh-hinh-tai-chinh.xlsx, 03-B02-ket-qua-kinh-doanh.xlsx và thuyết minh rồi niêm yết tại trụ sở hoặc gửi kèm văn bản cho thành viên góp vốn, chủ nợ; công ty phải kiểm toán thì kèm báo cáo kiểm toán.

Phần mềm tự ghi gì

Trang này không ghi bút toán và không đổi số liệu; nó chỉ đọc sổ đã ghi của năm. Mỗi lần tải XML, nhật ký hệ thống ghi một dòng tải XML báo cáo tài chính năm 2026 kèm mẫu, để sau này biết ai đã lấy tệp nộp. Chứng từ còn ở trạng thái nháp không vào báo cáo, nên tệp tóm tắt đếm riêng số chứng từ chưa ghi sổ. Tài khoản bị chặn quyền xuất báo cáo sẽ không tải được tệp; tải XML với năm ngoài khoảng 1990 đến 2100 thì nhận câu Năm tài chính không hợp lệ.

Kiểm lại và giới hạn

So số trong tệp B01, B02 với Báo cáo→, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo→, Kết quả kinh doanh của cùng năm; nếu tệp tóm tắt báo lệch thì sửa sổ rồi tải lại cả bộ.

Trang Hạn nộp thuế, bảo hiểm liệt kê hạn nộp báo cáo năm và hạn công khai của công ty. KetoanX không nộp thay: việc ký số và nộp làm trên cổng thuế. KetoanX cũng không soạn văn bản công khai hay đăng lên website; bạn dùng các tệp Excel trong bộ hồ sơ làm tài liệu công khai nếu muốn. Với tệp XML, hãy mở thử bằng HTKK, đối chiếu số liệu rồi mới ký và nộp. Hợp tác xã nhận tệp mã 1272 và không có B03; giữa niên độ và doanh nghiệp siêu nhỏ tải ở các trang báo cáo riêng.