Công văn giải trình với cơ quan thuế: khi nào gửi, cách viết, mẫu và tài liệu kèm theo

Với hồ sơ hoàn thuế, khoảng thời gian từ khi cơ quan thuế ban hành thông báo đến khi họ nhận được văn bản của bạn (hoặc hết hạn mà bạn không trả lời) không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn của cơ quan thuế. Nói cách khác, giải trình chậm làm chậm cả tiền hoàn của bạn.

Bạn có thể giải trình trực tiếp tại cơ quan thuế, làm việc trực tuyến, giao dịch điện tử, hoặc gửi văn bản qua bưu chính. Ở mọi cách, nên có một văn bản bằng chữ để lưu.

1. 1

   Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên doanh nghiệp, mã số thuế, số và ngày công văn.

2. 2

   Kính gửi: cơ quan thuế đã ban hành thông báo (ví dụ Thuế tỉnh, thành phố hay Thuế cơ sở), đúng như tên ghi trên thông báo.

3. 3

   Căn cứ: số, ngày, mẫu của thông báo (ví dụ thông báo mẫu 01/KTT số... ngày...) và kỳ, tờ khai bị hỏi.

4. 4

   Nội dung giải trình: trả lời theo thứ tự các điểm cơ quan thuế nêu, mỗi điểm một mục. Với mỗi điểm, nêu số liệu trên tờ khai, số liệu họ đang có, chênh lệch bao nhiêu, nguyên nhân, và tài liệu nào chứng minh.

5. 5

   Đề nghị và cam kết: đề nghị cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ; nếu có sai sót thật, nói rõ bạn đã hoặc sẽ khai bổ sung và nộp phần thuế còn thiếu.

6. 6

   Danh mục tài liệu kèm theo, đánh số khớp với phần nội dung.

7. 7

   Chữ ký, họ tên, chức danh của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (có văn bản ủy quyền đi kèm).

Ba nguyên tắc làm công văn không phản tác dụng. Chỉ trả lời điều được hỏi; thông tin thừa mở thêm những điểm mới để cơ quan thuế hỏi. Mỗi con số trong công văn phải nối được với một chứng từ trong danh mục kèm. Giọng văn trung tính, nêu sự việc, không tranh luận về thiện chí.

``` CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

[TÊN DOANH NGHIỆP] [Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [....] Mã số thuế: [..........] Số: [..../CV-....]

V/v: Giải trình, bổ sung thông tin theo Thông báo số [...] ngày [...]

Kính gửi: [Tên cơ quan thuế ban hành thông báo]

Căn cứ Thông báo số [...] ngày [...] của [cơ quan thuế] về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu đối với hồ sơ khai thuế [loại thuế] kỳ [tháng/quý/năm], [Tên doanh nghiệp] xin giải trình như sau:

1. 1

   Về nội dung: [chép nguyên điểm cơ quan thuế nêu]

Số liệu trên tờ khai: [..... đồng]. Số liệu theo thông báo: [..... đồng]. Chênh lệch: [..... đồng]. Nguyên nhân: [nêu rõ, ngắn gọn, đúng sự việc]. Tài liệu chứng minh: [Phụ lục 1, 2...].

1. 1

   Về nội dung: [điểm tiếp theo]

...

Đề nghị [cơ quan thuế] xem xét, chấp nhận hồ sơ khai thuế nêu trên. [Nếu có sai sót: Công ty đã lập tờ khai bổ sung ngày [...] và nộp số thuế còn thiếu [..... đồng] cùng tiền chậm nộp [..... đồng] ngày [...].]

[Chức danh người ký] (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có) ```

Ví dụ điểm 1: thông báo hỏi vì sao thuế GTGT đầu vào trên tờ khai tháng 8/2026 là 150.000.000 đồng trong khi dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào của công ty là 170.000.000 đồng. Công ty trả lời chênh lệch 20.000.000 đồng gồm hai hóa đơn nhà cung cấp phát hành sau ngày công ty nộp tờ khai (thuế 12.000.000 đồng và 8.000.000 đồng), đã kê khai vào kỳ tháng 9/2026; tài liệu kèm gồm hai hóa đơn, thư điện tử nhận hóa đơn có ngày, và trang chi tiết tờ khai tháng 9. Mỗi phần chỉ có số, ngày, tài liệu, không có nhận xét thêm.

Hồ sơ thuế bằng tiếng Việt. Tài liệu tiếng nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt, người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm về bản dịch. Tài liệu nước ngoài dài hơn 20 trang A4 thì bạn có văn bản giải trình và đề nghị chỉ dịch những nội dung, điều khoản liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

Giải trình đúng là con đường khi bạn cho rằng số khai không sai: nguyên nhân chênh lệch nằm ở cách ghi nhận khác, thời điểm khác, hay dữ liệu của cơ quan thuế chưa cập nhật. Nếu thứ sai nằm ở báo cáo tài chính đã nộp, hãy xem [báo cáo tài chính đã nộp bị sai](/kien-thuc/sua-bctc-da-nop).