Báo cáo tài chính đã nộp bị sai: sửa thế nào, nộp lại khi nào, công văn giải trình và mức phạt

Sổ năm cũ đã khóa nên không bị đụng tới. Báo cáo 2026 nộp ngày 25/03/2027 mà tháng 6/2027 mới thấy sai thì bạn ghi bút toán điều chỉnh vào sổ năm 2027. Cách sửa trong sổ có ba kiểu: gạch một đường và ghi số đúng kèm chữ ký kế toán trưởng, ghi số âm rồi ghi lại số đúng, hoặc lập chứng từ điều chỉnh để ghi thêm số chênh lệch. Sổ ghi bằng phương tiện điện tử dùng kiểu thứ ba.

Sai sót trọng yếu của kỳ trước phải được điều chỉnh hồi tố. Thuyết minh nêu rõ: số liệu cột Đầu năm (hoặc Năm trước) phải được điều chỉnh để so sánh được và có giải trình. Số liệu không so sánh được vì lý do nào đó thì ghi lý do ngay trong thuyết minh.

Sai sót không trọng yếu thì không hồi tố: bút toán sửa vào sổ năm phát hiện, ảnh hưởng nằm trong kết quả năm đó, và thuyết minh nêu việc sửa chữa theo Luật Kế toán. Cách hạch toán từng bước nằm ở bài điều chỉnh sai sót năm trước.

Công văn giải trình không có mẫu chính thức của Bộ Tài chính. Bản thông thường gồm: nơi nhận; căn cứ (báo cáo tài chính năm nào, ngày nộp, số tiếp nhận); chỗ sai (chỉ tiêu, mã số, số cũ, số đúng); nguyên nhân; ảnh hưởng đến lợi nhuận trước thuế và thuế TNDN; cách khắc phục (bút toán, báo cáo thay thế đính kèm); cam kết; chữ ký người đại diện theo pháp luật. Đính kèm bảng đối chiếu số cũ, số mới và bản sao bút toán điều chỉnh.

Nếu số sai làm thay đổi thu nhập chịu thuế thì tờ khai quyết toán TNDN cũng phải khai bổ sung. Luật Quản lý thuế cho khai bổ sung trong 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót, với điều kiện chưa có quyết định thanh tra, kiểm tra thuộc phạm vi đó; chi tiết nằm ở bài rà soát và điều chỉnh để nộp thuế.

ketoanx.com/reports/saved

Các bước

1. 1

   Ngay khi nộp báo cáo năm 2026, mở lần lượt Báo cáo→, Bảng cân đối kế toán tại 31/12/2026, Báo cáo→, Kết quả kinh doanh, Báo cáo→, Lưu chuyển tiền tệ và Báo cáo→, Thuyết minh BCTC cho cả năm 2026, mỗi màn bấm Lưu báo cáo. Bản lưu không đọc lại sổ, nên sau này sổ có sửa thì bộ số đã nộp vẫn còn nguyên để đối chiếu.

2. 2

   Tháng 6/2027 thấy thiếu 120 triệu đồng tiền điện quý 4/2026: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, giữ Loại chứng từ là Chứng từ nghiệp vụ khác. Ngày chứng từ và Ngày hạch toán là ngày lập trong năm 2027 (ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ). Diễn giải ghi rõ đây là chi phí điện quý 4/2026 ghi bổ sung.

3. 3

   Nếu công ty coi 120 triệu là không trọng yếu: dòng 1 TK Nợ là tài khoản chi phí điện của bộ phận dùng (ví dụ 6427), TK Có 331, Đối tượng Có là đơn vị điện lực, Số tiền (VND) 120.000.000. Chi phí vào kết quả năm 2027, không đụng gì tới báo cáo năm 2026.

4. 4

   Nếu coi là trọng yếu: dòng 1 đổi TK Nợ thành 4211, các ô khác giữ như trên. Phần thuế thu nhập doanh nghiệp đi kèm (nếu có) thêm một dòng như hướng dẫn ở bài điều chỉnh sai sót năm trước. Bấm Cất và ghi sổ; chứng từ chỉ cất nháp thì không đánh dấu hồi tố được.

5. 5

   Vào Báo cáo→, Điều chỉnh hồi tố sai sót, nhập 2027 vào ô Năm tài chính (năm ghi sổ chứng từ sửa sai, không phải năm bị sai) và bấm Xem. Trong khung Chứng từ ghi vào 4211, dòng chứng từ vừa lập có Ảnh hưởng 421 là -120.000.000. Bật công tắc ở cột Hồi tố.

6. 6

   Mở Báo cáo→, Bảng cân đối kế toán tại 31/12/2027: cột số đầu năm đã trình bày lại, nợ phải trả người bán tăng 120 triệu và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối giảm 120 triệu so với bản ngày 31/12/2026. Thuyết minh năm 2027 có mục Điều chỉnh hồi tố sai sót của các năm trước liệt kê chứng từ này.

7. 7

   Lập bảng số cũ số mới cho công văn: vào Báo cáo→, Báo cáo đã lưu, mở bản bảng cân đối Tại ngày 31/12/2026 đã lưu ở bước 1, đặt cạnh cột số đầu năm của bước 6; hai cột lệch nhau đúng ở các chỉ tiêu bị sai.

Phần mềm tự ghi gì

Trường hợp không trọng yếu, chứng từ ghi Nợ 6427, Có 331 là 120.000.000 vào năm 2027. Trường hợp trọng yếu, chứng từ ghi Nợ 4211, Có 331 là 120.000.000; màn hồi tố không sinh thêm bút toán, nó chỉ lưu danh sách chứng từ đã đánh dấu và ghi một dòng nhật ký. Khi dựng bảng cân đối năm 2027, phần mềm cộng các dòng của chứng từ đã đánh dấu vào số dư cuối năm 2026 để ra cột số đầu năm. Bản đã lưu không đổi. Câu báo hay gặp khi lập chứng từ: Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp khi gõ 421 thay vì 4211, và Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày hạch toán rơi vào kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở sổ chi tiết tài khoản 4211 ở Báo cáo→, Sổ chi tiết để thấy dòng điều chỉnh, và bảng cân đối năm 2027 để thấy dòng ghi chú số đầu năm đã trình bày lại. Các bước ở mục trên chạy trên các báo cáo tài chính của KetoanX; chi tiết từng ô ở hướng dẫn màn Điều chỉnh hồi tố sai sót.

Giới hạn: báo cáo kết quả kinh doanh năm trước không trình bày lại được từ sổ, vì bút toán hồi tố ghi vào 4211 chứ không qua chi phí. Chân trang hồi tố gợi ý nhập tay số năm trước ở Báo cáo→, Thiết lập báo cáo tài chính, nhưng số nhập tay ở đó chỉ được dùng khi sổ chưa có chứng từ của năm so sánh; công ty đã ghi sổ năm 2026 trên KetoanX thì cột năm trước vẫn lấy từ sổ. Khi đó bấm Xuất Excel ở màn kết quả kinh doanh năm 2027 rồi sửa tay cột năm trước (lợi nhuận trước thuế 1.190 triệu thay cho 1.310 triệu). KetoanX không soạn công văn giải trình, không nộp lại báo cáo và không lập tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNDN từ chứng từ hồi tố.