Sổ sách kế toán hộ kinh doanh 2026: bảy mẫu sổ theo Thông tư 152/2025 và hộ nào ghi sổ nào

Đó là bảy mẫu: S1a, S2a, S2b, S2c, S2d, S2e và S3a. Chọn giữa tính theo tỷ lệ và tính theo thu nhập thì xem bài cách tính thuế GTGT và TNCN của hộ kinh doanh. Tên ngành và nhóm tỷ lệ ở sổ phải khớp với tờ khai, nên chọn nhóm xong mới mở sổ. Các nhóm doanh thu và mốc áp dụng xem ở bài thuế hộ kinh doanh 2026.

Sổ S2a và S2b ghi doanh thu theo từng nhóm ngành có cùng tỷ lệ GTGT, kèm số hiệu và ngày của chứng từ, rồi dòng cuối ghi số thuế phải nộp. Hộ nhiều ngành mở sổ riêng cho từng ngành hoặc từng nhóm cùng tỷ lệ. Ví dụ tiệm tạp hóa vừa bán hàng (1%) vừa nhận sửa chữa (3%) ghi hai khối ngành, mỗi khối có tổng riêng và thuế riêng; cộng hai khối ra tổng thuế GTGT phải nộp.

Sổ S2c là sổ để tính TNCN theo thu nhập: dòng 1 ghi doanh thu, dòng 2 ghi chi phí hợp lý theo các nhóm (nguyên vật liệu, lương và bảo hiểm cho người lao động, khấu hao, dịch vụ mua ngoài, lãi vay, chi phí khác), dòng 3 là chênh lệch, dòng 4 là thuế TNCN bằng chênh lệch nhân thuế suất. Chi phí phải có chứng từ; khoản từ 5 triệu đồng một lần trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ.

Sổ S2d theo dõi nhập, xuất, tồn từng mặt hàng. Giá xuất kho là bình quân của tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: (giá trị tồn đầu kỳ + giá trị nhập trong kỳ) chia (số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ). Ví dụ tồn đầu tháng 20 thùng giá 200.000 đồng (4.000.000 đồng), nhập trong tháng 30 thùng giá 220.000 đồng (6.600.000 đồng). Đơn giá xuất là 10.600.000 chia 50 bằng 212.000 đồng. Xuất 40 thùng được 8.480.000 đồng, tồn 10 thùng được 2.120.000 đồng.

Sổ S2e là một sổ tiền duy nhất cho tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn: số dư đầu kỳ, tổng thu, tổng chi, tồn cuối kỳ, có thể tách theo từng ngân hàng. Sổ này nên khớp với các tài khoản đã thông báo cho cơ quan thuế, xem bài thông báo tài khoản ngân hàng và địa điểm kinh doanh.

Sổ S3a dành cho thuế khác: ghi lượng hàng chịu thuế, mức thuế tuyệt đối hoặc giá tính thuế và thuế suất, rồi số thuế xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, tài nguyên, sử dụng đất phải nộp.

Sổ và chứng từ lưu bằng bản điện tử hoặc bản giấy tùy hộ chọn, tối thiểu 5 năm; riêng hóa đơn giữ theo pháp luật thuế. Hộ được bổ sung sổ hoặc sửa mẫu cho hợp nhu cầu, miễn là mỗi sổ vẫn ghi rõ tên sổ, ngày lập sổ, họ tên và chữ ký của người đại diện, đóng dấu nếu có. Hộ nào được cơ quan thuế tự xác định sẵn số thuế qua hóa đơn điện tử thì vẫn dùng các mẫu sổ này để đối chiếu với số thuế trong thông báo.

Khi cơ quan thuế kiểm tra, hộ phải đưa ra sổ kế toán, hóa đơn, phần mềm quản lý bán hàng và tài liệu liên quan (Điều 13 khoản 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP).